5.3.Документальное оформление операций по учету основных средств

Каждый факт хозяйственной жизни должен оформляться первичным учетным документом - таково требование Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ). Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.

И если до недавнего времени хозяйствующие субъекты обязаны были использовать для документального подтверждения осуществляемых хозяйственных операций унифицированные формы первичных учетных документов, руководствуясь действующим в тот момент законодательством о бухгалтерском учете, то с момента вступления в силу Закона N 402-ФЗ ситуация изменилась.

Закон N 402-ФЗ не содержит положений, обязывающих экономические субъекты применять первичные документы, составленные по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Частью 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ предусмотрено, что формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

Таким образом, унифицированные формы первичной учетной документации с 1 января 2013 г. могут применяться хозяйствующими субъектами по усмотрению, но практика показывает, что многие организации продолжают использовать унифицированные формы "первички", закрепляя положение об этом в приказах по учетной политике.

Для документального оформления поступления основных средств Постановлением N 7 предусмотрены 6 форм документов:

- форма N ОС-1 "Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)";

- форма N ОС-1а "Акт о приеме-передаче здания (сооружения)";

- форма N ОС-1б "Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений)";

- форма N ОС-6 "Инвентарная карточка учета объекта основных средств";

- форма N ОС-6а "Инвентарная карточка группового учета объектов основных средств";

- форма N ОС-6б "Инвентарная книга учета объектов основных средств".

Причем для оформления и учета операций приема, приема-передачи объектов основных средств в организации или между организациями для включения объектов в состав основных средств и учета их ввода в эксплуатацию применяются акты форм N N ОС-1, ОС-1а, ОС-1б.

Некоторые виды оборудования требуют предварительного монтажа. Такое оборудование включается в состав основных средств после приема из монтажа и сдачи в эксплуатацию.

Для учета оборудования, требующего монтажа и наладки, Постановлением N 7 утверждены формы:

- форма N ОС-14 "Акт о приеме (поступлении) оборудования";

- форма N ОС-15 "Акт о приеме-передаче оборудования в монтаж";

- форма N ОС-16 "Акт о выявленных дефектах оборудования".

Форма N ОС-14 применяется для оформления и учета поступившего на склад оборудования с целью его последующего включения в состав объектов основных средств. Акт составляется в двух экземплярах комиссией, отвечающей за прием основных средств, и утверждается руководителем организации или лицом, им на это уполномоченным.

Синтетический учет основных средств ведется в денежной оценке. Для этого используются балансовые счета: 01 "Основные средства", 03 "Доходные вложения в материальные ценности", 02 "Амортизация основных средств", 91 "Прочие доходы и расходы", а также забалансовые счета (при необходимости) - 001 "Арендованные основные средства", 011 "Основные средства, сданные в аренду", 010 "Износ основных средств".

Аналитический учет представляет собой пообъектный учет основных средств и ведется в инвентарных карточках по ф. N ОС-6. Инвентарная карточка открывается на каждый инвентарный объект или на группу однотипных объектов, которым присваивается инвентарный номер. Заполнение инвентарных карточек (книг) производится на основе первичной документации: актов (накладных) приемки-передачи (ф. N ОС-1), актов на списание основных средств (ф. N N ОС-4, ОС-4а), технических паспортов и других документов. В инвентарные карточки не следует вносить все показатели технической документации. Заполненные инвентарные карточки регистрируются в описях типовой формы. Описи инвентарных карточек ведутся бухгалтерией в одном экземпляре по классификационным группам (видам) объектов основных средств.

Инвентарные карточки (индивидуальные и групповые) составляются в одном экземпляре и хранятся в бухгалтерии организации. Если в результате реконструкции, модернизации, достройки, дооборудования, частичной ликвидации и переоценки объекта ОС произведены изменения, отражение которых в старой карточке невозможно, заполняется новая инвентарная карточка, а старая сохраняется как справочный документ.

Основные средства учитываются на счете 01 "Основные средства" по первоначальной стоимости. Источниками приобретения основных средств являются:

- собственные (доходы организации, включая вклады учредителей в уставный капитал, дарение, безвозмездное поступление от юридических и физических лиц и субсидии правительственного органа);

- заемные (кредиты, займы и кредиторская задолженность).

При поступлении в организацию основных средств, приобретенных за плату, составляются проводки, основные из которых представлены в табл. 1.

