3. Комплектование бф. Источники и способы комплектования бф.

Комплектование библиотечного фонда – создание и постоянное обновление библиотечного фонда документами, отвечающим задачам библиотеки и интересам абонентов. Значение комплектации в том, что определяет собой всю библиотечную работы.

Виды комплектования:

1. Начальное - осуществляется, когда создается фонд новой библиотеки или создается новый подфонд в уже существующей библиотеке.

2. Текущее – пополнение фонда вновь изданными док-ми, выпущенных в течении 2-х предыдущих лет.

3. Ретроспективное – пополнение библиотечного фонда недостающими документами (экз., назв.) за прошлые годы.

4. Рекомплектование – планомерное и систематическое освобождение БФ от изданий, которые потеряли свою ценность для данной библиотеки.

Существует 4 этапа комплектования библиотечного фонда.

-1. анализ потока документов. Библиограф. пособия в помощь текущему комплектованию. При текущем комплектовании библиотек всех типов и видов используют перспективные и текущие библиографические пособия (изд. Планы, бюллетени). На основе этих изданий – осуществляется заказ литературы в биб.к-лах. Используют книги, газеты. Создают картотеку предварительных и текущих заказов.

- 2.первичный отбор документов состоит из 5 стадий:

1. Выяснение соответствия документов по формальным признакам (de visy)

2. Отбор по смысловому соответствию документов профилю фонда.

3. Внутри и внешнее системное соответствие

4. финансовые возможности библиотеки

5. Принятие решения по первичному отбора.

- 3.заказ документов - источник, формы, способы документоснабжения. Источник – объект, атк. Пост. Документы. Порядок последовательности действий по заказу документов. Способ – последовательность действий к получению документов.

Источник – коллектор, кн.магазин и т.д. Способ (книгообмен, дар), формы (беспл. обяз. экз. библиотечная серия) методы – предварительный заказ, текущий заказ.

- 4.прием новых поступлений – заключительный этап комплектования.

Для осуществления всех видов комп-ния каждый отдел комплектования и обработки в библиотеке создает справочный аппарат и использует в помощь комплектования, который состоит из 3-х частей:

1. Система справочных картотек (Картотека экономического и культурного профиля региона, Картотек читательского профиля, Картотека текущего комплектования, Картотека ретроспективного комплектования и т.д.).

2. Подсобный фонд отдела комплектования (это руководящие документы по библиотечному дел).

3. Текущий архив (отчеты о работе за прошлые годы, перспективные и оперативные планы и т.д.)

Источники комплектования: Система обязательных бесплатных и платных экземпляров, Приобретение документов через издательские, торговые комплексы, а также отдельные издательства и частные фирмы, Приобретение через бибколлектор, Книгообмен, Международный книжный обмен, Подписка на периодические издания, Издания органов НТИ, Приобретение через книжные магазины, Репродуцирование документов, Передача читательских личных книг библиотеке.

Способы документообеспечния: платные (покупка, подписка, замена, обмен утерянных и испорченных читателями изданий), бесплатные (обязательный экземпляр, обмен изданиями с другими б-ки, посредством ОРФ, дар, копирование, благотворительная помощь).

Бибколлектор. С ним работают массовые библиотеки. Плох тем, что он посредник + за это платят деньги. Специализация книжная торговля, организация для снабжения фондов библиотек.

Функции: 1. должны обеспечивать биб-ки издательской и книжной торговой инф-цией; 2. заключают договора с библ-ми; 3.собирают заказы биб-к на книги; 4. должны осуществлять технол. и науч. обработку.

Обязательные экземпляры – документы, которые издающие организации на основании постановления Совета Министерства РБ должны безвозмездно передать крупным национальным хранилищам. Виды: бесплатный, платный; республиканский, местный; ведомственный; целевой; полный.

Функции обязательного экземпляра: библиотечная (пополнение фонда библиотек); библиографическая (на базе обязательного экземпляра идет государственная библиографическая регистрация и статистический учет издательской продукции РБ); архивная (позволяет сохранить образцы произв. печати для поколений)

Обязательным экземпляром обеспечиваются, как правило, научные б-ки, например НББ. По обязательным экземплярам составляют национальные библиографические пособия.

4. учет, обработка и проверка библ. фонда.

Учет – это комплекс операций, обеспечивающих фиксацию сведений о величине, составе и движении фонда, а также его сохранности. Учету подлежат все документы, которые поступают и выбывают из фонда.

Значение учета: дает представление об общем размере фонда, распределен по отраслям; дает возможность установить такие показательные работы, как книгообеспечение, обращаемость фонда, коэффициент соответствия; соответствие охране фонда; важен в экономическом отношении, т.к. позволяет сравнивать работу по формированию.

Требования к учету фонда: 1. обязательно его ведения всеми библиотеками. 2. точность и тщательность учета (это обеспечивается четко оформленной документацией при поступлении и выбытии). 3. должен давать полные и точные сведения о фонде. 4. следует вести своевременно и оперативно. 4. данные учета фонда должны соответствовать количественному и стоимостному выражению данных бухгалтерского учета.

Функции учета:

Фиксировать наличие и местонахождение документа в фонде, т.е. идет регистрация каждого документа в отдельности и подсчет общего количества.

Основные единицы учета:

• Экземпляр – каждая отдельная единица документа, включаемая в фонд или выбывающая из него.

• Название – условное обозначение одного издания, которое может быть выпущено в одном или нескольких тиражах.

