2.5.2. Требования к содержанию глав / разделов курсовой работы

Основная часть курсовой работы состоит, как правило, из двух-трех глав, количество которых определяется исходя из задач курсовой работы и собранного материала. При необходимости каждая глава может делиться на подразделы.

Главы курсовой работы могут содержать характеристику объекта исследования (учреждения, организации, ее структурного подразделения); описание проблемы (например, документационного обеспечения управления в определенной организации и при определенных условиях); анализ организационных или технологических особенностей документирования (или работы с документами); историю развития вопроса или проблемы.

Как правило, основная часть курсовой работы по дисциплине «Организация и технология ДОУ» делится на теоретический и практический разделы. В теоретической части на основе изучения нормативно-методической базы и литературных источников рассматривается сущность исследуемой проблемы, анализируются различные подходы ее решения, излагается собственная позиция студента.

Материал для второй части работы собирается студентом при прохождении производственной практики. В практической части дается анализ исследуемой проблемы на примере предприятия, в котором проходила практика. Здесь же разрабатываются конкретные предложения и рекомендации по совершенствованию той части делопроизводственного процесса предприятия, которой посвящена тема курсовой работы.

Например, курсовая работа по дисциплине «Организация и технология документационного обеспечения управления», состоящая из двух глав, может содержать:

1) в теоретической части (1-й главе) на основе изучения нормативно-методической базы и литературных источников – характеристику сущности исследуемой проблемы, анализ различных подходов ее решения, изложение собственной позиции студента;

2) в практической части (2-й главе) – анализ исследуемой проблемы на примере условного или конкретного предприятия, формулировки конкретных предложений и рекомендаций по совершенствованию той части делопроизводственного процесса предприятия, которой посвящена тема курсовой работы.

В практической части курсовой работы по теме «Организация документооборота на предприятии и проблемы его совершенствования» необходимо:

• выявить количественные и качественные характеристики документооборота конкретной организации; основные документопотоки;

• показать видовой состав документов каждого потока;

• обозначить, откуда поступают или куда направляются документы каждого потока;

• раскрыть состав операций, производимых с документами каждого потока;

• выявить особенности последовательности выполнения операций, соответствие или несоответствие организации движения документов требованиям нормативно-методических документов;

• подсчитать объем документооборота за определенный период времени.

Желательно составить схемы движения отдельных категорий документов, дать рекомендации по совершенствованию документооборота.

В практической части курсовой работы по теме «Анализ структуры и функций службы делопроизводства (ДОУ)» следует:

• проанализировать структуру службы документационного обеспечения на предприятии, ее соответствие типовым структурам;

• изучить функции каждого из подразделений, входящих в службу;

• сделать выводы о рациональности распределения функций между подразделениями и работниками СДОУ.

Тема «Анализ должностных инструкций работников службы ДОУ» выбирается в тех случаях, когда в организации имеется отдельное подразделение по документационному обеспечению, состоящее из нескольких работников.

В практической части курсовой работы по данной теме необходимо проанализировать правильность составления и оформления должностных инструкций, полноту охвата инструкциями всех функций и задач службы ДОУ, рациональность распределения функций между работниками, оптимальность соотношения обязанностей и прав работников. В качестве одной из задач работы возможно составление одной или нескольких должностных инструкций (при их отсутствии или плохом качестве).

В практической части курсовой работы по теме «Регламентирование деятельности службы документационного обеспечения управления» необходимо:

• выявить и изучить все нормативные документы (типовые, примерные, отраслевые межотраслевые, конкретные), которые используются для регламентации деятельности службы ДОУ на данном предприятии (инструкции, правила, регламенты, приказы и др.);

• проанализировать состав и содержание этих документов с точки зрения полноты регламентации всех вопросов делопроизводственной деятельности;

• при необходимости следует составить отсутствующие документы (или только некоторые из них), либо предложить свои варианты документов или их отдельных разделов.

В практической части курсовой работы по теме «Организация работы канцелярии учреждения» следует проанализировать структуру и численность службы ДОУ, организационные документы, регламентирующие ее деятельность, размещение, организацию и оборудование рабочих мест, организацию рабочего дня сотрудников канцелярии, вопросы нормирования труда, при необходимости дать предложения по совершенствованию этих направлений.

В практической части курсовой работы по теме «Регистрация документов предприятия» необходимо:

• определить тип системы регистрации на предприятии;

• указать форму регистрации;

• проанализировать соблюдение всех правил регистрации;

• выявить все регистрируемые группы документов и места регистрации документов каждой группы;

• назвать реквизиты регистрации по каждой из групп;

• проанализировать правильность заполнения регистрационных форм;

• выявить наличие перечня нерегистрируемых документов;

• перечислить нерегистрируемые документы;

• обосновать целесообразность их отнесения к числу нерегистрируемых;

• описать систему индексирования документов;

• проанализировать существующую систему регистрации документов с точки зрения оптимального достижения основных целей регистрации.

В практической части курсовой работы по теме «Методика составления и ведения номенклатуры дел предприятия» необходимо:

• описать процедуру составления, согласования, утверждения номенклатуры дел в данной организации; отметить отличия от типовой процедуры;

• перечислить источники, на основании которых составлялась данная номенклатура дел;

• отметить наличие или отсутствие типовой или примерной номенклатуры;

• оценить целесообразность выбора структуры номенклатуры дел;

• отметить особенности систематизации отдельных категорий и групп дел.