Таблица 1

Записи на счетах бухгалтерского учета операций поступления

основных средств

Хозяйственная операция	Документ- основание	Номер счета
		Дебет	Кредит
Получены приобретенные объекты основных средств	Накладная, счет-фактура	Счет 08 "Вложения во внеоборотные активы", субсчет 08-4 "Приобретение объектов основных средств"	Счет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"
Отражен НДС по стоимости приобретенных основных средств	Накладная, счет-фактура	Счет 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям", субсчет 19-1 "НДС при приобретении основных средств"	Счет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"
Отражена стоимость работ и услуг сторонних организаций по доставке, установке основных средств и т.п.	Акт о выполненных работах (оказанных услугах)	Счет 08 "Вложения во внеоборотные активы", субсчет 08-4 "Приобретение объектов основных средств"	Счет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"
Отражен НДС по стоимости работ и услуг сторонних организаций	Акт о выполненных работах (оказанных услугах), счет-фактура	Счет 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям"	Счет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"
Отражены суммы, уплачиваемые организациям за информационные и консультационные услуги, связанные с приобретением основных средств	Акт об оказанных услугах	Счет 08 "Вложения во внеоборотные активы", субсчет 08-4 "Приобретение объектов основных средств"	Счет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"
Отражены государственные пошлины и другие аналогичные платежи, произведенные в связи с приобретением (получением) прав на объект основных средств	Документы об уплате - квитанции, платежные поручения и т.д.	Счет 08 "Вложения во внеоборотные активы", субсчет 08-4 "Приобретение объектов основных средств"	Счет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"
Оплачены расчетные документы поставщиков и иных организаций, чьи работы и услуги использовались при приобретении основных средств	Выписка банка из расчетного счета, платежное поручение	Счет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"	Счет 51 "Расчетные счета", счет 52 "Валютные счета", счет 55 "Специальные счета в банках"
Выданы наличные деньги для приобретения объектов основных средств	Расходный кассовый ордер	Счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами"	Счет 50 "Касса"
Начислена амортизация объектов основных средств и объектов нематериальных активов, используемых при приобретении объектов основных средств	Расчет амортизации основных средств, расчет амортизации нематериальных активов	Счет 08 "Вложения во внеоборотные активы", субсчет 08-4 "Приобретение объектов основных средств"	Счет 02 "Амортизация основных средств", счет 05 "Амортизация нематериальных активов"
Списана стоимость материалов, использованных при приобретении объектов основных средств	Акт о списании материалов	Счет 08 "Вложения во внеоборотные активы", субсчет 08-4 "Приобретение объектов основных средств"	Счет 10 "Материалы", счет15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей", счет 16 "Отклонение в стоимости материальных ценностей"
На увеличение капитальных вложений списаны расходы по доставке и установке	Накладная, акт	Счет 08 "Вложения во внеоборотные активы", субсчет 08-4 "Приобретение объектов основных средств"	Счет 44 "Расходы на продажу"
Начислена заработная плата рабочих, занятых на работах, связанных с приобретением объектов основных средств	Расчетно- платежные ведомости (ф. N N Т-49, Т-51, Т-53)	Счет 08 "Вложения во внеоборотные активы", субсчет 08-4 "Приобретение объектов основных средств"	Счет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда"
Начислены страховые взносы на обязательное социальное страхование на заработную плату работников, занятых на работах, связанных с приобретением основных средств	Расчетно- платежная ведомость (ф. N Т-49), индивидуальные карточки учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений, сумм начисленных страховых взносов	Счет 08 "Вложения во внеоборотные активы", субсчет 08-4 "Приобретение объектов основных средств"	Счет 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению"
Уплаченный НДС включен в инвентарную стоимость объектов основных средств (непроизводственной сферы и в прочих случаях, установленных законодательством)	Счет-фактура	Счет 08 "Вложения во внеоборотные активы", субсчет 08-4 "Приобретение объектов основных средств"	Счет 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям", субсчет 19-1 "НДС при приобретении основных средств"
Отражение в учете ввода объектов основных средств в эксплуатацию (для объектов недвижимости - при условии государственной регистрации)	Акт (накладная) приемки- передачи основных средств (ф. ОС-1)	Счет 01 "Основные средства"	Счет 08 "Вложения во внеоборотные активы", субсчет 08-4 "Приобретение объектов основных средств"
Предъявлен к вычету НДС, отраженный в расчетных документах поставщика при приобретении объектов основных средств и осуществлении сопутствующих затрат	Счет-фактура	Счет 68 "Расчеты по налогам и сборам", субсчет 68-1 "Налог на добавленную стоимость"	Счет 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям", субсчет 19-1 "НДС при приобретении основных средств"

Коммерческие организации не чаще одного раза в год могут переоценивать группы однородных объектов основных средств по текущей стоимости путем пересчета первоначальной или текущей стоимости и суммы амортизации, начисленной за время использования объекта.

Пример. Организация провела переоценку бумагорезательной машины. В результате ее первоначальная стоимость увеличилась на 19 000 руб., а сумма амортизации - на 2000 руб.:

Д-т сч. 01 "Основные средства" К-т сч. 83 "Добавочный капитал" - 19 000 руб. - произведена дооценка, т.е. увеличение стоимости активов, числящихся на счетах бухгалтерского учета основного средства;

Д-т сч. 83 "Добавочный капитал" <*> К-т сч. 02 "Амортизация основных средств" - 2000 руб. - колебание амортизации.

--------------------------------

<*> Сумма уценки объекта основных средств в результате переоценки относится на счет 84 "Нераспределенная прибыль/непокрытый убыток". Сумма уценки основных средств относится в уменьшение добавочного капитала организации, образованного за счет сумм дооценки этого объекта, проведенной в предыдущие годы. Превышение сумм уценки над суммой дооценки этого же объекта относится на счет 84.

Остаточная стоимость основного средства увеличилась на 17 000 руб.

Пример. Организация провела переоценку бумагорезательной машины. В результате ее первоначальная стоимость уменьшилась на 6000 руб., а сумма амортизации - на 1000 руб.:

Д-т сч. 83 "Добавочный капитал" К-т сч. 01 "Основные средства" - 6000 руб. - произведена уценка, т.е. уменьшение стоимости основного средства;

Д-т сч. 02 "Амортизация основных средств" К-т сч. 83 "Добавочный капитал" - 1000 руб. - колебание амортизации.

Остаточная стоимость основного средства уменьшилась на 5000 руб.