Лекція № 3-4

Тема: Документ як система

ПЛАН

1. Характеристика документа як системного об’єкта

2. Властивості документа

3. Ознаки документа

4. Функції документа

5. Інформаційна складова документа

6. Матеріальна (фізична) складова документу

7. Структура документа

1. Характеристика документа як системного об'єкта

Документ – складний об'єкт, що є єдністю інформації і матеріального (речовинного) носія. З'ясувати його сутність – це завдання, яке розв'язується за допомогою системного підходу – методологічного напряму в науці, що ставить своїм завданням розробку засобів, методів дослідження складноорганізованих об'єктів – систем (греч. sistema – ціле, складене з частин, з'єднання).

Документ – це система закономірно пов'язаних один з одним елементів і частин. Елемент – гранична одиниця ділення документа. Сукупність однорідних елементів, що виконують необхідну для існування системи функцію, називається підсистемою. Якщо в системі є кілька підсистем, то вся система стає складною.

Поняття системи відносне, як і поняття елемента. Якщо системою вважати документ як такий, то його сутнісними підсистемами будуть інформаційна і матеріальна (речовинна, субстанціональна) складові, а також конструктивні елементи документа (титульний лист, обкладинка, палітурка, форзац і т.ін.), об'єднані в складне ціле. Підсистемою документа може виступати й текст, що складається з глав, параграфів, абзаців. Як елементи документа виступають заголовок, передмова, колонтитул, палітурка, форзац і т.ін. Документ як ціле – це єдність складових його елементів і підсистем, суперсистема по відношенню до них. З погляду сукупності документів, зібраних у фондах органів інформації, бібліотек, архівів, книжкових магазинів і ін. (залежно від масштабів системи) документ стає підсистемою або навіть елементом.

Вивчення документа як системи полягає у виявленні його елементів, підсистем і зв'язків між ними, тобто у вивченні його структури. Встановлюються ознаки й параметри, що характеризують документ як систему. Визначаються функції, що виконуються елементами, підсистемами всередині і з зовні цієї системи, її властивості, тобто якісні відмінності, що обумовлюють відносну самостійність, стійкість і стабільність даної системи, здатність документа для використання в соціальній комунікації.

При системному підході документ – обєкт, що вивчається, розглядається як частина більшої системи соціальних комунікацій. Тому перш за все важливо з'ясувати, частиною якої більш загальної системи (цілого) є в даному випадку документ. Саме цим визначаються його можливості, задаються цілі існування, функції, що виконуються в суспільстві, закономірності функціонування.

Документ є відносно самостійною системою завдяки наявності власних ознак і властивостей, що обумовлюють його відмінність і схожість з іншими матеріальними об'єктами.

2. Властивості документа

Як і всякий об'єкт, документ має безліч властивостей (відрізнювальних якостей). Найбільш істотні з них такі:

1. Атрибутивність документа, тобто наявність невід'ємних складових, без яких він існувати не може.

Документ як цілісна система складається з двох основних складових – інформаційної та матеріальної. Відсутність однієї з них перетворює документ у недокумент (в усне мовлення).

Документ має двоєдину природу, тобто дві сторони: зміст (духовна сутність: думки, ідеї) і форму (матеріальну, речовинну, що служить для закріплення і передачі інформації). Теза про подвійну природу документа є аксіомою документознавства. Змістовно-інформаційна сутність документа є головною ознакою документа. Його форма звичайно розглядається з погляду матеріалу (носія зафіксованої інформації) і особливостей матеріальної конструкції. Розрізняють зовнішню (поліграфічне або інше оформлення) і внутрішню форму документа (внутрішня організація матеріалу). Саме за матеріальною конструкцією відрізняють книгу від газети, карти, грамплатівки, дискети і т.ін. Іноді до формальних ознак документа відносять форму запису інформації. Тоді розрізняють форму матеріально-конструктивну і семіотичну (знакову).

Між інформацією (повідомленням, текстом) і матеріальним носієм настільки тісний зв'язок, що прийнято використовувати особливий термін «документна інформація».

2. Функціональність документа, тобто його призначення для передачі інформації в просторі й часі. Документ – поліфункціональний об'єкт, тобто він виконує безліч загальносистемних і специфічних функцій, обумовлених різноманітними потребами суспільства в інформації, знаннях. Саме здатність документа виконувати свої сутнісні функції дозволяє розглядати його як джерело інформації, засіб соціальної документної комунікації.

3. Структурність документа, тобто тісний взаємозв'язок його елементів і підсистем, що забезпечує його цілісність і тотожність самому собі, тобто збереження основних властивостей при різних зовнішніх і внутрішніх змінах. Усякий документ має певну структуру, послідовне й взаємозалежне розташування елементів і підсистем (текстова, інформаційна складова: передмова, вступна частина, основний текст, допоміжні покажчики, додатки; матеріальна складова: обкладинка, палітурка, титульний лист, книжковий блок, корінець, форзац і т.ін.).

Типову структуру, тобто однаковий набір елементів мають практично усі функціонуючі в системі соціальних комунікацій документи. Типова структура документів різних видів визначається спеціальними стандартами, положеннями, інструкціями і т.ін. Саме структура забезпечує ефективність використання й тривалість збереження документа.

Набір перерахованих властивостей документа – це особлива цілісна система, що виконує покладені на неї суспільством функції. Зв'язок між ними є настільки тісним, що відокремити їх один від одного можна лише умовно.