• изучить и отметить в курсовой работе полноту охвата дел и документов номенклатурой;

• оценить правильность формулировки заголовков дел, те признаки группировки документов, которые нашли отражение в заголовках дел;

• оценить правильность определения сроков хранения дел;

• проанализировать степень внедрения и использования номенклатуры дел в структурных подразделениях организации (наличие всех дел предусмотренных номенклатурой, существование дел, не обозначенных в номенклатуре);

• охарактеризовать правильность оформления номенклатуры дел, соответствие формы номенклатуры дел типовой форме, правильность и полноту заполнения всех установленных граф номенклатуры дел и итоговой записи.

Практическая часть курсовой работы «Классификационные справочники в делопроизводстве. Проблемы разработки и применение» должна быть посвящена составу и характеристике применяемых в делопроизводстве конкретного предприятия классификационных справочников.

Следует указать назначение каждого справочника, оценить целесообразность его разработки и применения, полноту охвата справочником объектов классификации, качество классификационной схемы и составные элементы классификационных индексов.

При написании данной курсовой работы возможно самостоятельно разработать один из классификационных справочников и описать методику его разработки.

В практической части курсовой работы по теме «Организация контроля исполнения документов на предприятии» необходимо:

• выявить те подразделения и должностных лиц, которые осуществляют контроль исполнения документов; категории документов, исполнение которых контролируется;

• привести количественные показатели по группам документов, находящихся на контроле;

• описать технологию проведения контрольных операций по предупредительному, текущему и итоговому контролю;

• дать оценку эффективности системы контроля, применяемой в организации.

Тема работы «Составление инструкции по делопроизводству» выбирается, как правило, в том случае, когда в период производственной практики студенту пришлось принять участие в данном виде работы, или когда инструкция по делопроизводству в организации отсутствует, либо очень устарела и требует переработки.

В работе следует описать этапы подготовки, согласования, утверждения и внедрения инструкции, проанализировать содержание всех её разделов и приложений, а также оценить степень конкретизации требований инструкции под условия данной организации.

В практической части курсовой работы по теме «Организация работы с обращениями граждан на предприятии и проблемы ее совершенствования» необходимо:

• изучить и охарактеризовать нормативные и методические документы, разработанные в организации по данному вопросу;

• отметить, на какие подразделения или должностных лиц возложено делопроизводство по обращениям граждан, какими документами регламентированы их обязанности; описать, как организован личный прием граждан;

• дать характеристику всех делопроизводственных процедур и операций по обращениям граждан, а также привести количественные показатели данного вида деятельности в организации.

В практической части курсовой работы по теме «Организация и документирование работы экспертной комиссии предприятия» следует:

• выявить наличие приказа о создании ЭК, указать его дату и №;

• проанализировать, как часто меняется состав ЭК, какие должностные лица в неё входят;

• проанализировать качество положения об экспертной комиссии, его соответствие современному законодательству, примерному положению;

• выявить наличие отличий от примерного положения;

• изучить, какие функции, закрепленные в положении, фактически выполняет ЭК, какие функции не выполняются и почему;

• выявить, какие права действительно имеет и реализует данная комиссия, насколько эффективна и результативна её работа.

Изучение деятельности ЭК целесообразно провести, анализируя протоколы её заседаний; при анализе протоколов надо обратить внимание на правильность и своевременность их оформления, полноту содержания и отражения всех вопросов, входящих в компетенцию комиссии.

В практической части курсовой работы по теме «Проблемы экспертизы ценности документов в делопроизводстве» следует:

• проанализировать организацию проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве данного предприятия;

• выявить наличие и полноту нормативно-методической базы (перечни документов с указанием сроков хранения, положение об ЭК, номенклатура дел, отражение вопросов проведения ЭЦД в инструкции по делопроизводству и др.);

• охарактеризовать применение двух основных методов экспертизы;

• выявить критерии оценки, которые учитываются при отборе документов на хранение и уничтожение;

• указать имеющиеся недостатки, проблемы и трудности, наметить возможные способы их преодоления.

Практическую часть курсовой работы на тему «Новые информационные технологии обработки документов, их влияние на организацию службы делопроизводства» следует посвятить характеристике программно-аппаратного обеспечения делопроизводства предприятия и тем изменениям в организации делопроизводственной службы, к которым привело внедрение системы автоматизации делопроизводства (изменение численного и должностного состава, функций работников и др.).

В практической части курсовой работы по теме «Направления совершенствования документооборота организации в условиях внедрения современных компьютерных технологий обработки документов» следует:

• проанализировать эффективность функционирования автоматизированной системы, применяемой в делопроизводстве данного предприятия;

• выявить те задачи и функции, которые дополнительно могут быть решены при помощи уже существующей системы;

• указать нерешенные проблемы в этой сфере и способы их решения.

В зависимости от конкретной ситуации могут быть предложены меры организационного, технического, методического характера.

Курсовая работа на тему «Современные проблемы нормативной регламентации делопроизводства» должна быть посвящена характеристике действующих нормативных и методических документов в области делопроизводства. При этом необходимо проанализировать общегосударственные нормативные документы, отраслевую документацию и нормативно-методическую базу делопроизводства конкретного предприятия. В своей оценке нормативно-методической базы делопроизводства необходимо выявить возможные противоречия между различными нормативными актами, указать те вопросы и проблемы, по которым регламентация совсем отсутствует, проанализировать, есть ли случаи невыполнения требований нормативно-методических документов, и к каким последствиям это приводит.

При написании курсовой работы необходимо использовать законодательные, другие нормативные акты, научную и методическую литературу соответствующего периода, возможно изучение архивных документов. Не допускается написание курсовой работы по исторической тематике без использования источников соответствующего периода.

В конце каждой главы студентом формируются выводы по проделанной работе. Выводы должны содержать оценку соответствия результатов поставленным целям и задачам исследования.

Содержание работы можно иллюстрировать схемами, таблицами, диаграммами, графиками и т.д. Графическому материалу по тексту необходимо давать пояснения.