Глава 3. Классификация документов и их форма

В деятельности подразделений МВД используются следующие основные виды документов: федеральные конституционные законы, федеральные законы, указы и распоряжения Президента РФ, постановления Совета Федерации и Государственной Думы, международные договоры Российской Федерации, нормативно-правовые акты МВД России, протоколы, акты, заключения, докладные записки, справки, запросы, сводки, письма, телеграммы, факсограммы.

В зависимости от того, при осуществлении какого из направлений деятельности органов внутренних дел создаются документы, они подразделяются на:

• Уголовно-процессуальные документы, которые отражают действия, при расследовании уголовных дел;

• Оперативно-розыскные отражают деятельность оперативно-розыскных подразделений;

• Административно-процессуальные отражают административную деятельность органов внутренних дел;

• Организационно-распорядительные.

Последний вид документов в зависимости от назначения можно разделить на:

• Распорядительные, к которым относятся нормативно-правовые акты управления, например, приказы;

• Отчетные. Данный вид документов отражает результаты выполненных задач и поручений;

• Документы общего характера.

В зависимости от места возникновения и направления движения документы классифицируются на:

• Входящие-акты, полученные в орган внутренних дел из других органов;

• Исходящие-документы, отправленные в адрес другого органа;

• Внутренние-документы, созданные внутри органа внутренних дел и не подлежащие отправке⁷.

В зависимости от численности субъектов составления документов:

• Односторонние, которые составляются от имени одного лица, например, рапорт;

• Многосторонние.

По способу представления:

• Электронные;

• На бумажных носителях.

В зависимости от способа создания документа:

• Рукописные;

• Машинописные.

По уровню секретности:

• Секретные. Устанавливаются три степени секретности сведений, составляющих государственную тайну, и соответствующие этим степеням грифы секретности для носителей указанных сведений: "особой важности", "совершенно секретно" и "секретно"⁸;

• Несекретные.

По содержанию:

• Простые, то есть посвященные одному вопросу;

• Сложные, охватывающие несколько вопросов.

По срокам исполнения:

• Срочные, требующие исполнения в определенный срок;

• Несрочные, срок для которых не установлен.

Несмотря на различия в назначении и содержании документов, создаваемых в органах внутренних дел, их составление и оформление подчиняется некоторым общим требованиям, содержащимся в ГОСТах и других нормативных актах, а также правилам, выработанным делопроизводственной практикой. Основным и основополагающим актом, регулирующий вопрос оформления документов, является инструкция по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации (утв. приказом МВД России от 20.06.2012 № 615). Данный акт поясняет, что оформление документов должно осуществляться с соблюдением правил:

• Обеспечение юридической силы документов;

• Оперативное и качественное их исполнение и поиск;

• Возможность обработки с помощью средств вычислительной техники;

• Создание как исторического источника информации.

Любой документы имеет реквизиты, при помощи которых данный документ можно идентифицировать. В вышеприведенной инструкции дается перечень реквизитов, используемые при оформлении и составлении документов, к ним относятся:

• Государственный герб Российской Федерации;

• Эмблема органов внутренних дел;

• Код организации;

• Основной государственный номер юридического лица;

• Наименование органа внутренних дел;

• Справочные данные об органе внутренних дел;

• Вид документа;

• Регистрационный номер документа;

• Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа адресанта;

• Место и дату составления;

• Адресат;

• Подпись и оттиск печати;

• Текст документа и др⁹.

ГОСТ 9327060 устанавливает три ряда потребительских форматов: А, В и С. Ряд А является основным, ряды В и С – дополнительными. Ряд А делится на классы, обозначаемые цифры от 0 до 13, отдельные форматы обозначаются буквой ряда и цифрой класса. Исходный формат – А 0, последующие форматы получаются путем деления предшествующего формата на две равные части параллельно меньше стороне.

Функциональное назначение документа, раскрывает для чего предназначены документы, каким целям они должны служить и какие задачи должны реализовывать. Таким образом назначение документов сводится к:

• Фиксированию и сохранению информации или ее преобразованию и передаче;

• Официальному удостоверению событий;

• Обеспечения контроля и проверки исполнения подчиненных подразделений;

• Осуществления связи служб и подразделений между собой с другими государственными органами, общественными организациями и гражданами.

Большую роль в решении задач документационного обеспечения управления органов внутренних дел отводится группе делопроизводства и режима, которое осуществляет централизованное документационное обслуживание всех служб и подразделений органов внутренних дел. В своей деятельности группа делопроизводства и режима руководствуется Приказами МВД и локальными нормативными актами. Группа делопроизводства и режима выполняет следующие функции: осуществляет прием, регистрацию документов, ведет учет документации, вручает документы исполнителям.