15. Содержание организационного плана, организационная структура

В данном разделе приводится информация, характеризующая организационную структуру фирмы, а также сведения о персонале, работающем на ней.

Первая группа вопросов, требующая освещения в разделе, связана с рассмотрением организационной структуры, представляющей собой способ и форму объединения работников фирмы для достижения поставленных перед ней производственных, коммерческих и других целей.

Организационная структура фирм документально фиксируется в графических схемах структуры, штатных расписаниях персонала, положениях о подразделениях аппарата управления фирмы, должностных инструкциях отдельных исполнителей. Важнейшими ее характеристиками являются:

• количество звеньев;

• иерархичность: число ступеней или уровней;

• характер распределения полномочий и ответственности по вертикали и горизонтали структуры системы управления.

При описании организационной структуры необходимо показать: какова структура управления фирмой, кто и чем будет заниматься, как все службы будут взаимодействовать между собой и как намечается координировать и контролировать их деятельность.

Следует подчеркнуть достоинства организационной структуры организации и ее соответствие критериям рациональности, в качестве которых можно назвать:

• соответствие объема выполняемых управленческих работ числу их исполнителей;

• сосредоточение на каждой ступени управления (звене) объективно необходимых функций и прав для их реализации;

• отсутствие параллелизма и дублирования функций;

• оптимальное сочетание централизации и децентрализации функций и прав;

• соблюдение норм управляемости, т.е. числа исполнителей, выходящих на одного руководителя или координатора их деятельности;

• степень надежности, оперативности, гибкости, адаптивности, экономичности и эффективности производства и управления.

Здесь же надо указать состав дочерних фирм и филиалов и их организационные взаимосвязи с головной организацией (если они есть).

Здесь необходимо рассмотреть организационную схему управления фирмой, состав подразделений и их функции, а также положения о структурных подразделениях. Следует показать соответствие организационной структуры стратегическим целям развития организации, показать коммуникаций и взаимодействия структурных подразделений.

Организационную структуру часто рассматривают как одно из самых главных условий эффективного функционирования организации. На самом деле, структура всегда следует за стратегией, то есть разрабатывается после определения целей организации и ее корпоративной стратегии.

Главной характеристикой качества структуры любой экономической системы является сбалансированность, пропорциональность взаимосвязей ее частей (подразделений и работников организации).

Организационная структура управления, таким образом, представляет собой упорядоченную совокупность устойчиво взаимосвязанных подсистем, обеспечивающих функционирование и развитие организации как единого целого.

В процессе внесения изменений в организацию некоторые связи между подсистемами разрушаются и возникают новые связи, определяющие основное направление развития организации.

Различают горизонтальные и вертикальные связи. Первые носят характер согласования и являются одноуровневыми, вторые — отражают отношения подчинения.

Процесс формирования организационных структур управления опирается на принципы управления, приведенные ниже:

- принцип иерархичности уровней управления — каждый нижестоящий уровень контролируется вышестоящим и подчиняется ему;

- принцип целеполагания — ОСУ должна, прежде всего, отражать цели и задачи организации, а следовательно, быть подчиненной производству товаров или услуг;

- принцип соответствия — в ОСУ должен реализовываться принцип соответствия полномочий и ответственности работников, с одной стороны, и квалификации и уровня культуры — с другой (именно с помощью ОСУ реализуется система ответственности и полномочий);

- принцип разделения труда — ОСУ должна обеспечить оптимальное разделение труда между органами управления и объемом их полномочий;

- принцип ограничения полномочий — полномочия руководителей ограничиваются миссией и целями организации, факторами внешней среды, уровнем культуры, традициями и нормами;

- принцип адаптации — ОСУ должна быть достаточно гибкой и реагировать на внешние и внутренние изменения; ОСУ должна быть адекватна социально-культурной среде организации.

В структуре управления организации основными связями являются линейные и функциональные связи. Линейные связи определяют отношения по поводу принятия и реализации управленческих решений, а также движение информации между лицами, принимающими решения. Функциональные связи вызваны самими функциями менеджмента: прогнозированием, планированием, организацией, производством, маркетингом, учетом, контролем и др.

Поиск оптимальной организационной структуры облегчается, если представлять себе алгоритм поведения рассматриваемой организации, представлять типовые схемы построения организационных структур, помнить о том, что готового решения здесь найти нельзя, поскольку работа «штучная».

Кроме того, надо помнить и то, что все типовые структуры работоспособны и могут дать положительный результат в том случае, если функции в структуре заданы, иерархии установлены, связи определены.

Классификация организационных структур позволяет выделить линейные, линейно-штабные, функциональные, линейно-функциональные, матричные структуры, а также динамические сети и безграничные предприятия.