Тема 11. Технологии электронного документооборота

Электронным офисом называется программно-аппаратный комплекс, предназначенный для обработки документов и автоматизации работы пользователей в системах управления. В состав электронного офиса входят следующие аппаратные средства:

-персональные компьютеры, объединенные в сеть;

-печатающие устройства;

-средства копирования документов;

-сканер;

-проекционное оборудование для проведения презентаций.

Виртуальный офис - офисных услуг коллективного пользования, которые зачастую включают в себя служебный адрес организации для получения корреспонденции, услуги пересылки почты, виртуальный телефонный номер, приём факса, а также дополнительно предоставляются обслуживание входящих звонков, услуги секретаря, веб-хостинг и аренда переговорных комнат и конференц-залов для деловых встреч. «Виртуальный офис» также является общим термином для описания среды, которая позволяет команде сотрудников эффективно вести бизнес, используя исключительно коммуникационные возможности Интернета.

Система управления документами- компьютерная система (или набор компьютерных программ), используемая для отслеживания и хранения электронных документов и/или образов (изображений и иных артефактов) бумажных документов.

Система массового ввода документов. Для организации обработки большого количества бумажных документов и перевода их в электронную форму предназначена система массового ввода документов. Слово массовый говорит о том, что данная система масштабируема и способна работать как с одним бумажным документом в день, так и с 100 тысячами бумажных документов в день.

Система электронного документооборота  (СЭД) — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.

Тема 12. Технология Интернет

Интернет- всемирная система объединённых компьютерных сетей, построенная на использовании протокола IP и маршрутизациипакетов данных. Интернет образует глобальное информационное пространство, служит физической основой для Всемирной паутины (World Wide Web (WWW) и множества других систем (протоколов) передачи данных.

Стек протоколов TCP/IP- (англ. Transmission Control Protocol/Internet Protocol — протокол управления передачей) — набор сетевых протоколов разных уровней модели сетевого взаимодействия DOD, используемых в сетях. Протоколы работают друг с другом в стеке (англ. stack, стопка) — это означает, что протокол, располагающийся на уровне выше, работает «поверх» нижнего, используя механизмы инкапсуляции. Например, протокол TCP работает поверх протокола IP.

Адресация в Интернете. Для записи адресов используются два равноценных формата IP (ай-пи) и DNS-адреса.

IP-адрес (айпи-адрес, сокращение от англ. Internet Protocol Address) — уникальный сетевой адрес узла в компьютерной сети, построенной по протоколу IP. В сети Интернет требуется глобальная уникальность адреса; в случае работы в локальной сети требуется уникальность адреса в пределах сети.

Основа WWW:

ГИПЕРТЕКСТ — вид текстового документа, части которого находятся в памяти разных компьютеров и связаны между собой отношениями, при помощи которых можно быстро найти нужную информацию.

HTTP - (сокр. от англ. HyperText Transfer Protocol — «протокол передачи гипертекста») — протокол прикладного уровня передачи данных (изначально — в виде гипертекстовых документов)

HTML (от англ. HyperText Markup Language — «язык разметки гипертекста») — стандартный язык разметки документов во Всемирной паутине. Большинство веб-страниц создаются при помощи языка HTML (или XHTML). Язык HTML интерпретируется браузерами и отображается в виде документа, в удобной для человека форме.

URL — Uniform Resource Locator)(единый указатель ресурсов) — единообразный локатор (определитель местонахождения) ресурса. URL — это стандартизированный способ записи адреса ресурса в сети Интернет.

Web-индексы - стали первым средством систематизации содержимого документов, доступных через Internet.

Web –каталоги - информация по отдельным темам собрана в постоянно обновляющихся иерархически организованных каталогах. 

Структура и механизм работы поискового сервера.

Это специальные программы, которые занимаются поиском страниц в Сети, извлекают гипертекстовые ссылки на этих страницах и автоматически индексируют информацию, которую они находят для построения базы данных. Каждый поисковый механизм имеет собственный набор правил, определяющих, как cобирать документы. Некоторые следуют за каждой ссылкой на каждой найденной странице и затем, в свою очередь, исследуют каждую ссылку на каждой из новых страниц, и так далее. Некоторые игнорируют ссылки, которые ведут к графическим и звуковым файлам, файлам мультипликации; другие игнорируют cсылки к ресурсам типа баз данных WAIS; другие проинструктированы, что нужно просматривать прежде всего наиболее популярные страницы.

DNS - (Domain Name System, DNS) — это распределенная база данных, которая содержит информацию о компьютерах (хостах), включенных в сеть Internet. Чаще всего информация включает имя машины, IP-адрес и данные для маршрутизации почты.

FTP - служба передачи файлов. Эта служба позволяет потребителю принимать непосредственно программы и документы, например, текстового редактора "Word" или электронных таблиц "Excel". 

Рассылка электронной почты — средство массовой коммуникации, группового общения и рекламы. Заключается в автоматизированной рассылке сообщений электронной почты группе адресатов по заранее составленному списку. Список рассылки (англ. mailing list). Штатная возможность многих серверов электронной почты, а также функция специализированных программ для рассылки. Сервер принимает сообщение от любого подписчика на специализированный адрес, после чего перенаправляет это сообщение всем подписчикам списка рассылки. Эта технология позволяет организовать общение между собой группы людей (аналог телеконференции)

Базовые функции почтовых клиентов предназначены для исполнения простейших операций по отправке и приему сообщений электронной почты:

- Прием сообщений и автономный просмотр.

- Создание новых сообщений.

- Упорядочение сообщений.

- Сортировка после фильтрации используется для упорядочения сообщений внутри папок.

- Автоматизация подготовки ответных сообщений.

- Операции с вложенными файлами.

Телеконференции USENET- распределенная информационная система. Упрощенно можно назвать электронной газетой, целиком состоящей из объявлений ее подписчиков и читателей. У USENET нет центрального места хранения или печатания - информация осуществляет постоянный круговорот в сети от сервера к серверу, от сервера к клиенту, от клиента к серверу.

Служба IRC (Internet Relay Chat или Чат) является первым средством для онлайнового общения, которая предоставляет большой выбор каналов (тем) для проведения дискуссий с единомышленниками. Чат - это текстовый диалог в реальном масштабе времени. 

ICQ — (I seek You — Я ищу тебя) централизованная служба мгновенного обмена сообщениями сети Интернет

World Wide Web — распределенная система, предоставляющая доступ к связанным между собой документам, расположенным на различныхкомпьютерах, подключенных к Интернету. Всемирную паутину образуют миллионы web-серверов. Большинство ресурсов всемирной паутины представляет собой гипертекст. Гипертекстовые документы, размещаемые во всемирной паутине, называются web-страницами. Несколько web-страниц, объединенных общей темой, дизайном, а также связанных между собой ссылками и обычно находящихся на одном и том же web-сервере, называются web-сайтом. Для загрузки и просмотра web-страниц используются специальные программы — браузеры