эксплуатацию
обслуживание
потребление
(ИАСУ)2. Проектирование и разработка продукции
3. Планирование и разработка процессов
4. Закупка
9. Установка и ввод в
10. Техническое
11. Эксплуатация или
(АСУП)5. Производство
6. Упаковка
7. Хранение
8. Реализация
Рис.13. Позиционирование процессов внутри жизненного цикла продукции
Обозначения: CALS – компьютерная поддержка процесса поставок
(Computer Aided Logistic Support)
ИАСУ – информационно-аналитическая система управления
АСУП – автоматизированная система управления производством
Первые работы по созданию интегрированных систем, поддерживающих жизненный цикл продукции, были начаты в 80-х годах в оборонном комплексе США. Новая концепция оказалась востребованной как эффективный инструмент совершенствования управления материально-техническим обеспечением Армии США, разбросанной по всему миру. Предполагалось, что реализации этой концепции, получившей обозначение CALS (Computer Aided Logistic Support – компьютерная поддержка процесса поставок), позволит сократить затраты на организацию информационного взаимодействия государственных учреждений с частными фирмами в процессах формализации требований, заказа, поставок и эксплуатации военной техники. Появилась реальная потребность в организации интегрированной информационной системы, обеспечивающей обмен данными между заказчиком, производителями и потребителями этой техники, а также повышение управляемости, сокращение бумажного документооборота и связанных с ним затрат. Доказав свою эффективность, концепция последовательно совершенствовалась, дополнялась и, сохранив существующую аббревиатуру (CALS), получила более широкую трактовку – Continuous Acqusition and Life cycle Support – непрерывные поставки и информационная поддержка жизненного цикла продукции.
Первая часть термина – Continuous Acqusition (непрерывные поставки) означает непрерывность информационного взаимодействия с заказчиком в ходе формализации его потребностей, формирования заказа, процесса поставки и т.д. Вторая часть – Life Cycle Support (поддержка жизненного цикла продукции) – означает системность подхода к информационной поддержке всех процессов жизненного цикла продукции, в том числе процессов эксплуатации, обслуживания, ремонта, утилизации и т.д.
За последние 10 лет в мире был выполнен целый ряд проектов, направленных на апробацию и внедрение принципов CALS в различных отраслях промышленности. Поскольку термин CALS всегда носил военный оттенок, в гражданской сфере более широкое распространение получили термины Product Life Cycle Support (PLCS) или Product Life Management (PLM) – «поддержка жизненного цикла продукции» или «управление жизненным циклом изделия».
Таким образом, идея, связанная только с поддержкой логистических систем, превратилась в глобальную бизнес-стратегию перехода на безбумажную электронную технологию повышения эффективности бизнес-процессов за счет информационной интеграции и совместного использования информации на всех этапах жизненного цикла продукции. В настоящее время в мире действуют более 25 национальных организаций, координирующих вопросы развития CALS-технологий, в том числе в США, Канаде, Японии, Великобритании, Германии, Швеции, Норвегии, Австралии, а также в НАТО.
7.1.4.3.1.1. Полный ЖЦЛС. Полный жизненный цикл ЛС как особого, специфического вида продукции, предназначенного для непосредственного контакта с организмом человека, включает следующие этапы:
разработку (дизайн);
экспериментальное исследование (доклинические испытания, GLP, Приказ Минздрава № 267 от 19.06.2003);
производство ЛС для клинических исследований (как правило, в лабораторных условиях по нестандартным методикам, ГОСТ Р 52249-2004, приложение 13);
клинические испытания (GCP, Приказ Минздрава РФ № 266 от 19.06.2003);
промышленное производство (GMP, ГОСТ Р 52249-2004);
складское хранение (проект GSP – Good Storage Practice);
оптовая торговля, или дистрибьюция (GDP, ОСТ 91500.05.00055-2002);
розничная продажа через аптечные учреждения (GPP, ОСТ 91500.05.0007-2003);
прием ЛС больным;
V фаза клинических испытаний (пострегистрационный надзор, может продолжаться 20 лет и более).
Следует отметить, что ЖЦЛС, без учета V фазы клинических испытаний, занимает период от 5 до 15 лет и может оцениваться в сумму до 1 млрд. долларов и более. Наиболее длительными этапами являются дизайн ЛС, когда разработчики исследуют зачастую десятки тысяч химических структур биологически активных веществ (БАВ) на предмет их возможного воздействия на патологический процесс (болезнь) организма человека, а также клинические испытания, во время которых изучаются вопросы безопасности и эффективности отобранных БАВ уже в качестве потенциальных ЛС.
Созданное в результате ЛС представляет собой сложную физико-химическую систему, в которой действующее(ие) лекарственное(ые) вещество(а) заключено(ы) в строго определенную лекарственную форму, признанную разработчиком оптимальной для максимального проявления терапевтического (лечебного, фармакологического) действия при минимуме побочных эффектов.
Разработка ЛС осуществляется командой специалистов, где выбором и выяснением механизма лечебного действия лекарственного вещества занимаются фармакологи, а созданием лекарственной формы этого вещества – провизоры (фармацевты) – технологи.
Одно и тоже лекарственное вещество (вещества) может иметь несколько лекарственных форм (таблеток, капсул, инъекционных, суппозиториев и др.), применение которых в каждом конкретном случае определяется врачом по показаниям состояния организма больного.
Необходимо подчеркнуть, что ЛС в соответствии с Федеральным законом «О лекарственных средствах» от 22.06.98 N 86-ФЗ требует обязательной государственной регистрации в Росздравнадзоре. Незарегистрированное ЛС таковым не является и не может быть использовано для целей терапии. Аналогичная процедура существует и в других странах: в эпоху глобализации и гармонизации легитимизация сферы обращения ЛС везде примерно одинакова.
