8.3. Порядок проведения работ по определению, классификации и идентификации процессов

8.3.1. Общие положения. Определение, классификация и идентификация процессов в системе менеджмента качества – это сложный, динамичный и итерационный процесс. Для получения корректных результатов в заданные сроки работа по определению, классификации и идентификации процессов должна представлять собой процесс, в ходе которого координируется работа разработчиков описаний процессов, экспертов и тех, кто принимает окончательную версию документов, содержащих описание процессов или их частей.

ИСПОЛЬЗУЮТСЯ	АВТОР: ДАТА: ПРОЕКТ: Основные процессы предприятия ЗАМЕЧАНИЯ:		Рабочая версия	Читатель Дата		КОНТЕКСТ:
			Эскиз
			Рекомендовано
			Публикация
Стандартные операционные процедуры Нормативная документация У ведомление Спецификация на сырье С Отобрать пробу сырья 1 ырье Проба Произвести тестирование 2 Записи Отчет Растворы, реактивы Принять положительное решение 3 Аналитическое Контролер оборудование Уведомление Сырье Переместить упаковки и наклеить этикетки 4 Химик-аналитик Начальник Микробиолог ОКК Отдел Контроля качества Кладовщик Контролер
УЗЕЛ: А0	НАЗВАНИЕ: ИЗМЕНЕНИЕ СТАТУСА СЫРЬЯ				НОМЕР: Стр.2

Рис. 35. Декомпозиция процесса «Изменить статус сырья «Карантин» на

статус «Разрешено»»

Этот процесс должен в полной мере использовать возможности методологии, основанной на разделении функций участников работы и итерационного характера рецензирования, в ходе которого проверяется корректность диаграмм и (или) моделей, а также соответствие их поставленной цели и точке зрения.

Рис. 36. Правила классификации процессов по взаимодействию

IDEF0–модель является результатом скоординированной коллективной работы, при которой разработчики модели создают первоначальные диаграммы, основанные на собранной информации об объекте моделирования, и передают их другим участникам для рассмотрения и формулирования замечаний. Необходимо, чтобы каждый эксперт, у которого есть замечания к диаграмме, сформулировал их в письменном виде и передал разработчику диаграммы. Этот цикл должен продолжаться до тех пор, пока диаграммы, а затем и вся модель не будут приняты.

При создании IDEF0–модели ее корректность должна проверяться путем интерактивного рецензирования. Как правило, в процессе моделирования участвует несколько специалистов, которые в ходе коллективной работы, последовательно улучшая модель, создают Диаграммы, наиболее точно отражающие процессы.

Процесс построения модели начинается с подготовительного этапа. На этом этапе проводится сбор информации, формулируется цель, формируется точка зрения на будущую модель и ее предполагаемое использование. На подготовительном этапе необходимо также согласовать планы и сроки выполнения работ среди всех участников.

При сборе информации могут использоваться различные виды опроса или анкетирования экспертов, наблюдение за реальными процессами и собственные знания. На этом этапе должны активно привлекаться эксперты по рассматриваемому вопросу и разработчик Диаграмм.

В данном разделе будут рассмотрены основные шаги при построении IDEF0 - модели для начального этапа моделирования. Более детальное описание тонкостей процесса создания IDEF0 - Диаграмм и построения модели содержится во множестве работ, посвященных системному анализу и IDEF моделированию.

Детализируя рассматриваемую систему на этапе сбора и анализа предварительной информации, необходимо обращать внимание на входные и выходные объекты самой системы и составляющих ее подсистемы. Моделирование следует начинать с составления описания основных типов объектов и основных функций системы. При этом должны учитываться нормальные и аномальные ситуации, имеющиеся в системе обратные связи, и возможные случаи потенциальных ошибок.

В дальнейшем, текстовое описание, содержащее основные типы объектов и функции, а также комментарии экспертов, используется для предварительного создания Диаграммы А0. После построения Диаграммы А0, ее данные обобщаются на Диаграмме А-0, где кроме единственного Блока А0 и интерфейсных Дуг указывается цель построения модели и выбранная точка зрения.

