6. Матеріальна (фізична) складова документу

Сама інформація не виступає достатньою ознакою документа. Матеріальна складова – одна з двох необхідних і обов'язкових складових документа, без якої він існувати не може.

Матеріальна складова документа – це його речовинна (фізична) сутність, форма документа, що забезпечує його спроможність берегти й передавати інформацію в просторі й часі.

Матеріальну складову документа визначає носій інформації – матеріальний об'єкт, спеціально створений людиною, за допомогою якого можна берегти й передавати інформацію.

Призначення документа для збереження й передачі інформації в просторі й часі обумовлює його специфічну матеріальну конструкцію (книга, газета, буклет, мікрофіша, фільм, диск, дискета і т.ін.). Ця спеціальна конструкція забезпечує виконання документами їхньої головної функції, даючи можливість бути зручними для руху в просторі, стійкими для збереження інформації в часі, пристосованими для читання повідомлення.

Форма матеріального носія інформації

Носій інформації – матеріальний об'єкт, призначений для збереження й передачі інформації. Форма носія інформації – це спеціальна конструкція матеріального носія, що забезпечує виконання документом його основної функції, що робить його зручним для збереження й використання. Специфічними були історичні форми документів у вигляді глиняних табличок, папірусних сувоїв, пергаментних кодексів. Різноманітні за конструкцією й сучасні документи. Залежно від форми носія розрізняють аркушні, кодексові, карткові, стрічкові, дискові й комбіновані документи.

Аркушний документ існує у вигляді одного або кількох аркушів друкованого матеріалу будь-якого формату без скріплення (листівка, газета, буклет, плакат).

Кодекс – найбільш поширена форма книги, являє собою блок сфальцованних аркушів паперу (книга, брошура, журнал, атлас, альбом).

Картковий документ – це картка встановленого формату на цупкому матеріалі (листівка, календарик, мікрокарта, перфокарта, каталожна картка, мікрофіша).

Стрічковий документ виготовлений у вигляді суцільної смуги матеріалу із записом інформації (магнітна стрічка, кіно-, відео-, перфострічка, принтерна стрічка, діафільм, мікрофільм, фонограма).

Дисковий – документ у вигляді диска. Це носій інформації, що являє собою круглу пластинку, покриту шаром матеріалу, здатного запам'ятовувати й відтворювати інформацію.

Форма матеріального носія інформації постійно вдосконалюється. Поряд із традиційними формами документа (книга, газета, журнал) зростає вага мікрофільмів, кінофільмів, магнітних стрічок, а також нетрадиційних носіїв інформації, використання яких пов'язано із застосуванням сучасних технічних засобів (перфострічки, дискети, диски, компактні оптичні й відеодиски).

7. Структура документа

Функціональність документа, тобто здатність для збереження й передачі тієї або іншої інформації, визначається його структурою.

Певну структуру мають як окремі елементи документа, так і документ у цілому. Обкладинка книги – це складне художнє ціле; типографське оформлення книги – спеціально підібраний шрифт, титульний лист, рядки заголовка, що гармоніюють зі змістом, добре надруковані ілюстрації; цілим є і текст книги. Виходить, документ як ціле є єдність складових його елементів і компонентів.

Структура – відносно стійкий спосіб організації елементів документа як системи. Поки зберігається структура, зберігається й система у цілому. Руйнування структури веде до перебудови або загибелі системи.

Структура документа – це сукупність компонентів, взаємозв’язки яких дають можливість функціонувати системі, а отже, ідентифікувати кожен вид і тип документа.

За структурою документ може бути простим (елементарним) або складним. Простий документ – це завершене повідомлення, цілісність якого виражається загальним змістом і логікою викладу, зафіксоване на одному матеріальному носії.

Складний документ – документ із двох або більше повідомлень, об'єднаних загальною темою, метою, автором, зафіксованих на декількох матеріальних носіях.

Таким чином, структура документа – це скоординована безліччю компонентів, взаємозв'язку які дають йому можливість функціонувати як якоюсь цілісності (системі), дозволяють відрізнити книгу від журналу, грамплатівку від дискети, мікрофільм від кінофільму, перфокарту від географічної карти і т.п., тобто ідентифікувати кожен тип і вид документа.