При приеме человеком система «лекарственное средство» взаимодействует с системой «организм человека», в результате чего возникает новая, более сложная система «организм-лекарственное средство», где и реализуется профилактическое, лечебно-профилактическое ли лечебное действие ЛС. Этот момент ЖЦЛС является кульминационным: именно ради него разрабатывается, исследуется, производится, хранится и распространяется ЛС, тратятся сотни миллионов долларов, задействуются сотни и тысячи ученых, специалистов, менеджеров, производственных работников, врачей, провизоров, фармацевтов, людей других профессий.
Если этап дизайна ЛС оказывается успешным, а его производство – высококачественным, мир получает эффективный препарат, который стремительно врывается на фармацевтический рынок, завоевывая признание врачей и больных. Его повсеместное назначение по объективным показаниям приводит к росту потребления и спроса, иногда лавинообразному, за которым следует рост производства. Многомиллионные затраты быстро окупаются, начинает расти норма прибыли. Если препарат эффективен, а побочные явления при его приеме минимальны, он может обращаться на рынке многие годы, принося больным выздоровление, а разработчикам, производителям и дистрибьюторам – весомую прибыль. Можно привести множество примеров того, как высокоэффективные ЛС завоевывали рынок, оставаясь на нем десятилетиями. Это, прежде всего аспирин, препараты антибиотиков, инсулины продленного действия, транквилизаторы типа седуксена, нестероидные противовоспалительные средства ибупрофенового ряда, сердечно-сосудистые препараты нового поколения типа статинов, оборот которых ежегодно достигает миллиардов долларов, и многие, многие другие.
Следует подчеркнуть, что все эти успехи достигнуты теми компаниями, где уже долгие годы эффективно функционирует и совершенствуется СМК.
Официальным первоисточником информации о ЖЦЛС в нашей стране является Государственный информационный стандарт лекарственного средства – ОСТ ГИСЛС № 91500.05.0002-2001, введенный приказом Минздрава РФ от 26 марта 2001 г. № 88.
7.1.4.3.1.2. Жизненный цикл ЛС в сфере производства. В настоящем учебнике, как уже указывалось в разделе 1, рассматривается СМК исключительно на этапе ЖЦЛС, связанном с его промышленным производством. ЖЦЛС в сфере производства весьма короток: выпуск одной серии ЛС занимает обычно две-три рабочие смены, т.е. в среднем от 12 до18 часов плюс период карантина. ЛС может непрерывно производится много лет подряд без перерыва на одном или нескольких фармацевтических предприятиях в одной или нескольких странах. Так, например, уже упомянутый аспирин (ацетилсалициловая кислота) производится непрерывно германским фармацевтическим концерном Байер (бессрочным владельцем брэнда «аспирин») свыше 100 лет, кроме того, это лекарственное средство выпускается еще более чем в 50 странах сотнями других производителей. И везде аспирин должен строго соответствовать требованиям спецификаций, для чего на производящих его предприятиях существует (или должна существовать) СМК. ЖЦЛС на этапе производства представляет собой ряд последовательных организационных и технологических стадий (рис. 14).
- организационные стадии
- технологические стадии
Рис.14. ЖЦЛС на этапе фармацевтического производства
ЖЦЛС на этапе фармацевтического производства может быть также представлен в процессном формате «входы-выходы» (рис. 15).
Рис. 15. Жизненный цикл ЛС в процессном формате «входы-выходы»
Более детально ЖЦЛС на этапе производства в форме таблетированного препарата и инъекционного препарата как пример представлен выше на рис. 10 и 11.
Существо производственного этапа ЖЦЛС заключается в том, чтобы полностью перенести все свойства и особенности лекарственного средства, выявленные и достигнутые на стадии разработки (дизайна) и клинических испытаний, на его серийный (промышленный) выпуск без каких-либо искажений или отклонений, т.е. «точь в точь». С этой целью разработчики создают технологический регламент (технологические инструкции) и спецификации, которым производитель должен неукоснительно следовать. Целью СМК на фармацевтическом предприятии является обеспечение гарантий того, что производимое ЛС будет всегда соответствовать требованиям разработчика, изложенным в технологическом регламенте (технологических инструкциях) и спецификациях на это ЛС как составных элементов его регистрационного досье. Эта цель достигается, как уже отмечалось выше, применением стандарта GMP.
7.1.5. Документация. Для управления процессами в рамках СМК необходимо наличие на предприятии–производителе лекарственных средств полноценного комплекта соответствующей документации.
В пункте 4.2.1 ГОСТ Р ИСО 9001-2001 «Системы менеджмента качества. Требования» сказано, что «Документация системы менеджмента качества должна включать:
а) документально оформленные заявления о политике и целях в области качества;
б) руководство по качеству;
в) документированные процедуры, требуемые настоящим стандартом;
г) документы, необходимые организации для обеспечения эффективного планирования, осуществления процессов и управления ими;
д) записи, требуемые настоящим стандартом (4.2.4)».
При этом в ГОСТ Р ИСО 9001-2001 определяется, что собой представляют документы, оговоренные в пунктах а), б), в) и д), но ничего не говориться о документах, оговоренных в пункте г). Поэтому в известной литературе по системам менеджмента качества, как правило, исключаются из рассмотрения документы, оговоренные в пункте г), что существенно затрудняет корректное определение состава и содержания всей совокупности документов системы менеджмента качества. В настоящем учебнике предпринята попытка восполнить этот очевидный пробел.
Основной задачей документации СМК предприятия – производителя лекарственных средств является структуризация и регламентация всей его деятельности, влияющей на качество лекарственных средств. Указанное означает, что используемая на предприятии документация должна определять:
- требования к процессам, влияющим на качество лекарственных средств;
- ответственность персонала за управление процессами, влияющими на качество лекарственных средств;
- порядок управления процессами, влияющими на качество лекарственных средств;
- порядок регистрации результатов управления процессами, влияющими на качество лекарственных средств;
- порядок информирования о выполненных действиях.
Исходя из изложенного, документы системы менеджмента качества представляется возможным объединить в три большие группы. Первую составляют предписывающие документы, которые определяют предписания и инструкции по выполнению определенных действий; вторую – фиксирующие документы, которые служат для подтверждения выполненных в соответствии с предписаниями действий; а третью – информационные документы, с помощью которых осуществляется информирование о выполнении предписанных действий (рис. 16).