Выбор цели осуществляется с учетом вопросов, ответы на которые должны быть получены с помощи модели, а выбор точки зрения – в соответствие с выбранной позицией, с которой будет описываться система. Дуги на Диаграмме А-0 описывают взаимодействие рассматриваемой системы с окружающей средой. Таким образом, Диаграмма с единственным Блоком является наиболее общим описание системы и определяет контекст XE «Диаграмма: Контекстная» для всей будущей модели.

8.3.2. Построение Диаграмм. Хотя вершиной модели является Диаграмма уровня А-0, настоящей «рабочей вершиной» является Диаграмма А0, поскольку она содержит точку зрения, с которой рассматривается модель. Содержание Диаграммы А0 определяет, что будет рассматриваться в дальнейшем, ограничивая последующие уровни в рамках цели проекта. При этом нижние уровни уточняют содержание функциональных Блоков, детализируя их, но не расширяют границ модели.

Наиболее трудными для разработчика модели являются первые шаги, поскольку они требуют при поддержании определенного уровня абстракции описания системы осуществить постепенное «углубление» модели по направлению к более подробным уровням детализации.

Декомпозируя каждый Блок Диаграммы А0, необходимо более подробно отражать то, что представлено на родительском Блоке. Это может потребовать дополнительного сбора информации о моделируемой системе. Поэтому, сделав предварительный эскиз Диаграммы-потомка, следует перечислить все объекты и уточнить перечень функций, выполнение которых обеспечит выполнение функции, описанной в родительском Блоке.

После получения неструктурированных перечней объектов и функций можно приступить к прорисовке отдельных Блоков и соединению их при помощи Дуг. Здесь следует иметь в виду, что, как правило, первоначально созданную Диаграмму придется несколько раз модифицировать, разбивая ее Блоки на части или объединяя их, чтобы добиться максимальной наглядности. Для более точного отображения деталей и выяснения «узких мест», требующих уточнения, лучше создавать сразу от 2 до 4 Диаграмм.

По окончании создания Диаграммы к ней, как правило, должны прилагаться сопроводительный текст, глоссарий и иногда FEO Диаграмма. Текст, относящийся к представленной Диаграмме, должен пояснять, каким образом она соответствует поставленным целям и точке зрения, делая Диаграмму более понятной. При этом текст должен содержать описание процесса, представленного на текущей Диаграмме, не дублируя то, что очевидно из ее содержания.

В глоссарии дается описание терминов и понятий, использованных при построении Диаграммы. Наличие глоссария очень важно, поскольку используемые термины могут иметь совершенно иной смысл в другом контексте.

8.3.3. Выбор Блока для декомпозиции. Перед декомпозицией Блоков родительской Диаграммы необходимо осуществить тщательную проработку ее Блоков с тем, чтобы свести до минимума повторную работу в случаях возможных изменений в Диаграммах верхних уровней. Опираясь на хорошо проработанную Диаграмму А0, необходимо сосредоточиться на построении Диаграмм А1, А2, А3..., не пытаясь максимально декомпозировать одну функцию, строя, например, Диаграммы А11, А111 или А21, А211.

Декомпозиция конкретного функционального Блока зависит от целей построения модели. Поэтому не стоит стремиться поддерживать одинаковую глубину рассмотрения каждой функции. Не откладывая в «долгий ящик», целесообразно сделать эскизы декомпозируемых функций сразу (например, А211). Это обусловлено тем, что такое решение облегчает после проработки более высоких уровней возвращение к их более детальному рассмотрению.

При выборе Блока для декомпозиции необходимо начинать с наиболее «трудного» Блока – того, который вызывает больше вопросов и затруднений, обращая в то же время основное внимание на доминирующие Блоки, которые могут дать дополнительную информацию для уточнения других Блоков. Более простые функциональные Блоки могут быть декомпозированы позже и приведены в соответствие с детальным описанием более сложных Блоков.

В приложениях I и II настоящего пособия содержатся материалы, облегчающие изучение вопросов, связанных с применением процессного подхода при управлении качеством на фармацевтическом предприятии.