Тема 4. Управління бізнес-процесами у ланцюгах поставок

1. Процесний підхід в управлінні ланцюгами поставок.

2. Декомпозиція процесів в ланцюгу поставок.

3. Модель операцій в ланцюгу поставок.

4. Основні бізнес-процеси, які відбуваються у ланцюгу поставок.

5. Моделювання бізнес-процесів.

1. Процесний підхід в управлінні ланцюгами поставок.

Процес — це стійка, цілеспрямована сукупність взаємозалежних видів діяльності, що за певною технологією перетворить входи у виходи, що становлять цінність для споживача.

Дане визначення базується на визначенні стандарту ISO 9000:2000 і є загальним.

Бізнес-процеси являють собою множину внутрішніх видів діяльності, що починаються з одного та більше входів і закінчуються створенням продукції, необхідної клієнту та задовольняючої його за вартістю, якістю та сервісу.

Виділяють три основних групи процесів:

• наскрізні процеси, що проходять через кілька підрозділів організації або через всю організацію, що перетинають межі функціональних підрозділів. Наскрізні процеси часто називають міжфункціональними процесами;

• процеси підрозділів (підпроцессы), діяльність яких обмежена рамками одного функціонального підрозділу організації. Такі процеси називають внутріфункціональними процесами;

• операції самого нижнього рівня декомпозиції діяльності організації (функції), як правило, операції виконуються однією людиною.

У будь-якій організації існують як основні, так і допоміжні процеси. Основні - це процеси поточної діяльності компанії, результатом яких є створення виходів, необхідних зовнішнім клієнтом. Допоміжні процеси забезпечують існування основних процесів.

Крім цього, процеси управління зручно ділити на стратегічні, тактичні та оперативні, тобто процеси можуть відрізнятися масштабом.

Назви процесів, підпроцесів (або функцій) повинні бути виражені дієсловом або віддієслівним іменником.

Застосування для управління діяльністю та ресурсами організації системи взаємозалежних процесів може називатися процесним підходом.

Для управління процесом необхідно призначити посадову особу, відповідальне за виконання процесу і його результат. Щоб посадова особа могла управляти процесом, у її розпорядження повинні бути виділені ресурси, необхідні для здійснення процесу, делеговані права і повноваження (хоча права і повноваження для простоти теж можна віднести до ресурсів посадової особи).

Власник процесу - це посадова особа або колегіальний орган управління, що має у своєму розпорядженні ресурси (персонал, інфраструктуру, програмне й апаратне забезпечення, інформацію про процес), необхідні для виконання процесу, керуючий ходом процесу й несучу відповідальність за результат і ефективність процесу.

Схема взаємодії процесу і його власника

Вихід процесу (продукт) — матеріальний або інформаційний об'єкт або послуга, що є результатом виконання процесу та споживається зовнішніми стосовно процесу клієнтами.

Вихід процесу завжди має споживача. Якщо споживачем є інший процес, то для нього цей вихід є входом. Вихід процесу також може використовуватися як ресурс при виконанні іншого процесу. До виходів процесу можуть відноситися: готова продукція, документація, інформація (у тому числі звітна), персонал, послуги тощо.

Вхід бізнес-процесу — продукт, що у ході виконання процесу перетвориться у вихід.

Вхід завжди повинен мати свого постачальника. До входів процесу можуть відноситися: сировина, матеріали, напівфабрикати, документація, інформація, персонал, послуги тощо.

Ресурс бізнес-процесу - матеріальний або інформаційний об'єкт, постійно використовується для виконання процесу, але не є входом процесу.

До ресурсів процесу можуть відноситися: інформація, персонал, обладнання, програмне забезпечення, інфраструктура, середовище, транспорт, зв'язок та ін. Власник процесу в ході планування та управління процесом провадить розподіл і перерозподіл ресурсів для досягнення найкращого результату процесу. Інформація відноситься одночасно до входів і ресурсів процесу.

Приклад 1.1. У випадку маркетингового підрозділу інформація є основним входом, що перетворюється у вихід — звіт, контракт або прогноз продажів. У випадку основних виробляючих і допоміжних процесів або підрозділів інформація про плани й перспективи організації, про конкурентів і ринок може бути ресурсом, тому що прямо не перетворюється у виходи.

Приклад 1.2. Персонал, з погляду основних процесів, є ресурсом, що поставляє кадрова служба. З погляду кадрової служби — персонал це продукт, що надходить на вхід у вигляді ненавчених кандидатів на заповнення вакансій, а на виході процесу підбора й навчання кадрів готові фахівці передаються керівникам підрозділів.

Ресурси процесу:

• перебувають під управлінням власника процесу;

• їхній обсяг планується на велику кількість циклів або тривалий період роботи процесу.