Рис. 16. Классификация документов системы менеджмента качества
Здесь термин «предписание» понимается в самом широком смысле, а именно: официальное распоряжение, документ, содержащий такое распоряжение; указание, предложение что-либо делать; принятое, узаконенное положение и т.п. Предписывающие документы включают документы внешнего и внутреннего происхождения. К предписывающим документам внешнего происхождения (нормативным документам) относятся Законы Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации, государственные стандарты, Государственная Фармакопея, Промышленные регламенты, Фармакопейные статьи, Фармакопейные статьи предприятия и другие документы, выпущенные или утвержденные (согласованные) внешними органами и касающиеся различных вопросов создания и совершенствования систем менеджмента качества.
Фармакопейная статья предприятия (ФСП) представляет собой стандарт качества лекарственного средства под торговым названием (брэндом), содержащий перечень показателей и методов контроля качества лекарственного средства производства конкретного предприятия, учитывающий конкретную технологию данного предприятия, и прошедший экспертизу и регистрацию в установленном порядке. Впервые понятие и определение фармакопейной статьи предприятия введено ОСТ 91500.05.001-00 в 2000 году. Фармакопейная статья предприятия является его интеллектуальной собственностью.
В отличие от неё фармакопейная статья (ФС), по определению того же ОСТа – это государственный стандарт качества лекарственного средства на лекарственное средство под МНН (если таковое имеется), содержащий обязательный перечень показателей и методов контроля качества с учетом его лекарственной формы. Требования ФС являются обязательными на территории РФ: объем требований ФСП к лекарственному средству не может быть меньше требований ФС, а показатели качества по ФСП – не ниже требований ФС.
Предписывающие документы внутреннего происхождения представлены нормативными документами, регламентирующими производственную деятельность, а также организационными и распорядительными документами. Количество, содержание и объем документации внутреннего происхождения должен соответствовать требованиям нормативной документации внешнего происхождения.
К числу основных предписывающих документов внутреннего происхождения, т.е. создаваемых и утверждаемых на фармацевтическом предприятии, относится «Руководство по качеству» (Quality Manual, а к числу основных информационных – «Информация о предприятии» (Site Master File)). Указанные информационно-аналитические документы готовятся, как правило, под руководством и при участии начальника отдела обеспечения качества с привлечением сотрудников других подразделений предприятия: производственных, контрольных, складских. Качество этих основополагающих трудов во многом характеризует состояние дел на предприятии и степень подготовки его персонала с точки зрения требований нормативной документации, прежде всего национального стандарта ГОСТ Р 52249-2004 и Федерального закона о лекарственных средствах.
7.1.5.1. Информация о предприятии (Site Master File, SMF). Впервые указанный документ был принят в апреле 1993 г. PIC под номером PH 4/93 и после ряда дополнений и уточнений вновь введен в действие с 1 ноября 2002 г. под номером PE 008-1. Считается, что это одно из наиболее важных с точки зрения философии GMP описаний действующего фармацевтического предприятия, дающее общее представление о его производственной инфраструктуре, конкретных технологических операциях, видах выпускаемых лекарственных форм, системе управления и контроля и т.д.. Его можно рассматривать как некий обязательный шаблон, или, другими словами, некий «паспорт» предприятия, с помощью которого держатель лицензии на производство лекарственных средств может представить информацию о своем предприятии национальным регуляторным органам, осуществляющим инспекционный контроль в сфере обращения лекарственных средств, партнерам, другим заинтересованным сторонам. Структуру указанного документа, вплоть до количества страниц и слов в соответствующих разделах, можно найти в Интернете, например на сайте http://www.gmp-online-consultancy.com/ или http://medicines.mhra.gov.uk/.
Информация о предприятии как документ формируется по мере становления предприятия и в окончательном варианте должно быть готово к предъявлению на момент его запуска.
7.1.5.2. Руководство по качеству (Quality Manual). Представляет собой документ, используемый в системах менеджмента качества в соответствии со стандартом ГОСТ Р ИСО 9000-2001. Указанный стандарт дает следующее определение руководству по качеству: «документ, определяющий систему менеджмента качества организации» (п. 3.7.4). Определению сопутствует также важное примечание: «Руководства по качеству могут различаться по форме и детальности изложения, исходя из соответствия размеру и сложности организации». Другими словами «Руководство» (Manual) - это своеобразное наставление о том, как должна быть выстроена система качества предприятия и как она должна функционировать. Отсюда следует вывод, что этот документ должен составляться не после построения системы качества, а до этого и работы по ее созданию должны проводиться точно в соответствии с ним.
Таким образом, никакой определенной формы руководству по качеству не предписывается: его структура – это вопрос выбора работающего над ним коллектива. Разумеется, коллектив разработчиков должен быть компетентен в вопросах качества, уметь излагать его положения точным и ясным языком. Как и информация о предприятии, это один из наиболее важных документов организации, выполняющий двоякую функцию: с одной стороны он является своеобразным руководящим документом для ее работников, с другой – демонстрационно-справочным документом для внешних организаций (заказчиков, соисполнителей, контрактных организаций, инспекторов регуляторных органов и т.д.).
Руководство по качеству – контролируемый документ. Это означает, что он должен иметь номер, год выпуска, указание о количестве и номерах копий, месте хранения оригинала, сроках пересмотра и его причинах, включать лист записей о внесенных изменениях и дополнениях. В нем должна указываться фамилия и инициалы лица (лиц), ответственного(ых) за ведение руководства.
Обычно руководство по качеству состоит из трех частей: заявления о политике, подписанного руководителем организации высшего уровня; описания действующей системы качества на предприятии; перечня процедур (или самих процедур) обеспечения качества. Практика показывает, что стандартный объем руководства по качеству обычно составляет около 50 страниц. При этом нет необходимости в детализации содержания, т.к. аудитор систем качества, который проверяет наличие в организации руководства по качеству, обращает особое внимание на то, чтобы оно соответствовало всем параграфам стандарта ISO 9000:2000, а также правилам, изложенным в стандарте ИСО/ТР 10013-2001 «Рекомендации по документированию систем менеджмента качества».
