4.1. Ділове спілкування, його особливості, функції, види.

Спілкування - одне з найважливіших складових нашого життя. Дефіцит або невміння спілкуватися стають причиною стресів, пригніченості, гніву, образ, розчарування й порушення взаєморозуміння.

Ділове спілкування - це процес взаємодії та взаємозв’язку, за якого здійснюється обмін діяльністю, інформацією та досвідом, що передбачає досягнення певного результату, вирішення окремої проблеми або реалізації поставленої мети. Ділове спілкування відображається в ступені усвідомленості й активності особистостей, що беруть у ньому участь.

Ділове спілкування передбачає не тільки набір уже готових рекомендацій, що застосовуються безпосередньо в діяльності керівника навчального закладу, воно є умовою розвитку техніки мислення та поведінки і допомагає тому, хто володіє нею, доходити правильних висновків.

Успіх ділового спілкування в професійній діяльності керівника навчального закладу визначається рядом умов: потребою в спілкуванні, комунікативною зацікавленістю, налаштованістю на світ співрозмовника, близькістю світогляду мовця і слухача; вмінням слухача проникнути в задум (намір, інтуїцію) мовця; зовнішніми обставинами (присутність сторонніх, фізичний стан), знанням норм етикету мовного спілкування тощо.

У процесі ділового спілкування вивчається своєрідність дії законів міжособистісних відносин, розкриваються специфічні закономірності, властиві діяльності керівника навчального закладу.

Види ділового спілкування:

1. Контактне - дистантне (за розташуванням комунікантів у просторі й часі).

2. Безпосереднє - опосередковане (за наявністю чи відсутностю певного опосередкованого «апарату»),

3. Усне - письмове (з погляду форми існування мови) тощо.

До основних функцій ділового спілкування відносяться:

1. Інформаційно-комунікативна (прийом і передача інформації).

2. Регулятивно-комунікативна (взаємне коригування дій у процесі спільної діяльності).

3. Афективно-комунікативна (передача емоційного ставлення).

Успішність ділового спілкування багато в чому визначається дотриманням цілого ряду умов, що сприяють здійсненню комунікативної мети. Фахівці з цієї проблеми (Г. Бороздіна, В. Деркаченко, Ф. Кузін, М. Поваляєва, М. Поташнік, А. Свенцицький, Ф. Хміль та ін.) до таких умов відносять потребу в спілкуванні, комунікативну зацікавленість, налаштованість на світ співрозмовника, близькість світогляду мовця й слухача; уміння слухача проникнути в задум (намір, інтуїцію) мовця; зовнішні обставини (присутність сторонніх, фізичний стан), знання норм етикетного мовного спілкування тощо.

Дуже важливо створити позитивний комунікаційний клімат, що допомагає встановити контакт і взаємовідносини в процесі спілкування. Відомо, що кількість переданої інформації, її точність збільшується в атмосфері довіри й відкритості між учасниками спілкування.

Управлінське спілкування - це ділове спілкування між суб’єктом і об’єктом управління в соціальних організаціях, що здійснюється за допомогою певних засобів і зумовлене потребами управління їх спільною професійною діяльністю.

Окремі вчені (Н. Костриця, В. Свистун, В. Ягупов) розглядають спілкування в управлінській діяльності на двох рівнях: інтегральному (ділове спілкування забезпечує життєдіяльність навчального закладу в цілому) та локальному (ділове спілкування реалізується в процесі певної взаємодії та забезпечує досягнення конкретних цілей).

Функції ділового спілкування

На інтегральному рівні управлінське спілкування забезпечує життєдіяльність навчального закладу в цілому. Тут можна виділити такі функції:

1. Регулятивна функція - дозволяє організовувати спільні дії, планувати, з’ясовувати, координувати, оптимізувати взаємодію різних об’єктів управління.

2. Функція соціального контролю - способи вирішення завдань, принципи і форми професійної діяльності мають нормативний характер, їх регламентація в розпорядженнях, вказівках, у групових і соціальних нормах забезпечує цілісність і організованість підприємства, з’ясованість спільних дій виконавців. Підтримка необхідної узгодженості й організованості здійснюється завдяки функції соціального контролю.

3. Функція соціалізації - включаючись у спільну діяльність і спілкування, молоді співробітники не лише оволодівають комунікативною культурою, але й вчаться швидко орієнтуватися в партнері, ситуації спілкування і взаємодії, слухати і говорити, що важливо як у плані міжособистісної адаптації, так і для здійснення безпосередньої професійної діяльності. Важливе значення має при цьому вміння діяти в інтересах трудового колективу, доброзичливе, зацікавлене і толерантне ставлення до працівників.

4. Соціально-педагогічна функція - у процесі спілкування здійснюється вдосконалення професійної компетентності, виховання і розвиток особистості працівника, передається набутий практичний досвід. У результаті систематичних контактів у процесі спільної діяльності учасники спілкування набувають різноманітних знань про самого себе, партнерів, способи найраціональніших рішень поставлених перед ними завдань. Оволодіння необхідними професійними практичними навичками та вміннями, можлива компенсація знань у окремих працівників також забезпечується соціально-педагогічною функцією.

На локальному рівні розглядаються функції, що реалізуються в процесі конкретної взаємодії і забезпечують досягнення певних цілей в акті спілкування:

1. Контактна, мета якої - встановлення контакту як стану спільної готовності керівника і підлеглого до прийому й передачі повідомлення та підтримки взаємозв’язку в формі взаємозорієнтованості.

2. Інформаційна - обмін повідомленнями, тобто прийом і передача будь-яких відомостей у відповідь на запит. В управлінні це насамперед доведення управлінського рішення до виконавця (накази, доручення, завдання), отримання інформації про хід і результати виконання цього рішення, а також обмін думками, задумами тощо.

3. Спонукальна, у ході реалізації якої здійснюється стимуляція активності об’єкта управління, спрямування його на виконання певних дій.

4. Координаційна, мета якої - взаємне орієнтування та з’ясування способів дій людей при організації та здійснені спільної діяльності.

5. Розуміння - адекватне сприйняття і оцінювання смислу повідомлення, розуміння партнерами по спілкуванню один одного, їх намірів, настанов, переживань, станів тощо.

6. Амотивна функція - пробудження у партнері необхідних емоційних переживань (обмін емоціями), а також змін (за його допомогою) переживань і станів ініціатора спілкування.

7. Встановлення стосунків - усвідомлення та фіксування людиною власного місця в системі рольових, статусних, ділових, міжособистісних та інших зв’язків, у яких має вона функціонувати.

8. Функція впливу - зміни стану, поведінки, особистісних смислових утворень партнера, у тому числі його намірів, настанов, думок, рішень, уявлень, потреб, дій, активності тощо.

Знання інтегральних функцій спілкування в управлінській діяльності дає можливість керівникові навчального закладу виявити причини відхилень і порушень цього процесу, недосконалість структури управління. Орієнтація в локальних функціях спілкування в ситуаціях безпосередньої взаємодії керівника і підлеглого допомагає виявити причини труднощів, які виникають при розв’язанні конкретного завдання щодо управлінського спілкування.

Мистецтво ділового спілкування, знання психологічних особливостей, уміле використання діагностичних і психолого-педагогічних методів особливо необхідні тим фахівцям, діяльність яких припускає постійні контакти. До цієї категорії і відноситься професія керівника навчального закладу.