Входи процесу:

• надходять у процес ззовні;

• їхній обсяг планується на один або кілька циклів роботи процесу, або випуск певного обсягу продукту.

Розподіл об'єктів, необхідних для виконання процесу, на «входи» і «ресурси», є досить умовним. Більше важливим для виконання процесу, є точне визначення того, що повинне надійти в розпорядження власника процесу, щоб процес відбувся і був виконаний успішно.

Виходи, входи й ресурси повинні позначатися іменниками, оскільки вони є матеріальними об'єктами.

Для чого потрібна система бізнес- процесів?

Система бізнес-процесів потрібна для:

• оптимізації бізнес-моделі (включаючи зміни організаційної структури);

• забезпечення ефективної міжфункціональної взаємодії підрозділів підприємств між собою та у ланцюзі поставок;

• регламентації та стандартизації діяльності у вигляді бізнес-процесів;

• розробки системи показників для управління бізнес-процесами та налагодження процесів на досягнення стратегічних цілей організації та ланцюга поставок;

• ефективного впровадження системи менеджменту якості;

• створення основи для впровадження сучасних технологій управління;

• створення бази знань про діяльність організації;

• рішення ряду оперативних задач управління.

Базова методика управління процесом.

На малюнку показана концептуальна схема управління процесом, заснована на сформульованому вище визначенні процесу.

Процес, представлений на малюнку має входи й виходи. Для виконання процесу використовуються ресурси (персонал, обладнання, інфраструктура, середовище та ін.). Управління процесом здійснює власник процесу. Всі ресурси, необхідні для виконання процесу, перебувають у його розпорядженні. Наявність власника процесу, що володіє ресурсами, є найважливішою необхідною умовою.

Концептуальна схема управління процесом

Для того щоб провадити управління процесом, власник процесу повинен одержувати інформацію про хід процесу та інформацію від споживача (клієнта) процесу. Тому однієї зі складових частин процесного управління є система надходження інформації власнику процесу. Відповідно, вищестоящому керівництву повинна надходити регулярна звітність про хід процесу.

Процес не може існувати окремо від організації. Для роботи процесів вищестояще керівництво повинне визначити призначення процесу, поставити перед власником процесу цілі та затвердити планові значення показників результативності та ефективності процесу. Власник процесу, у свою чергу, приймає управлінські рішення на підставі інформації, що надійшла, і встановлених планів.

Усередині підрозділу може бути виділено кілька процесів, як показано на малюнку. Можлива ситуація, коли усередині підрозділу буде виділений усього один процес (Відділ 2).

Бізнес-процеси підрозділу

У керівника підрозділу можуть бути заступники - начальники відділів (Відділ 1), які так само можуть бути власниками процесів більше низького рівня. У кожному разі за всі процеси підрозділу відповідає керівник підрозділу, за кожний окремий процес перед ним можуть відповідати керівники, безпосередньо йому підлеглі.

Локалізація бізнес-процесу в рамках одного структурного підрозділу: у підрозділ надходить інформація та матеріали, що виявляють продуктами діяльності інших процесів-постачальників. Вони перетворяться процесами підрозділу в результати (виходи), споживані внутрішніми і зовнішніми клієнтами. Керівник підрозділу і його заступників управляють процесами підрозділу і забезпечують їхню результативність і ефективність.

Створення продукту в підрозділі найчастіше передбачає взаємодію з іншими підрозділами, які також виконують певні процеси, як показано на малюнку.

Взаємодія процесів підрозділів

Як показано на малюнку процес «Б» Підрозділу 2 є постачальником процесу «А». Визначаються межі процесів по входах і виходам, регламентуються вимоги (форми взаємодії, терміни поставки, і т.п.) по входах/ виходам. Таким чином, діяльність усередині кожного підрозділу можна чітко структурувати, визначити зони відповідальності, розподілити ресурси та чітко визначити порядок взаємодії підрозділів.

Наскрізні процеси й мережа процесів.

Наскрізний (або міжфункціональний) бізнес-процес — бізнес-процес, повністю або частково включає діяльність, виконувану структурними підрозділами організації, що мають різну функціональну й адміністративну підпорядкованість.

Будь-яка система управління будується зверху вниз залежно від завдань, що стоять перед керівництвом і власниками організації. Виділення процесів в організації доцільно починати із процесів верхнього рівня, часто їх виділяють на основі клієнто-орієнтованих ланцюжків або продуктових ланцюжків (ланцюжків додавання цінності продукту — value added chain).

Мережа процесів - це сукупність взаємозалежних і взаємодіючих процесів підприємства, що включають у себе всі види діяльності, здійснюваної на підприємстві.