Внутрішня структура документа

Внутрішня структура документа – це його внутрішній базовий набір взаємозалежних елементів і частин, що дозволяють більш ефективно шукати, сприймати і використовувати інформацію, що міститься в ньому. Вона поєднує документ у єдине ціле, підпорядковує його внутрішні компоненти один одному і цілому.

Склад внутрішніх структурних елементів і частин багато в чому визначається видом документа. Найбільше чітко внутрішня структура видна на прикладі видань – книг, часописів, газет.

Видання повинне містити такі елементи і частини:

• елементи видання з вихідними данними;

• зміст;

• передмова;

• вступна стаття;

• основна частина (основний текст);

• післямова;

• допоміжні покажчики;

• додаток.

Вихідні відомості – сукупність даних документа, призначених для його оформлення, бібліографічної обробки, систематичного обліку й інформування читачів.

До основних елементів вихідних відомостей відносяться такі: автор, заголовок (назва), надзаголовкові дані, підзаголовкові дані, анотація (реферат), місце і рік видання, видавництво.

Автор – особа (особи), які взяли участь у його створенні, а також установа або організація, від імені яких публікуються матеріали. В особі автора можуть виступати один або кілька людей – авторський колектив.

Заголовок (назва) документа – слово, фраза або закінчене речення, у якому формулюється зміст (тема, ідея, предмет, об'єкт) даного документа (повідомлення).

Місце видання – місцезнаходження видавництва або видавця, який випустив документ.

Місце друкування – місцезнаходження поліграфічного підприємства, що надрукувало видання.

Рік видання – рік виходу документа у світ.

Передмова – елемент апарата видання, що передує основному текстові і містить пояснення мети, особливостей документа. Може належати авторові, видавництву, редакторові, перекладачеві.

Текст – тематично взаємозалежна послідовність висловлень або одне висловлення, виражене за допомогою певної системи знаків; основна частина літературного твору, виражена у вигляді зв'язаних лексично, граматично, логічно, стилістично фраз, що передає його зміст. У виданні розрізняють основний текст (літературного твору), а також допоміжний і додатковий. В основному тексті викладений основний зміст друкованого видання на відміну від текстів передмови, післямови. Післямова — елемент апарата видання, розміщений за основним текстом, що містить необхідні роз'яснення, ідеї, відомості про автора, розрахований на читача, що вже ознайомився з основним текстом.

Допоміжний покажчик – це впорядкований за алфавітом путівник по тексту видання, що забезпечує швидкий пошук необхідної інформації. Складається з рубрик, посилань по тексту, а також посилань «див.» і «див. також».

Додаток – довідкова або документальна частина видання, розташована наприкінці його статті (документи, карти, схеми, таблиці).

Залежно від виду документа набір внутрішніх елементів та їх розташування можуть змінюватися.

Зовнішня структура документа

Зовнішня структура документа (конструкція) – це його зовнішня форма, що дозволяє ідентифікувати його як вид документа.

Основними елементами зовнішнього оформлення картографічних видань, випущених на аркушах, є титул карти, обкладинка, папка, конверт. Наприклад, атлас має таку зовнішню структуру: титульна сторінка, обкладинка або оправлення, суперобкладинка, папка, шмуцтитул і авантитул. Кінофонофото-документи мають у своєму розпорядженні такий набір зовнішніх елементів: етикетка, титри діафільмів і кінофільмів, пакувальний контейнер (конверт, коробка, альбом), рамка діапозитива, кадр.

Особливе значення має зовнішній вигляд книжкових видань: яскрава й довговічна обкладинка, міцне оправлення, якість паперу, кількість і якість ілюстрацій, розмір і форма шрифту й ін., що додають виданню особливу значущість і цінність.

До зовнішніх структурних елементів книжкових видань відносять обкладинку, суперобкладинку, оправлення, книжковий блок, форзац, титульний лист, корінець, шмуцтитул, колонтитул, авантитул, контртитул, колонцифру, футляр.

Обкладинка – зовнішнє покриття видання, не розраховане на тривале збереження, звичайно з щільного паперу, іноді захищене плівкою прозорого полімеру, що з'єднується з книжковим блоком без форзаців.

Суперобкладинка – додаткова, звичайно об'ємна обкладинка книги або брошури у вигляді аркуша паперу з клапанами, що загинаються на внутрішню частину сторонок плетіння або обкладинки. Виконує захисну та рекламно-інформаційну функцію.

Палітурка – міцне покриття з картону, пластмаси або картонних сторонок, обтягнутих шкірою, тканиною, папером, що з'єднується з книжковим блоком за допомогою форзаців і служить для захисту блоку від пошкодження й забруднення, а також для первісної інформації про видання та як елемент художнього оформлення.

Книжковий блок – комплект скріплених зошитів або аркушів, що містить усі сторінки й комплектуючі деталі майбутнього видання.

Форзац – аркуш паперу, що скріплює перший та останній зошити блоку з палітурною кришкою.

Титульний аркуш – титул, головний аркуш видання (книги, брошури), що містить основну інформацію про нього, яка дозволяє відрізняти його від будь-якого іншого, є основою для складання бібліографічного опису.

Авантитул – перша сторінка книжкового блоку, видання, що передує титульному розворотові і має декоративно-композиційне значення. Він містить окрему частину вихідних даних: видавничу марку, назву серії, прізвище автора й заголовок твору, рідше епіграф. Авантитул ще називають вихідним листом, фортитулом.

Шмуцтитул – сторінка з титулом (заголовком) великої частини твору.

Контртитул – ліва частина титульної сторінки, що містить відомості, що відносяться до багатотомного або серійного видання в цілому, або титульну інформацію мовою джерела в перекладному виданні.

Колонтитул – довідковий текст над основним текстом смуги (рідше збоку або знизу), що вказує читачеві, який матеріал надрукований на сторінці (у збірнику – який добуток і якого автора, у моновиданні – до якого розділу й підрозділу твору відноситься текст сторінки, у словнику – які слова або слова на які початкові букви або букву пояснені або розміщені на сторінці і т.ін.).

Колонцифра – порядковий номер сторінки або стовпця книги, періодичного видання тощо, міститься найчастіше у верхньому або нижньому полі кожної сторінки.

Корінець – бокова сторона книжкового блоку, місце скріплення його зошитів або аркушів.

Футляр – коробка, призначена для пакування найбільш коштовних видань з метою їхнього захисту. Розрізняють футляри для пакування одного видання й футляра-касети для багатотомних видань.

Особливості оформлення зовнішніх елементів документа залежать від його видових характеристик, цільового й читацького призначення, використовуваних матеріалів і технології виробництва.