7. Управление формированием системы библ. Фонда

Управление библиотечным фондом (УБФ) – это осуществляемое систематически сознательное воздействие БП на формирование ф. с целью приведения его в соот-вие с задачами б-ки и ИП польз-лей. Управлять БФ- это значит: - показать особенности закономерности его формирования; - обнаружить и исключить противоречия между составом и струк-рой ф. и составом и струк-рой ИП польз-лей; - контролировать, анализировать, регулировать развитие ф. а осове закона соответствия.

Структура УБФ включает в себя 2 подсистемы:

1. управляемую или объект управления

2. управляющую или субъективное управление информирование связи между подсистемами и внешней средой.

Объект – это поток документов, которые собираются для пополнения фонда.

Субъект управления – человек, который или сам занимается формированием фонда, или руководит людьми, которые занимаются управлением фонда.

Отсюда выделяют 2 подсистемы управления библиотечным фондом:

• социальное управление, как способ воздействия на сотрудников библиотеки (субъект – субъективные отношения);

• управление технологическим процессом (комплектатор комплектует фонд).

Совокупность этих подсистем называется управлением фонда.

Социальное управление или руководство управлением фонда – это воздействие на людей, которые формируют фонд.

Уровни:

• высший уровень руководства (руководители библиотечного фонда РБ, области, ЦБС). Они решают стратегические задачи, намечают перспективы развития фонда, распределяют и перераспределяют материальные ресурсы.

• средний уровень (заведующий отделом комплектования). Они поддерживают фонд в соответствии динамики равновесия, устойчивости).

• низший (сотрудник, который реализует технологию формирования фонда).

Для того, чтобы осуществить управление необходима информация о состоянии фонда.

В завис-ти от тер-ных масштабов гос-ва несколько уровней УБФ: 1. Общегосударственный (руководит ФБФ путем создания законодат-х мат-лов → Мин-во культуры и Совет Мин-в в РБ). 2. Региональный (в обл-х- управление культуры, в районах- отделы культуры; осущ-ют инспектирование, контроль за исп-нием положений). 3. Местный – уровень самой б-ки (Директор осущ-ет админ-ное руководство, при нем Совет – вед. Спец-сты). Методическо руководство осущ-ся б-ками общегос-го уровня, а в обл-х – областными. Оно подразумевает выработку общей политики ФФ, а также разработку инструктивно-методич-х. материалов (Методисты).

Цель управления – привести фонд в желаемое, заранее смоделированное состояние, а также контролировать как реализуются принятые решения.

Функции управления формированием фонда:

1. прогнозирование

2. планирование

3. организация

4. регулирование

5. учет

6. контроль

7. анализ

Прогнозирование – прогнозироваться может объем фонда, профиль фонда, площади книгохранения, носители информации, средства обработки и т.д.

Планирование. На основе прогнозирования составляются планы, которые носят директивный или обязательный характер для исполнения. Бывает: - пятилетний (перспективные), - годовые (текущие)

В плане – контрольные показатели на планируемый период.

Организация. Суть организующей функции управления состоит в постоянном приведении фонда в соответствие с меняющимися к нему требованиями.

Регулирование – по отношению к библ. фонду эта функция заключается в том, что мы измеряем показатели фонда, сравнивается с эталоном, моделью и потом воздействует на эти показатели (регулирует).

Эту функцию выполняют процессы первичного и вторичного отбора, перемещение фонда из одного в другой, перевод документов на другие уровни хранения.

Учет. Означает получение, обработка, анализ, систематизация и обобщение сведений о ходе реализации управленческих решений. С позиции субъекта (фонд) учет представляет собой отражение количественных и качественных результатов труда на всех участках формирования фонда. (учет работы каждого сотрудника, сектора, отдела).

Контроль. Управляющая подсистема, выполняющая функцию постоянного контроля за правильностью действия, за полнотой как реализующегося управленческого решения.

Формы контроля: статистика книг и отказов. Контролирует деятельность сотрудников на всех участках

Анализ. Анализ информации, которая поступает от всех структурных частей системы управления фондом. Анализ действий по формированию фонда позволяет сопоставить, изучить задачи фонда, интересы абонентов. А анализ действия сотрудников позволяет вскрыть недостатки в их работе и устранить их.

ИЗУЧЕНИЕ СОСТАВА ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ.

Для управления формированием фонда собирают информацию по 4 направлениям:

1. Изучают состав абонентов и их информационные потребности и запросы

2. Изучают отказы абонентов

3. Изучение библиотечного фонда

4. Изучение использования БФ.

1.Сведения об абонентах влияют на различные характеристики фонда. Напр., социально-демографический состав абонентов – определяют профиль фонда. Общее количество абонентов, учитывая нормативную книгообеспеченность позволяет вычислить оптимальный объем фонда.

Данные о количестве читателей, которые интересуются определенными темами, позволяют определить удельный вес документов по каждой теме. Изучение состава абонентов зависит от типов и видов библиотеки.

2.Изучение отказов. Они могут быть и скрытыми, и явными. Выявление их помогает выявить пробелы в фонде.

Ликвидировать эти пробелы и отказы позволяют:

• доукомплектование фонда необходимыми названиями или экземплярами

• усиление контроля за своевременностью возврата документов в библиотеку

• сокращение срока обработки документа, его ремонта, реставрации

Перераспределение фонда в определенные библиотеки из одного в другой.