II.3.1.Ввод информации в ячейки

Перед вводом информации в ячейку ее надо активизировать, для чего следует подвести указатель мыши к данной ячейке и дважды щелкнуть левой кнопкой мыши. Активная ячейка выделяется черной рамкой, в левой части строки состояния появится сообщение “Ввод”, а в левой части строки ввода появятся три кнопки: “Отмена” (X), “Ввод” (Ú) и “Мастер функций” (f). Далее вводятся с клавиатуры данные в активную ячейку. При этом следует заметить, что набранные данные сначала отображаются в строке ввода. Передать текст из строки ввода в активную ячейку можно одним из трех способов: нажать клавишу < Enter >, выполнить щелчок по кнопке с изображением «галочки» (Ú) в строке ввода или щелкнуть мышью вне строки ввода.

Аналогичным образом вводятся исходные данные в информационную часть таблицы. При вводе деся­тичных чисел целая часть числа от дробной отделяется запятой.

Следует учитывать, что обычно по умолчанию при вводе информации в ячейки устанавливается формат данных “Общий”, однако, если установлен другой формат, то пользователь может восстановить требуемый ему формат данных. Для этого следует выполнить команду “Формат/Ячейки”, открыть закладку “Формат ячеек”,(рис.2), выбрать нужную строку в окне “Числовые форматы” (“Общий”, “Числовой” или другой), произвести необходимые установки в поле “Образец” и нажать кнопку “OK”.

Рис.2.Диалоговое кно для установки формата данных.

II.3.2.Редактирование содержимого ячейки

Если при просмотре таблицы вы обнаружили ошибки, их необходимо отредакти­ровать. Microsoft Excel позволяет редактировать содержимое ячеек таблицы дву­мя способами: набором новой информации поверх ошибочной (используется, как правило, при полной замене информации) или активизацией строки ввода и внесе­нием необходимых изменении. Для активизации строки ввода и перехода в ре­жим редактирования используется клавиша < F2 >. При этом в левой части строки ввода появляются символы “Ввод” (Ú) и “Отмена” (X).

II.3.3.Сохранение таблиц на диске

Excel предоставляет следующие команды в меню “Файл”, предназначенные для со­хранения данных:

• “Сохранить как” - используется для первоначальной записи документа и при­сваивания ему имени, которое дает пользователь. При активизации этой команды на экране монитора появляется диалоговое окно следующего вида (рис.3):

Рис.3.Выбор места сохранения файла.

• “Сохранить” - используется для сохранения изменений в активном документе. Она сохраняет документ под тем же именем и на том же месте, что и прежде. На стандартной панели инструментов есть кнопка “Сохранить”, выполняющая дей­ствия, аналогичные команде “Сохранить” в меню “Файл”. По умолчанию Excel уста­навливает стандартное расширение имени файла — XLS. Оно присоединится к имени файла автоматически.

• “Сохранить рабочую область” - используется для создания файла рабочей области, содержащего имена и папки всех рабочих книг и рабочих листов, с которыми пользователь ежедневно работает.

II.3.4.Построение формул и использование функций Excel

Excel предлагает специальные сред­ства для расчетов, которые называются формулами и функциями и позволяют во многих случаях почти полностью автоматизировать заполнение таблицы.

Ввод формул и функций имеет общие правила:

• в формулу, кроме числовых величин, могут входить в качестве аргументов адреса ячеек или блоков, а также функции или другие формулы;

• если формула начинается с адреса ячейки, перед первым символом необходи­мо набрать = (знак равенства) или знак + (плюс);

• в ячейке виден результат вычислений, а сама формула отражается в строке ввода;

• Excel по умолчанию вычисляет формулу каждый раз, когда изменяется со­держимое таблицы.

Для ввода расчетной формулы необходимо активизировать ту ячейку, куда будет вводится формула и ввести в нее формулу, например: =Е5+F5, и нажать < Enter > или щелкнуть символ “Ввод” (Ú) в строке ввода. В ре­зультате в ячейке, в которой программируется формула появится число, равное сумме чисел, находящихся в ячейках E5 и F5, а в строке ввода отобразится сама фор­мула.

Ввод функций в Excel можно осуществлять несколькими способами:

• ручным набором имени функции и ее аргументов;

• выбором функции из списка функции с помощью команды “Вставка/Функция”;

• выбором функции из списка вызванного щелчком по кнопке (f)при условии, что строка ввода активна.

При выборе второго или третьего способа функция вводится с помощью “Мастера функций”, окно которого имеет следующий вид (рис.4а и рис.4б)

Рис.4а.“Мастер функций” на первом шаге выбора функции.

На первом шаге выбирается класс функций и затем конкретный вид функции. После этого следует нажать кнопку “Далее”.

После ввода аргументов на втором шаге следует нажать кнопку “Готово”. Окно “Мастера функций” снимется , а в строке ввода появится запись программируемой функции.

Рис.4б.“Мастер функций” на втором шаге выбора функции.