1. Методы проведения обследования.

Методы проведения обследования

Методы обследования, то есть способ получения необходимых данных, определяется целями и задачами изучения бизнес-процессов и системы управления предприятием. В зависимости от объекта исследования выделяют следующие методы обследования:

· Процедурно-ориентированный метод - объектом исследования являются процедуры обработки информации.

· Предметно-ориентированный метод изучает элементы информации на предприятии.

· Метод анализа по структурным элементам системы управления изучает структуру подразделений и функции, выполняемые ими по управлению финансово-хозяйственной деятельностью.

· Метод анализа выходов изучает зависимость управленческих решений от начальных условий.

· Метод реакций на воздействие изучает реакцию системы на какие-либо воздействия.

В ходе практического проведения обследования бизнес-процессов предприятия применяются, как правило, все эти методы в комплексе.

2. Понятие информационного процесса.

3. Понятие и классификация CASE-средств. Особенности CASE-средств.

БИЛЕТ №____5____

1. Методы сбора данных при обследовании.

Методы сбора данных при обследовании

Основными методами сбора данных при обследовании являются:

· Анкетирование;

· Интервьюирование;

· Сбор документов;

· Наблюдение.

Анкетирование.

Анкетирование представляет собой сбор информации посредством заполнения специально разработанных для этого форм документов со структурированными вопросами. Ответы на данные вопросы должны содержать сведения, которые и необходимо получить в ходе обследования. Анкеты могут заполняться либо бизнес-аналитиком со слов должностного лица предприятия, компетентного в данных вопросах, либо непосредственно должностным лицом предприятия, и затем передаваться бизнес-аналитику для изучения. Во втором случае рекомендуется приложить к анкете инструкцию по ее заполнению. Это необходимо для того, чтобы избежать неверного толкования вопросов анкеты и достичь высокой точности ее заполнения. Кроме того, настоятельно рекомендуется заверять анкету подписью лица, его заполняющего. Это необходимо для того, чтобы избежать в будущем каких-либо проблем, связанных с отказом от предоставленной информации.

Анкета должна быть составлена таким образом, чтобы ее заполнение заняло не более 1 часа у анкетируемого лица, в противном случае внимание рассеивается и человек отвечает на вопросы анкеты по принципу «лишь бы отписаться», либо вообще игнорирует многие вопросы. Вопросы анкеты должны быть таковы, чтобы:

· Вопросы соответствовали цели получения необходимой и достаточной информации. При этом вопросы не должны нарушать общепринятую этику и условия конфиденциальности;

· Вопрос был однозначно понятен анкетируемому лицу, и находиться в сфере его профессиональной компетенции;

· Предполагаемый ответ на вопрос был кратким по объему, но достаточно полным по содержанию;

· По возможности, в зависимости от специфики вопроса, следует предлагать выбрать один или несколько заранее подготовленных вариантов ответа.

Как правило, анкетирование используется при получении общих представлений о деятельности предприятия в целом, и его подразделений в отдельности. Для более глубокого изучения необходимо использование иных методов.

Интервьюирование

Интервьюирование представляет собой опрос бизнес-аналитиком должностного лица предприятия в личной беседе. Интервью следует назначать заранее на удобное для интервьюируемого время. Рекомендуется проводить интервью продолжительностью не более часа. Интервью, как правило, проводят либо в форме относительно свободной беседы, либо в форме структурированного опроса. И в том, и в другом случае вопросы для интервью следует подготовить заранее. Ответы фиксируются либо письменно, либо на диктофон. Последнее удобнее, но требует больше времени на расшифровку записи.

Прежде чем начинать интервью, бизнес-аналитик должен представиться и коротко охарактеризовать цель беседы. Очень важно уметь расположить к себе собеседника, потому что в противном случае

Типичными ошибками являются:

· Переход беседы на темы, не относящиеся к цели опроса;

· Навязывание собственных вариантов ответа собеседнику;

· «Жонглирование терминами» и иная демонстрация собственных познаний бизнес-аналитика, вместо того, чтобы внимательно слушать собеседника.

В некоторых случаях анкетирование и интервьюирование совмещаются, то есть бизнес-аналитик самостоятельно заполняет заранее подготовленную анкету со слов интервьюируемого, и по ходу заполнения задает уточняющие дополнительные вопросы.

Сбор документов

Сбор документов - это весьма важный, хотя и не самый главный метод сбора данных о бизнес-процессах. Бизнес-процессы, так или иначе, связаны с передачей и обработкой информации, которая представлена, как правило, в виде документов. Таким образом, заполненные формы документов представляют большую ценность для иллюстрации того, как реально протекают бизнес-процессы на предприятии. В частности, по наличию подписей должностных лиц на документе можно представить и маршрут документа, и разграничение полномочий на предприятии. Кроме того, по заполнению полей документа можно понять, какие данные фиксируются и измеряются, а какие нет. Так, например, в стандартной форме путевого листа присутствует более сотни полей данных, однако, реально заполняется только около двадцати из них.

В некоторых случаях опытный аналитик по одним только образцам документов может восстановить реальный бизнес-процесс, но все же эффективнее использовать сбор документов в сочетании с интервьюированием и анкетированием.

Наблюдение

Наблюдение представляет собой непосредственное присутствие бизнес-аналитика на рабочем месте сотрудников подразделений с регистрацией событий и действий, происходящих в ходе рабочего дня. Сведения о действиях заносятся в специальную учетную форму для дальнейшей обработки и анализа. Наблюдение является весьма трудоемким процессом, поэтому на практике применяется не очень часто.

К достоинствам этого метода относится то, именно он дает наиболее полное представление о деятельности подразделений предприятия. Однако при проведении наблюдения непродолжительное время есть вероятность того, что под наблюдение попадет только небольшая часть функций и процедур, совершаемых в подразделении. При длительном же проведении наблюдения, как уже было сказано выше, существенно возрастает трудоемкость такой процедуры. Кроме того, зачастую исполнитель может работать с отличающейся от обычной интенсивностью, для того, чтобы было отмечено его трудовое рвение.

Поэтому наблюдение, являясь мощным инструментом сбора информации, применяется реже, чем предыдущие три метода.

2. Измерение количества информации.

3. Особенности CASE-средства Erwin. Области применения, среда.

БИЛЕТ №____6____