Документ как источник первичной информации. Первичный учетный документ. Требования, предъявляемые к содержанию и оформлению документов.

Характеристика требования 1.

• В соответствии с п.4 ст.9 ФЗ «О бухгалтерском учете» формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

Обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемые в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы) См. Указ Банка России от 11.03.2014 г. № 3210-У. Данный документ содержит указание на ПКО и РКО, формы которых и по сегодняшний день являются унифицированными (утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.98 N 88)

Характеристика требования 2.

Реквизит документа – это показатель, характеризующий хозяйственную операцию, представленную в первичном документе и придающий ему юридическую силу.

Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Характеристика требований 3,4.

• П.3 Ст.9 ФЗ «О бухгалтерском учете» первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным -непосредственно после его окончания.

• П.7 Ст.9 7. В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета (кассовые документы не подлежат исправлению). Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Классификация бухгалтерских документов. Понятие о подложном документе. Бестоварность и фиктивность документов.

Расшифровка отдельных категорий документов

• первичные составляются на каждую отдельную операцию  в момент ее совершения. Например, приходный кассовый  ордер, расходный кассовый ордер, требования на отпуск  материалов и др. 

•  сводные оформляются на основе ранее составленных первичных документов. Например, материальные отчеты, кассовые отчеты, товарные отчеты.  

• распорядительные  — документы, которые содержат приказ,  распоряжение на совершение хозяйственной операции. Они  разрешают провести операцию, но не удостоверяют ее совершение.Например, приказы, доверенности, накладные,  наряды на работу, чек на получение наличных денег с расчётного или валютного счета, платежное поручение банку на перечисление денежных сумм поставщику и т.д. Распорядительные документы подписывают работники организации, имеющие право давать указание на совершение отраженных в документах операций; 

• исполнительные  (оправдательные) — только подтверждают  факт совершения операции, служат оправданием бухгалтерских записей и свидетельствуют о получении, выдаче, расходовании материальных и денежных средств. Например, акты приема-передачи основных средств,  квитанции, счета, подтверждающие произведенные расходы, счета­фактуры на проданную  продукцию и др; 

•  документы бухгалтерского оформления  составляются работниками бухгалтерии в тех случаях, когда для записи хозяйственной операции других документов нет, или в целях  подготовки распорядительных и оправдательных документов для отражения в бухгалтерском учете. Например, ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов, ведомости начисления и распределения  амортизационных отчислений и т.п.; 

• комбинированные  — одновременно выполняют функции  распорядительных и оправдательных, оправдательных и  бухгалтерского оформления. Например, расходный кассовый  ордер в первой части содержит распоряжение о выдаче денег, а во второй оформляется выдача денег, подтвержденная  подписями получателя и кассира; накладная на отпуск материальных ценностей содержит в себе распоряжение отпустить материалы со склада в цех, а также оформление  фактической выдачи и т.д. 

• разовые — применяются один раз для отражения отдельной  операции или нескольких одновременно совершаемых операций. После оформления разовый документ поступает в  бухгалтерию и служит основой 

для отражения в бухгалтерском учете. Например, приходные и расходные кассовые ордера, счета­фактуры, расчетно­платежные ведомости и т.д.; 

• накопительные — составляются за определяемый период  (неделя, декада, месяц) для отражения однородных повторяющихся операций, которые записываются в них по мере совершения. В конце периода подсчитываются итоги по  показателям, используемым для учетных записей. Накопительные документы от сводных отличаются тем, что сводный документ составляется постепенно путем накапливания операций. К накопительным документам относятся лимитно­заборные карты, двухнедельные или месячные наряды и т.д

• внутренние — составляются в организации для отражения  текущих операций. Например, кассовые приходные и расходные ордера, накладные, акты, наряды, расчетно­ платежные ведомости и т.д.; 

• внешние – заполняются вне пределов данной организации и поступают в оформленном виде. Например, счета­фактуры, выписки банка, товарно­-транспортные  накладные и др.

• Группировка — это подборка документов в однородные группы не только по названиям, но и по документам, связанным с ними. Она позволяет подводить общие итоги по однородным документам, что значительно облегчает учетную обработку сгруппированных данных и дает возможность производить записи одной бухгалтерской проводкой. 

• Арифметическая  проверка — контроль арифметических подсчетов итогов, правильности отражения количественных и стоимостных показателей. 

• Таксировка документов  — выражение натуральных показателей  в денежном измерении и подсчет суммы. 

• Под контировкой документов понимают уточнение счетов, на  которые следует записать по дебету и кредиту оформленные в прилагаемых документах хозяйственные операции. 

После записи документов по бухгалтерским регистрам происходит их погашение, которое оформляется приложением к каждому документу штампа «получено» или «погашено». 

Такое погашение следует проводить для предотвращения злоупотреблений путем вторичного использования уже проведенных документов.