Основным назначением руководства по качеству является общее описание системы качества и составляющих ее подсистем (планирование качества, управление качеством, обеспечение качества и улучшение качества). Руководство по качеству выполняет функцию постоянного справочного материала при внедрении системы качества, поддержании ее в рабочем состоянии и совершенствовании. При сертификации системы качества аудиторы в первую очередь знакомятся с руководством по качеству. Если оно отсутствует, то дальнейшие работы по сертификации не проводятся.
На крупных предприятиях может существовать иерархия руководств по качеству:
общее руководство по качеству;
руководство по качеству для различных производств (по видам продукции);
руководство по качеству для различных подразделений;
руководство по качеству для различных этапов процесса производства и связанных с ним функций проектирования, материально-технического снабжения и т.д.
Порядок построения руководств по качеству, как уже отмечалось, носит необязательный характер и зависит от потребностей организации. В соответствии с ИСО 10013 в их состав рекомендуется включать следующие разделы:
наименование, область применения;
оглавление;
вводную часть об организации и самом руководстве по качеству;
политику в области качества;
описание организации, ответственности и полномочий;
определения (если в этом есть необходимость);
приложения с дополнительной информацией (если в этом есть необходимость).
Удобнее всего, когда руководство по качеству сформировано как единый документ, представленный в электронном, бумажном виде или изготовленный типографским способом.
Важное место в структуре руководства по качеству занимает сформулированная в организации политика в области качества, определяющая основные направления и цели организации в области качества, а также ответственность высшего руководства за качество выпускаемой продукции и процессов ее производства. Отсюда вытекает, что формулирование политики в области качества является прерогативой высшего руководства организации, однако на практике эта миссия нередко выпадает на долю лица, ответственного за обеспечение качества, чаще всего начальника ООК.
Хотелось бы подчеркнуть, что формулирование политики предприятия в области качества – это отнюдь не дань моде и не попытка формально заполнить соответствующий раздел руководства по качеству, как полагают некоторые. Это важный и в значительной мере творческий момент в работе над руководством, требующий не только концентрации мысли, но и отличного знания как современного фармацевтического производства, так и обширной законодательной базы по его организации в соответствии с международными требованиями. Грамотно сформулированная политика помогает объединить менеджмент предприятия и его коллектив в совместной работе по обеспечению качества, являющейся решающим фактором повышения конкурентоспособности организации на быстро меняющемся рынке товаров и услуг.
К работе над формулированием политики начальник ООК (если руководством предприятия эта обязанность была вменена ему) должен привлекать высших руководителей, поскольку подписывать этот раздел руководства и исполнять его придется именно им. Эта работа требует терпения и такта, но и то и другое должно быть задействовано в полной мере, поскольку это в интересах предприятия. Обязательства и вовлечение высшего руководства в деятельность, связанную с обеспечением качеством, реализуются именно и только через политику в области качества, которая должна отражать:
отношение организации к требованиям потребителей и способы их выполнения;
отношения с поставщиками;
отношение к персоналу своей организации, способы вовлеченности и заинтересованности (мотивации) всего персонала без исключения;
отношение к собственным обязательствам в области качества.
Политика должна ясно демонстрировать, что руководство и персонал полностью осознают обязанности и роль своей организации как поставщика лекарственных средств в обеспечении их безопасности, эффективности и качества.
Политика должна быть понятна всему персоналу и поддерживаться на всех уровнях.
Еще раз напоминаем: Руководство по качеству должно разрабатываться до внедрения системы менеджмента качества на предприятии, а Информация о предприятии – после окончания всех работ по его созданию.
7.1.5.3. Производственные предписывающие документы. Производственные предписывающие документы должны содержать указания, выполнение которых позволяет обеспечить повторяемость проверенных на соответствие определенным требованиям процессов, влияющих на качество производимых лекарственных средств. Такими процессами в общем случае являются процессы подготовки, обеспечения, осуществления и контроля производства. При этом под процессами подготовки производства следует понимать процессы, в результате выполнения которых создаются условия, обеспечивающие заявленное качество лекарственных средств. Это могут быть процессы санитарной обработки помещений, очистки оборудования, обучения персонала, его переодевания, технического обслуживания оборудования и т.п.
Под процессами обеспечения подразумеваются процессы, при выполнении которых осуществляются поставки различных компонентов, используемых при производстве лекарственных средств, например, сырья и материалов, воды (очищенной или для инъекций) и т.п., а также обеспечение этих процессов соответствующей документации.
Поскольку производство лекарственных средств представляет собой выполнение отдельных процедур с сырьем, материалами и полупродуктами, то под процессами осуществления производства следует понимать процессы их переработки. К таковым могут быть отнесены процессы приготовления раствора, приготовления увлажнителя, процессы смешения, грануляции, сушки, фасовки и упаковки и т.п.
И, наконец, под процессами контроля производства следует понимать процессы, связанные с контролем производственной среды, в которой реализуется процесс производства лекарственных средств, контролем используемых при производстве лекарственных средств компонентов и полупродуктов, контролем организации производства, внесения изменений в процессы, оборудование и т.п. Это обычно процессы контроля микробиологической чистоты воды очищенной и воды для инъекций, микробной контаминации оборудования и помещений, одежды и рук персонала и т.п. Очевидно, что порядок управления этими процессами должен быть описан в инструкциях (стандартных операционных процедурах), разрабатываемых для каждого управляемого процесса.
Стандартные операционные процедуры (СОПы) представляют собой санкционированные на данном предприятии конкретные письменные методики осуществления определенных производственных, контрольных или валидационных операций (процедур), призванных:
обеспечить стабильность, единообразие, согласованность и надежность любого вида деятельности на предприятии;
минимизировать вероятность систематических погрешностей;
организовать инструктаж и профессиональное обучение новых сотрудников;
выработать навыки просвещенного (осознанного) автоматизма в работе, являющегося залогом высококачественного труда и закрепления профессиональных навыков.
