2.3.3. Техническая подготовка к переговорам.

Техническая подготовка включает следующие элементы:

а) выбор места, времени и состава участников;

б) информационные материалы и другие реквизиты для переговоров;

в) подарки, визитки;

г) организационные моменты переговоров и ответственность.

Рассмотрим эти составляющие подробнее.

Выбор места, времени и состава участников

При проведении переговоров на своей территории вы получае­те дополнительные преимущества перед партнером: вы определя­ете режим и обстановку во время переговоров; у вас появляется возможность использования дополнительных приемов воздей­ствия: понижение статуса оппонента, ограничение доступа к ин­формации, манипулирование его временем, смена команды во время переговоров и т.д. Переговоры на территории оппонента обычно проводят, если их результат зависит в большей степени от решения оппонента.

Существуют определенные преимущества при проведении пе­реговоров — на своей территории или территории партнера (табл. 2.4).

Может быть выбрано также нейтральное место для проведения встречи — при наличии конфликта между партнерами. При выборе состава участников переговоров желательно:

1. сформировать команду, по численности равноценную про­тивоположной стороне;

2. определить каждому участнику переговоров конкретное за­дание;

3. заранее разработать условные знаки для различных ситуаций на переговорах;

разделить большую команду на 2—3 человека при обсужде­нии проблем, возникающих в ходе переговоров.

Таблица 2.4

Возможные преимущества при переговорах

Преимущества при переговорах на своей территории:	Преимущества при «игре на чужом поле»:
• Можете контролировать ситуацию и оказывать на нее воздействие путем организации места переговоров — его оформления, освещения, рассажива­ния слушателей и т.п. • Сила воздействия на партнеров может быть увеличена за счет выбора для них места проживания, решения транспортных проблем, характера культурной программы, выбора ресторана (чем больше культурных различий между вами, тем больше перечисленные факторы влияют на ход встречи) • Как правило, люди чувствуют себя увереннее на своей территории, особенно в своей стране • При проведении переговоров хозяева склонны быть несколько многослов­нее, чем гости, и в итоге переговоров получают чуть больше • На переговорах принято следовать тем правилам протокола и вежливос­ти, которые традиционны для орга­низаторов, что облегчает принимаю­щей стороне процесс общения • Всегда можно посоветоваться с компетентными людьми, заручиться их поддержкой и одобрением • Партнер имеет меньше возможностей свернуть переговоры и уйти • Вы можете заниматься и другими делами	• Можете сосредоточиться исключительно на перегово­рах, в то время как в «род­ных стенах» многое отвлека­ет • Можно придержать инфор­мацию, сославшись на то, что у вас ее нет с собой • Существует возможность нарушить субординацию и обратиться непосредственно к шефу партнера, если таковой имеется • Бремя организационных вопросов ложится на парт­нера
Недостатки переговоров на своей территории: • вы не можете отложить решение, сославшись на отсутствие инфор­мации • ваш партнер приехал издалека, и у вас может возникнуть ощущение некоего обязательства перед ним; • организационные проблемы могут отвлекать от сути переговоров.

Партнер должен видеть сплоченную команду, в которой царят взаимопонимание и уважение. Выпустите вперед вашу «ключевую фигуру». Ни при каких обстоятельствах не вступайте в присутствии партнера в словесную перепалку, не обрывайте говорящих подчи­ненных, не указывайте на их ошибки — если, конечно, вы не зате­яли какую-либо особую игру. Все неясные моменты необходимо объяснить своим людям до переговоров.

Количественный и качественный состав делегации определя­ется количеством и сложностью вопросов.

При формировании делегаций на двусторонних переговорах исходят примерно из равенства их численного состава. Увеличение числа участников, особенно при разработке срочной программы, замедляет процесс.

Работа в составе делегации — это работа в команде, где от вкла­да каждого зависит общий успех дела (табл. 2.5). Все должны быть ориентированы на командную, коллективную работу. Важна и психологическая совместимость членов делегации.

Таблица 2.5

Ведение переговоров

Ведение переговоров в одиночку	Ведение переговоров в команде
• Решения могут приниматься оперативно • Оппонент не может ослабить ваши позиции за счет разногла­сий между членами команды • Вся инициатива и ответствен­ность принадлежит вам	• В команду входят люди, владе­ющие разными вопросами. Снижается вероятность ошибок • Возможность обмена мнениями • Возможность создания более сильной оппозиции другой стороне

В состав участников переговоров целесообразно включать жен­щин. Эксперименты показывают, что процент достижения взаи­моприемлемых договоренностей в смешанных командах выше, так как женщины усиливают командное начало делегации и в целом благоприятно действуют на партнеров.

Информационные материалы и другие реквизиты для переговоров Информационные материалы для переговоров подготовьте каж­дому участнику. В качестве сопутствующих реквизитов на перего­ворах могут понадобиться ручки, блокноты, визитки и различные справочные материалы для принятия решения.

Организационные моменты переговоров и ответственность

Продуманность организационных моментов может суще­ственно отразиться на результатах переговоров. Сторона, предла­гающая регламент и разрабатывающая процедуры, может исполь­зовать уловки и манипуляции на этапе подготовки, поэтому важно контролировать эти моменты и стараться перехватить ответствен­ность за принятие решения.