Примеры оформления служебных писем
Бланк письма
3.2.1. Письмо-запрос
Письмо-запрос – это разновидность делового письма, которое предназначено для запрашивания необходимой (недостающей) информации. Письмо-запрос представляет собой официальное обращение физического лица или представителя юридического лица к другому юридическому лицу.
Письма-запросы в большинстве случаев предваряют всю последующую работу по заключению различных соглашений между партнерами по служебно-деловой переписке.
Они предполагают обязательную реакцию адресатов в виде письменного ответа по существу и в срок, прямо установленный или автором запроса, или нормативно-правовыми документами.
Одной из разновидностей писем-запросов является коммерческий запрос – документ, представляющий собой обращение лица, желающего заключить сделку (покупателя к продавцу, импортера к экспортеру), с просьбой дать подробную информацию о товаре, услугах и пр.
Коммерческий запрос входит в группу контрактных документов и используется в операциях по подготовке и заключению сделки. В таком письме-запросе указываются, как правило, наименование товара (услуг) и условия, на которых импортеру желательно получить товар, например количество и качество товара, его модель, марка, цена, сроки поставки и условия платежа.
Основные реквизиты письма-запроса
1) адресант (название организации-отправителя и ее данные);
2) адресат (название и адрес получателя письма);
3) дата;
4) номер регистрации письма;
4) заголовок к тексту;
5) текст;
6) подпись.
Пример служебного письма-запроса
16.01.2017 г. № 01-9/182
О поставке холодильных камер
Уважаемый Евгений Владимирович! Просим Вас сообщить о возможности поставки большой партии холодильного оборудования (холодильные камеры МК-500, 1000 единиц), а также стоимость одной холодильной камеры при оптовой поставке, сроки поставки, стоимость транспортировки и форму оплаты. Заранее благодарны и убеждены, что наше сотрудничество будет плодотворным.
С уважением, Директор ЗАО «Фильтрум» (подпись) И.М. Васильев |