СОПы должны разрабатываться специально подготовленным техническим персоналом производственных, контрольных или валидационных подразделений, для которых они и предназначены, под контролем специалистов ООК. Существует правило, что к разработке СОПов следует привлекать работников преимущественно среднего звена, что способствует повышению их профессиональной квалификации. Рецензированием же, согласованием и окончательным одобрением этого вида документации предприятия занимаются непосредственно руководители подразделений совместно с ООК. При этом личное участие начальника ООК в данной работе весьма желательно. Завершается процедура введения СОПов в действие проставлением заключительной подписи руководителя организации или уполномоченного на это лица (но не Уполномоченного лица, которое также может участвовать в процедуре рассмотрения и согласования СОП).
Поскольку использование при производстве ЛС стандартных операционных процедур является способом защиты процесса производства от случайных (ошибочных) действий персонала, то чрезвычайно важно, чтобы эти процедуры четко и подробно описывали его действия не только при подготовке и осуществлении процесса производства, но и в случае возникновения различных нештатных ситуаций.
Следует подчеркнуть, что при производстве ЛС могут использоваться как стандартные операционные процедуры общего характера, например, процедура обучения персонала фармацевтического предприятия или процедура выпуска готового продукта на рынок, так и процедуры, содержащие точные указания по отбору проб или указания по выполнению технологических операций на конкретном оборудовании. Поэтому целесообразно все операционные процедуры разделить на три группы:
основные стандартные операционные процедуры;
стандартные операционные процедуры;
рабочие инструкции.
Основные стандартные операционные процедуры – это санкционированные письменные инструкции по выполнению процедур общего характера или принципиально важных процедур. К ним относятся, например, кроме уже указанных, процедуры утверждения поставщиков, документирования процесса производства, контроля случаев возврата продукта и др.
Стандартные операционные процедуры – это санкционированные письменные инструкции, определяющие конкретные действия при выполнении различных процедур процесса подготовки и осуществления производства, а также контроля сырья, материалов, полупродуктов и готового продукта. К стандартным операционным процедурам относятся, например, процедуры по очистке и уборке производственных помещений и оборудования, по выполнению различных стадий производственного процесса, по хранению сырья, упаковочных и маркировочных материалов и готового продукта, по отбору проб, контрольных и архивных образцов и т.д.
Формальная структура стандартной операционной процедуры должна излагаться в специальной инструкции (стандартной операционной процедуре), в которой устанавливаются специфические, единые для предприятия – производителя лекарственных средств требования к оформлению, содержанию, распределению, вводу в действие, кодированию, пересмотру и хранению стандартных операционных процедур. Требования к оформлению должны предусматривать не только их единое построение, но и создавать условия, обеспечивающие использование в практической деятельности только их подлинных копий.
С целью обеспечения защиты копии стандартной операционной процедуры от случайной или целенаправленной замены листов, каждый ее лист должен иметь признаки, позволяющие удостовериться в его подлинности. Такими признаками могут быть: повторяющийся на каждом листе один и тот же верхний колонтитул, содержащий данные, позволяющие подтвердить принадлежность этого листа к той или иной инструкции (стандартной операционной процедуре); повторяющийся на каждом листе один и тот же колонтитул, содержащий реальные подписи лиц, подготовивших, согласовавших и утвердивших стандартную операционную процедуру; штамп «Копия» определенного цвета и др. Определенные требования должны предъявляться к внутреннему содержанию инструкций стандартных операционных процедур и к структуре текста. В табл. 7Т и 8Т приведены порядок оформления и их содержание.
Основные требования к стилю написания стандартной операционной процедуры заключаются в следующем:
- описание необходимо осуществлять в направлении от общего к частному в хронологической последовательности выполняемых операций (при этом описание не должно начинаться с исключений);
- при описании процесса (процедуры) необходимо использовать короткие полные предложения, исключая сослагательное наклонение, например, «нужно бы», «должно бы», «могло бы» и т.п.;
- необходимо использовать сокращения только в тех случаях, когда без них невозможно обойтись, поясняя их;
- описание должно быть простым, понятным и однозначным. При этом не следует использовать бытовой или профессиональный жаргон, а также «особый китайский язык для специалистов»;
- при описании следует в явном виде учитывать исполнителя тех или иных работ и лицо, осуществляющее контроль исполнения.
При производстве лекарственных средств используется самое различное технологическое оборудование, которым также необходимо управлять, т.е. в рамках управления производственными процедурами осуществляется управление соответствующим технологическим оборудованием. Возможны два пути решения задачи формирования предписаний по его управлению: изложить предписание в инструкции (стандартной операционной процедуре) по управлению процессом выполнения технологической процедуры, в которой используется это технологическое оборудование или же изложить предписание в отдельной инструкции. Как представляется, наиболее рациональным является изложение предписаний в отдельных инструкциях, которые получили название рабочие инструкции.
Таблица 7Т
Данные, учитываемые при разработке стандартных операционных процедур
-
Верхний и нижний колонтитулы
Верхний колонтитул на титульном листе и всех последующих листах должен содержать:
логотип и (или) наименование предприятия-производителя лекарственных средств;
вид и наименование документа;
кодовый номер, номер версии;
дату выпуска;
вместо какой инструкции (стандартной операционной процедуры) вводится;
причины пересмотра, если версия не является первой;
нумерацию страниц (страница ___ из ___ страниц).
Нижний колонтитул на титульном листе должен содержать описание отличительных признаков оригинала и его копий, а также порядок действий персонала при получении копий инструкций (стандартных операционных процедур) с другими отличительными признаками.