Дополнительные единицы учета фонда:

• годовой комплект – совокупность номеров (выпусков) периодических изданий за год, принимаемая за одну учетную единицу фонда;

• метрополка – международная единица учета величины фонда, измеряемая как 1 м стеллажной полки, занятой изданиями или другими документами;

• подшивка (переплетная единица) – совокупность номеров периодических изданий (документов), сшитых, переплетенных или скрепленных другим способом в одно целое и принимаемых за одну учетную единицу фонда.

Виды и формы учета:

• интегрированный (суммарный учет) – учет БФ группами (партиями) поступающих или выбывающих документов по одному сопроводительному документу (счету, накладной, акту и т.п.). Форма интегрированного учета – «Книга суммарного учета БФ». В этой книге фиксируются: - вводимые в ф. Д (в части - поступление лит-ры); исключаемые Д (в части - выбытие лит-ры); состояние БФ (общий объем ф. и объем составных его частей за определ. период – в части - итоги). Единой формы книги сумм. учета нет (т.к. б-ки имеют различные задачи, виды и типы Д).

• дифференцированный (индивидуальный учет) – учет каждого конкретного экземпляра документа или каждого названия документа, поступающего в фонд библиотеки или выбывающего из него. Единица учета – экземпляр или название, или физическая единица. По названиям ведется с целью дать представление о содержательной стороне БФ, кол-ве названий Д в фонде. Его основная форма – каталоги (систем, алф., нумерац.). Инд. учет по названиям выполняет контрольные и справочные функции. По экземплярности формой является либо инвентарная книга, либо лист актового учета БФ.

Инвентарная книга имеет для всех типов б-к единую форму. Она представляет собой исчерпывающую опись всех Д, поступивших и выбывших из ф. б-ки. Записи по хронологии, поэтому инв. Книга дает точную картину истории развития фонда. По ней можно установить время приобретения, акт списания, когда списана, стоимость. Сюда не вносятся брошюры, период. и продолжающиеся издания (они либо отдельно, либо в регистрационной картотеке). Листы актового учета – в крупных б-ках исп-ся с большим объемом поступления. Каждая поступившая и зарегистрированная в книге сумм. учета партия оформл-ся актом, где - № п/п акта, дата и список принятых Д. Каждый экз. имеет актов.№, состоящий из 3-х элементов: года записи, № акта и порядкового № записи Д в акте. Актовый учет удобен при компьютерной технологии. Учет по инв. Листам – в крупных научных б-ках с ОЭ. Они поступают с партией книг в качествет сопроводит-го Д. Процесс инд. Учета предельно упрощается.

Формы: книжная (инвентарная книга), карточная (карточка учетного каталога), листовая (лист актового учета), регистрационная карточка на определен. вид изданий (в т.ч. электрон. или аудиовизуального док-та).

Обработка документов.

В библиотеку приходит новая партия документов. На партию должен быть сопроводительный документ – счет, накладная, акт передачи, квитанция. В этом документе указано от кого, когда, в какую библиотеку, в каком количестве и на какую сумму были документы. Библиотекарь сверяет сопроводительные документы с содержанием партии. Соответствует ли количество и стоимость документов, которые прибыли в библиотеку, совпадают ли названия, число экземпляров. Если обнаружены несовпадения необходимо связаться откуда пришли или составить акт в 2-х экземплярах, в котором все указывается (один себе, другой им). Если пришли без сопроводительного документа 3 человека составляют акт приемке литературы, где все указываются.

После сверки идет штемпелевание (чтобы определить документ к данному фонду), а потом сверяется с картотекой текущего комплектования. после этого происходит библиотечная обработка, которая состоит из 2-х частей:

техническая обработка - те операции, которым подвергаются документы, чтобы определить их принадлежность к данному фонду. Определяются обязательные (штемпель, инвентарный номер, шифр, книжный формуляр, кармашек) и необязательные (контроль листков возврата, пометка о включении книги в каталог) элементы библиотечного оформления.

научная индексация, систематизация, предметизация.

Проверка библиотечного фонда.

Проверка фонда – это определение наличия зарегистрированных в учетной документации изданий и других документов в БФ. Проверка осуществляется путем сличения записей в учетной документации с фондом.

Обязательная проверка БФ производится: при смене материально-ответственного лица; при выявлении фактов хищения, злоупотребления и порчи документов; в случае стихийного бедствия, пожара или др. чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями; при передаче фонда библиотеки или ее части в аренду; при реорганизации и ликвидации библиотеки.

Проверка состоит из этапов: - подготовительного (составляется план); - непосредств. работа (различ. методы); - подведение итогов и оформление рез-тов .

Осн. методы проверки:

1. С помощью ин. Книги. Его достоинство – быстрый поиск инф-ции об издании. Недостаток – изнашиваемость инв. Книги при частом исп-нии (лучше для б-к с ф. не более 50тыс.).

2. С помощью карточек топограф. Учета. Это кат-г, где БО расположены в соот-вии с расстановкой Д на стеллаж. Полках. Этот кат- г ислкючит-но для проверки ф. Достоинства: точные сведения о наличии Д в ф., значит. Экономия времени и оперативность. Недостаток – возложение на биб-ку обязательств по ведению регистр-го контроля над правильностью ведения кат-га.

3. Контрольные талоны состав-ся на каждый Д, кот. включает след. Данные: шифр Д, инв. №, ФИО автора, первое слово заглавия, отдел б-ки, в кот. находится издание. Талоны состав-ся как на имеющиеся в ф. Д, так и на выданные. Контр. Талоны расстав-ся в порядке инв. № с целью сверки их с инв. Книгами. Достоинство – оперативность. Недостаток – картотека талонов не функционирует в периоды когда проверки не проводятся.

Результаты проверки фиксируются в акте и рассматриваются комиссией по сохранности.