2. Функции и задачи организации

Организации преобразуют ресурсы в виде материалов, людей и информации в желаемые конечные состояния конца или цели.

Организации должны взаимодействовать с внешней средой для того, чтобы получать ресурсы и находить потребителей для своей продукции.

Все организации осуществляют горизонтальное разделение труда, разбивая всю работу на составляющие ее задачи. Более крупные организации осуществляют такое разделение, создавая отделы или подразделения, которые далее подразделяются на более мелкие единицы. Управление необходимо для координирования всех задач организации.

К основным переменным внутренней среды организации относятся: структура, цели, задачи, технология и люди.

Все организации, за исключением самых маленьких, разделены на горизонтальные специализированные функциональные области и вертикальные уровни управления. Структура организации является логическим соотношением функциональных зон и уровней управления, используемых для достижения целей организации.

Целями называются конкретные конечные состояния или желаемые результаты, которых хотят достигнуть члены организации, работая вместе. Формулирование целей и сообщение целей представляет собой важное средство координации работы, поделенной между специализированными группами, при условии, что цели подразделений увязаны с целями организации в целом.

Значение внешних факторов меняется от организации к организации и от подразделения к подразделению в одной и той же организации. Факторы, оказывающие немедленное влияние на организацию, относятся к среде прямого воздействия; все другие - к среде косвенного воздействия.

Основными факторами среды прямого воздействия являются поставщики материалов, трудовых ресурсов и капитала, законы и органы государственного регулирования, потребители и конкуренты.

Значимыми переменными среды косвенного воздействия являются технология, состояние экономики, политическая обстановка и социокультурные факторы.

Организации должны быть в состоянии эффективно реагировать и приспосабливаться к изменениям внешнего окружения, чтобы обеспечить выживание и достижение поставленных целей.

Проблему функциональности мы будем анализировать в рамках процессного подхода как зависимость между различными социальными процессами, выражаемая в функциональной зависимости переменных.

Теория организации определяет функцию как такое отношение части к целому, когда существование и изменение части обеспечивают существование и развитие целого [53].

В системном анализе под функцией понимается характеристика, определяющая изменение ее состояний, назначение и необходимость существования определенной системы [53].

Обобщенной формулировкой относительно функций любой организационной системы является преобразование ресурсов и знаний на удовлетворенные общественные потребности [53].

Рассмотрим принцип распределения функций внутри организаций. Таких основных функций можно назвать три [78]:

- информационная функция

- функция управления

- функция воздействия

А. Информационная функция связана с добыванием, приемом, сбором, обработкой и передачей информации.

Б. Функция управления включает анализ, распознавание, оценку ситуаций, выработку и согласование решений, их оптимизацию, контроль за выполнением решений.

В. Функция воздействия - это любые действия, связанные с активным влиянием на другие организации, объекты или людей.

Информационную функцию удобно анализировать, представив организацию как приемопередающую систему, состоящую из входного блока (приемника информации), преобразователя информации и выходного блока, выдающего преобразованный продукт интеллектуального, материального или иного вида.

Функция управления непосредственно связана с принципами управления, методами управления и типами самих управленцев. Сам феномен управления есть собственно управление людьми, социальной и деловой информацией.

Существуют различные классификации функций управления, принадлежащие разным авторам. Одним из критериев классификации является анализ содержания работы. По этому признаку функции управления делятся на общие (главные) и специфические (особенные).

В модели, предложенной А. Файолем, выделяются следующие главные функциональные элементы: планирование, организация, контроль и управление. К названным функциям причисляют также функции прогнозирования, координации и стимулирования.

Выполнение функции планирования включает в себя определение потребности в человеческих и материальных ресурсах, контроль за их наличием и использованием, прогнозирование возможных затруднений и способов их устранения.

Прогнозирование представляет собой наиболее творческий элемент управленческой деятельности, так как осуществление этой функции связано с использованием методов социологического, экономического и психологического анализа.

Функция управления человеческими ресурсами состоит в комплектовании организации квалифицированными работниками, изучению их индивидуальных качеств и оптимальному их использованию, обеспечении профессионального роста, разработке системы морального и материального стимулирования, предотвращении межличностных и межгрупповых конфликтов или их устранении.

Технолого-управленческая функция состоит в постановке, определении и исполнении конкретных производственных задач, в выработке и принятии решений технологического характера, оценке итогов производственной деятельности.

Общая и специальная функции непосредственно связаны с движением и переработкой информации. Принятие управленческих решений, регулирование и координация, контроль и оценка результатов возможны только при наличии четко отлаженных потоков информации. Движение информации создает системы прямых и обратных связей, которые объединяют в единое целое ведущую и ведомую части организации и тем самым обеспечивают достижение целей ее деятельности.

В рамках процессного подхода возможен анализ различных моделей динамики организационной (групповой) деятельности. Характер функционирования организации во многом зависит от фактора гетерогенности-гомогенности ее внутри групповых целей, где гетерогенность связана с ситуацией конкурентности, соперничества, а гомогенность - с ситуацией кооперации, сотрудничества [119].

Определенный интерес в изучении феномена групповой деятельности вызывает тактическая модель Б. Такмена, являющаяся попыткой определения универсальных переменных динамики групповых процессов, независимых от целевых и композиционных характеристик группы. Основой этой модели является идея взаимодействия двух сфер групповой активности: межличностной и деловой. Каждая сфера проходит четыре последовательных этапа развития: формирования, возбуждения, нормализации и структурно-функциональной организации.

Модель Б. Такмена получает свое развитие в работе Е.Мабри [119], выделившего также четыре фазы развития групповой деятельности:

1) латентная фаза, направленная на системообразование в группе с доминированием ориентационной активности в партнерстве и деятельности;

2) адаптация, для которой характерны тенденции борьбы с проблемами, усиления познавательной активности группы и роста ее влияния на отдельных членов группы;

3) интеграция, когда происходит поляризация мнений в отношении проблемных решений;

4) достижение цели, когда формулируется общее решение и достигается консенсус в оценке результатов общей деятельности.

Организация как субъект социальной деятельности характеризуется системой интегративных свойств, возникающих как следствие взаимозависимости и взаимодействия индивидов.

В. Подмарков предлагает следующую систему организационных связей [99]:

- формальные

- неформальные

- полуформальные

- внеформальные

- официальные

- неофициальные

Формальная структура отражает устойчивую систему формальных прав и обязанностей, инструкций, процедур, поощрений и санкций, действующих в организации [53]. Именно формальная структура порождает неформальную, поэтому они взаимосвязаны и взаимно влияют друг на друга.

Если рассмотреть данные признаки в контексте предлагаемого исследования и его ведущих параметров, можно сделать следующий вывод. Формальные и официальные структуры имеют выраженные признаки нормативности, в отличии от неформальных и неофициальных, где имеется больше предпосылок для коллективного и индивидуального творчества. Полуформальные и внеформальные структуры и организации, в основном, являются переходными или случайными и временными образованьями и потому не представляют интерес для данного исследования.