Нижний колонтитул всех последующих листов должен содержать подписи лиц, подготовивших, согласовавших и утвердивших документ, а также даты подготовки, согласования и утверждения инструкции (стандартной операционной процедуры)
Титульный лист
Титульный лист должен содержать:
должности, ФИО и подписи лиц, подготовивших, согласовавших и утвердивших инструкцию (стандартную операционную процедуру),
даты подготовки, согласования и утверждения инструкции (стандартной операционной процедуры)
дату ввода в действие
наименование подразделение и количество копий, распределенных в это подразделение
номер копии инструкции (стандартной операционной процедуры)
Структура текста
Установление структуры текста
Определение размеров полей
Определение типов и размеров шрифта, а также интервалов
Содержание
Перечень разделов и подразделов, с указанием информации, которая должна в них содержаться
Таблица 8Т
Наименование и содержание разделов типовой стандартной операционной процедуры
-
№
п/п
Наименование раздела
Содержание
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Тема
Цель
Термины и определения
Область применения
Требования безопасности
Распределение ответственности
Формат процедуры
Ссылки
История внесения изменений
Приводится тема, которой посвящена инструкция (стандартная операционная процедура).
Формулируется цель разработки инструкции (стандартной операционной процедуры)
Приводятся термины и определения, которые используются в инструкции (стандартной операционной процедуре) для исключения их неоднозначного понимания
Приводится область применения инструкции (стандартной операционной процедуры), например, отдел Контроля качества предприятия ООО «…»
Приводятся требования, которые необходимо выполнить для безопасного выполнения инструкции (стандартной операционной процедуры)
Указывается, кто выполняет инструкцию (стандартную операционную процедуру), и кто осуществляет контроль выполнения
Приводится последовательность действий, которые необходимо выполнить. Кроме того, раздел может содержать общие положения, касающиеся выполнения процедуры, а также наименование и идентификационные данные оборудования, используемого при выполнении процедуры
Приводится используемая при разработке инструкции (стандартной операционной процедуры) документация
Приводится в виде таблицы последовательность изменений инструкции (стандартной операционной процедуры) с указанием порядкового номера, содержания и даты осуществления изменения. Если версия является первой, то указывается, что история внесения изменений отсутствует
Рабочие инструкции – это санкционированные письменные документы, содержащие указания по выполнению действий на конкретном оборудовании при его применении. К ним относятся, например, рабочие инструкции по применению смесителя (миксера), гранулятора, таблеточной машины, блистерной машины, картонажной машины и др. Таким образом, рабочие инструкции по управлению применением некоторого технологического оборудования являются дополнением инструкций стандартных операционных процедур, описывающих порядок управления процессами, в которых используется это оборудование.
Рабочие инструкции, содержащие небольшое число разделов, а, следовательно, и листов, являются необходимыми документами, существенно облегчающими работу персонала на технологическом оборудовании при выполнении технологических процедур. Правильность этого вывода подтверждается тем, что некоторые зарубежные производители широко используемого технологического оборудования в состав документации на него включают упрощенную рабочую инструкцию по применению, изложенную на одном - двух листах. Рабочие инструкции, как представляется, должны иметь не только небольшое число разделов, но и более простую процедуру разработки, согласования и утверждения по сравнению с порядком, применяемым к стандартным операционным процедурам. В табл. 9Т приведено наименование и содержание разделов типовой рабочей инструкции, соответствующей приведенным выше соображениям.
Таблица 9Т
Наименование и содержание разделов типовой рабочей инструкции
-
№
п/п
Наименование раздела
Содержание
1.
2.
3.
4.
Цель
Область применения
Требования безопасности
Последовательность выполняемых действий
Формулируется цель разработки рабочей инструкции
Приводится область применения рабочей инструкции, например, помещение №2 предприятия ООО «…»
Приводятся требования, которые необходимо выполнить для безопасного выполнения рабочей инструкции
Приводится последовательность действий при подготовке технологического оборудования к применению и по применению этого оборудования
Очевидно, что рабочая инструкция в принципе может быть оформлена точно так же, как и стандартная операционная процедура.
Разработка рабочей инструкции как отдельного документа удобно с чисто практической стороны: во-первых, появляется принципиальная возможность размещения листов небольших по объему инструкций непосредственно «перед глазам» операторов, например, на стенах, стендах и т.п. вблизи соответствующих установок, что создает условия для их реального использования в конкретной работе; во-вторых, применение вместо одной общей двух отдельных инструкций: стандартной операционной процедуры и рабочей инструкции существенно облегчает работу с каждой из них. Так, например, при изменении технологической процедуры возникает необходимость осуществлять замену только стандартной операционной процедуры, а при замене технологического оборудования – только рабочей инструкции.
Взаимосвязь между основными стандартными операционными процедурами, стандартными операционными процедурами и рабочими инструкциями «по вертикали» иллюстрируется рис. 17.
Из рис.17 следует, что:
частота замены (коррекции) операционных процедур при отлаженном производстве растет сверху вниз, т.е. стандартные операционные процедуры заменяются (корректируются) чаще, чем основные операционные процедуры;
стандартные операционные процедуры составляют самую многочисленную группу документов на предприятии.
К числу предписывающей документации внутреннего происхождения относят также Спецификации и Инструкции по упаковке.
Спецификации на сырье, упаковочные и маркировочные материалы, полупродукты и готовый продукт представляют собой подробное описание требований, которым должны соответствовать используемые или получаемые в процессе производства материалы или продукты. На соответствие требованиям спецификаций проверяются получаемое предприятием сырье, упаковочные и маркировочные материалы, а также производимые полупродукты и готовые продукты.
Рис. 17. Взаимосвязь основных стандартных процедур, стандартных процедур и рабочих инструкций
Спецификации на сырье, упаковочные и маркировочные материалы содержат данные, являющиеся входными для правильного «развития» производственного процесса, а спецификации на готовый продукт – данные выходные, позволяющие осуществлять контроль правильности или неправильности «развития» производственного процесса. На рис. 18 приведено содержание типовых спецификаций на сырье, упаковочные и маркировочные материалы, а также на готовый продукт.
Инструкция по упаковке (досье на упаковку) – это документ, содержащий информацию по упаковке конкретного продукта. Его использование на практике вместе со стандартной операционной процедурой по упаковке обусловлено важностью этой процедуры при производстве готового продукта, т.к. многие нарушения, как правило, чаще всего возникают именно при осуществлении упаковки (и маркировки) произведенного продукта.
Типовое содержание инструкции по упаковке приведено на рис. 19.
Кроме вышеперечисленных, в состав производственных предписывающих документов должны входить также документы более общего характера. Это, прежде всего, документы, определяющие глобальные цели, стоящие перед предприятием в области качества, а также формулирующие задачи, которые необходимо решить для достижения поставленных целей.
7.1.5.4. Другие документы СМК. Эта группа документации представлена организационными, распорядительными, фиксирующим и информационными документами.
Организационные предписывающие документы содержат предписания, касающиеся управления предприятием – производителем лекарственных средств в целом. К такими документами относятся: Устав предприятия, его организационная структура, положения о подразделениях и должностные инструкции.
Устав предприятия является основным документом, регламентирующим его деятельность. Устав определяет:
-
Название
Применение
Описание
Кодовый
номер
Отбор проб
Подлинность
Количественное
определение
Условия хранения
Упаковка
Поставщик
Срок
хранения
В соответствии с НД (ФСП, ОСТ, ТУ)
Перечисляется, в каких технологических
или контрольных процедурах
применяется
Дается ссылка на ГФ, ГОСТ, ФСП, ТУ
Указывается порядок назначения
кодового номера на предприятии
Указываются методики отбора
проб
Приводятся качественные требования
Дается описание метода количественного определения основного вещества (веществ) и его (их) процентное содержание в пересчете на активное вещество
с указанием допустимых
пределов
Указываются параметры хранения,
меры предосторожности
Указываются разрешенные к
использованию упаковки
Приводится перечень утвержденных
поставщиков
Указывается максимальный срок
хранения
Рис. 18. Содержание типовых Спецификаций
Рис. 19. Содержание инструкции по упаковке ЛС
- организационно-правовую форму предприятия;
- юридический адрес;
- предмет деятельности;
- порядок образования уставного капитала и других фондов;
- размеры (доли) уставного капитала;
- размеры (доли) вкладов учредителей;
- права и обязанности учредителей;
- порядок выхода из состава учредителей;
- порядок приема новых членов в состав учредителей;
- порядок распределения прибыли и покрытия убытков;
- состав и полномочия органов управления и контроля;
- порядок прекращения деятельности и ликвидации предприятия.
Под организационной структурой предприятия (органиграммой) обычно понимаются состав и взаимосвязи всех его подразделений.
Положение о подразделении представляет собой предписывающий документ, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность подразделения. Необходимо заметить, что в настоящее время не существует нормативно установленных требований к содержанию Положения о подразделении. В то же время, исходя из назначения этого документа, можно определить обязательные разделы, которые оно должно включать. Как представляется, обязательными разделами Положения о подразделении должны быть: общие положения; основные задачи; функции; права и обязанности; ответственность и взаимоотношения.
Под должностными инструкциями имеются в виду предписывающие документы, определяющие обязанности, права и ответственность персонала, систематизирующие взаимоотношения между персоналом, находящимся на различных иерархических уровнях, а также упорядочивающие информационные потоки на предприятии при осуществлении персоналом служебной деятельности согласно занимаемой должности. По существу, должностные инструкции являются регламентами, которые, с одной стороны, четко определяют, что именно ожидается от персонала, а с другой стороны, служат основанием для регулярного проведения контроля соответствия выполнения реальных («как есть») процессов идеальным («как надо»). Должностные инструкции разграничивают обязанности и права между сотрудниками, устраняя тем самым параллелизм и дублирование в выполнении отдельных операций.
В настоящее время существует множество подходов к построению должностной инструкции. Их анализ показывает, что должностная инструкция для соответствия предъявляемым требованиям должна содержать следующие основные разделы: общие положения; задачи и функции; функциональные обязанности; права и полномочия; ответственность; взаимоотношения и связи по должности.
К распорядительным предписывающим документам относятся: приказы, распоряжения, планы, программы и другие такого рода документы.
Необходимо заметить, что приказы и распоряжения издаются в условиях единоличного принятия решения, т.е. в условиях, когда власть по всем вопросам управления на предприятии в целом принадлежит его руководителю, а по вопросам управления внутри подразделения – руководителю соответствующего уровня.
Поручения и (или) решения, содержащиеся в тексте приказа или распоряжения, могут быть направлены на:
- совершенствование организационной структуры предприятия;
- совершенствование производственной деятельности предприятия;
- обеспечение предприятия финансовыми, трудовыми, материальными, информационными или иными ресурсами;
- утверждение организационных документов и изменений к ним и т.п.
При этом поручения и (или) решения, содержащиеся в приказе или распоряжении, являются обязательными для исполнения всем персоналом предприятия или определенными сотрудниками, если таковые в нем указаны.
Различия между приказами и распоряжениями заключаются в следующем.
Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующим на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед предприятием, а распоряжение – это правовой акт, издаваемый единолично руководителем в целях разрешения оперативных вопросов. Распоряжение имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц.
К фиксирующим документам относятся записи о выполнении определенных действий: протоколы, отчеты, акты и т.п. Этот термин использован в ГОСТ Р ИСО 9001-2001 для обозначения документов, появляющихся в ходе деятельности предприятия.
Под Протоколом понимается официальный документ, содержащий данные, фиксирующие выполнение определенных действий и их результаты. Необходимо отметить два важных момента, относящихся к Протоколам:
- основным назначением Протокола является письменное удостоверение, закрепляющее не просто факт выполнения некоторого действия, а факт выполнения профессионально значимого действия, точно отражающий произошедшее событие;
Протокол является документом, текст которого построен по строго определенному образцу – схеме. Последнее находит отражение в унифицированных бланках Протоколов различных видов, где жестко заданы его форма и содержание. Примерами протоколов, составляемых при производстве лекарственных средств, являются: «Протокол взвешивания сырья», «Протокол контроля очистки линии перед производством», «Протокол аудита поставщиков» и др.
Под Отчетом имеется в виду официальный документ, содержащий сообщение о собственных действиях или о выполнении возложенного поручения или работы. Отчет, как правило, является документом, текст которого также построен по образцу – схеме. Примерами таких отчетов может быть «Отчет об аналитическом контроле сырья», «Отчет о результатах аудита поставщика», «Отчет о результатах внутренней проверки» и др.
Под Актом подразумевается официальный документ, имеющий юридическую силу, и содержащий сведения о выполнении некоторой работы. В некоторых случаях Акты содержат также выводы, рекомендации и предложения. В соответствии с назначением и содержанием как пример можно выделить следующие Акты:
сдачи-приемки работ, материальных ценностей, документов;
обследования противопожарной безопасности, условий труда, техники безопасности и т.п.;
уничтожения материальных ценностей и документов;
ревизии, инвентаризации;
расследования аварий, несчастных случаев;
ликвидации предприятия и т.п.
Акты составляются коллегиально не менее, чем двумя исполнителями. Как правило, Акты составляются специально создаваемыми или постоянно действующими на регулярной основе комиссиями. Главным моментом при составлении Акта является установление фактического состояния дел и его правильное отражение в Акте.
К информационным относятся документы, содержащие сведения о каком-либо факте или событии: служебные записки, уведомления, справки и т.п., являющиеся внутренними документами предприятия.
Под Служебной запиской понимается документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. Необходимо отметить, что на практике нередко вместо термина «Служебная записка» используется термин «Докладная записка»: при этом в термин «Докладная записка» вкладывается тот же смысл, что и в термин «Служебная записка». В подобных случаях термин «Служебная записка» применяется для определения документов, содержащих запись о выполнении какой-либо работы, и направляемых одним должностным лицом другому.
Анализ сложившейся практики применения документов на предприятиях – производителях лекарственных средств показывает, что на ряде из них для обозначения документов, содержащих информацию о выполнения какой-либо работы, и направляемых одним должностным лицом другому, широко используется термин «Уведомление». Введение термина «Уведомления» в подобных случаях является более оправданным. Так, например, название документа «Уведомление о приемке сырья» является более корректным, чем название «Служебная записка о приемке сырья», а название документа «Уведомление о соответствии сырья требованиям Спецификации» - более корректным, чем название «Служебная записка о соответствии сырья требованиям Спецификации».
Следует подчеркнуть, что Служебная записка составляется с целью информирования руководства о сложившейся ситуации, имевших место фактах и т.п. и побуждения его к принятию определенного решения. Служебные записки могут носить и чисто информационный характер. Такие записки содержат, как правило, информацию о ходе выполнения каких-либо работ, например, о выполнении заданий, планов, указаний, поручений. Таким образом, Служебные записки обеспечивают связь между объектами управления «снизу – вверх», т.к. направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему.
К Уведомлениям относятся документы, содержащие запись о выполнении какой-либо работы, направляемый одним должностным лицом другому. Уведомления, в отличие от служебных записок, обеспечивают связь объектов управления на горизонтальном уровне, т.к. составляются работником или руководителем подразделения на имя руководителя или работника другого подразделения.
Уведомление, как правило, является документом, текст которого, как и в предыдущих случаях, построен по образцу – схеме.
Формирование Уведомлений и направление их от одного должностного лица другому – это своего рода переписка между подразделениям предприятия – производителя лекарственных средств, главной целью которой является доведение информации, инициирующей выполнение определенных действий. Так, например, целью, которая преследуется начальником (кладовщиком) склада сырья и материалов при формировании «Уведомления о приемке сырья» и направлении его в адрес начальника отдела Контроля качества, является информирование последнего о приемке определенного вида сырья с соответствующими серийным и кодовым номерами для планирования отбора проб данного сырья. В свою очередь целью, которая преследуется начальником отдела Контроля качества при составлении «Уведомления о соответствии сырья требованиям Спецификации» и направлении его в адрес начальника (кладовщика) склада сырья, является санкционирование перемещения упаковок с сырьем из карантинной зоны в зону разрешенного для использования на производстве сырья.
Названием Справка обозначается документ, содержащий описания и подтверждения тех или иных фактов или событий. В отличие от Служебной записки, Справка составляется по запросу или представляется в установленные сроки и не требует, как правило, быстрого принятия решения о каких - либо действиях со стороны руководителя. В зависимости от целей составления, Справки могут быть:
аналитическими;
отчетными;
информационными.
Аналитические Справки содержат информацию по некоторому вопросу или проблеме, требующей решения. Обычно аналитические Справки имеют значительный объем текста. Текст аналитической Справки состоит, как правило, из трех частей. В первой части излагается основание составления Справки, во второй – анализ ситуации или вопроса, а в третьей – выводы и предложения.
Отчетные Справки содержат обобщающие итоговые сведения о результатах деятельности, поэтому заголовок такой Справки включает указание на период времени, к которому относятся представленные сведения: например, «Справка о текучести кадров за 1 квартал 2007 г.».
Справки информационного характера составляются с целью информирования руководства о положении дел и могут иметь, например, следующий заголовок: «Справка о ходе обучения химиков – аналитиков отдела Контроля качества в первом полугодии 2008 г.». Оформляются Справки на стандартном листе бумаги аналогично Служебным запискам и подписываются руководителем подразделения и (или) специалистом – составителем. Текст отчетной и информационной Справок может быть оформлен в виде таблицы, содержащей разделы и подразделы.
Таким образом, в зависимости от вида информационного документа, сведения, содержащиеся в нем, могут или побуждать к какому-либо действию, или быть приняты к сведению.
Для иллюстрации темы основные производственные, фиксирующие и информационные документы СМК предприятия – производителя лекарственных средств представлены в таблице 10Т.
7.1.5.5 Управление документацией. Это процедура, предусматривающая, что работа с документацией, обращение которой имеет место на фармацевтическом предприятии, подчиняется созданному и оформленному в качестве стандартной операционной процедуры документу, определяющему порядок её идентификации, разработки, утверждения, введения и изъятия, пересмотра, хранения, архивации и уничтожения.
Таблица 10Т