3 Совершенствование существующих систем управления запасами в компании

3.1 Основные проблемы и тенденции развития в управлении запасами

Анализируя тенденции бизнеса, можно выделить усиление движения к переходу от традиционной культуры бизнеса к проектному принципу. Проектный подход позволяет более гибко и быстро удовлетворять требования рынка и выживать в новых условиях, позволяет выбирать более экономичные, эффективные методы решения задач; ведёт к самоорганизации и самообучению. Уделим особое внимание уделено управлению проектом по внедрению и реализации изменений системы управления запасами [4].

При описании и исследовании бизнес деятельности компаний были выявлены следующие «узкие места» системы управления товарными запасами. Проблемы системы управления товарными запасами компании можно разделить на три типа: стратегические, тактические и операционные. Стратегические проблемы возникают из-за не проработанности или отсутствия планирования в компании. Например, в процессе работы возникают моменты, когда на складах компании отсутствует к.л. номенклатурная позиция. Из-за чего это происходит? По двум причинам: отсутствует план продаж, и нет четкой товарной политики, менеджеры в отделе закупок не знают что, когда и в каких количествах необходимо закупать. И также нет понимания, как будет продаваться уже закупленный товар. Часто бывает так, что закупают лишний товар, происходит затоваривание склада, образуются неликвиды. Что влечет за собой большие инвестиции в товарные запасы. Одной из проблем является взаимодействие с поставщиками, плохо выполняются договорные обязательства, слабый обмен информацией, поставщики не хотят брать ответственность за риски [2].

Тактические проблемы возникают в следующих случаях. У компании два территориально разнесённых склада и часто возникает вопрос, где хранить ресурсы и в каких количествах. В связи с этим, нет понимания как перевозить уже готовые заказы или частично собранные. Возникает вопрос по логистике в компании, использовать ли внешнюю компанию или создавать собственный ресурс? В период активности рынка иногда не хватает мощностей для удовлетворения «пикового спроса», что в конечном счете также влияет на удовлетворение клиентского спроса. И самое главное – в компании нет механизмов для измерения эффективности работы; нет основных ключевых показателей, нет метрик как для измерения эффективности работы, так и для оценки запасов и финансов [9].

В процессе составления заказов поставщику приходится совершать ряд определенных действий, что приводит к снижению скорости размещения заказа. Некоторые операции можно автоматизировать, такие как автоматическое заполнение документа по остаткам, составление заказа поставщику на основе прогнозов и т.п. Как было сказано чуть выше, в компании отсутствуют потребности клиентов в номенклатуре, плохо организовано взаимодействие с поставщиками, в связи с чем получаем рассогласованность в действиях, как с поставщиками, так и с покупателями, т.е. бывает так что товар приходит позже чем он необходим, или приходит товар и хранится длительное время. Эти проблемы относятся к операционным.

К операционным проблемам можно также отнести еще тот факт, что в компании не ведутся работы по мониторингу деятельности и не ведутся работы по повышению эффективности. А также мало внимания уделяется инновационным технологиям [12].

Товарно-материальный запас – это запас какого-либо ресурса или предметов, используемых в организации. Система управления товарно-материальными запасами – это совокупность правил и способов регулирования, с помощью которых можно контролировать уровни запасов и определять, какие уровни следует поддерживать, какой запас следует пополнять и каким должен быть объем заказа. Основная задача системы управления товарными запасами – инвестировать средства в запасы таким образом, чтобы достигать стратегических целей бизнеса. Система управления запасами реализует организационную структуру и текущую политику, обеспечивающие поддержание запаса ресурса и эффективное управление им. Одной из целью системы управления является создание «буфера» для нейтрализации колебаний в поставках и спросе [4].

Основой системы управления товарными запасами является модель пополнения ресурсов. В мировой практике существуют три основные метода заказов: модель с фиксированным объемом заказа, модель с фиксированным периодом заказа и модель «минимума-максимума». Выбор той или иной модели зависит от многих факторов: от типа производства поставщиков, от взаимоотношений с поставщиками и клиентами, от состояния рынка, от требуемого уровня сервиса, от финансового состояния компании, от бизнес стратегии компании и т.д.

В процессе управления товарными запасами организации часто возникают вопросы такого характера:

• Когда размещать заказ, сколько инвестировать средств в товар?

• Каким образом организация должна удовлетворять требованиям клиента?

• Где должны быть размещены ресурсы компании?

• Как она должна развивать отношения с другими организациями?

• Каким образом улучшать и развивать ресурсы и процессы компании?

• В какой тип технологий организация должна инвестировать средства?

• Когда она должна расширяться, и какими шагами?

• Насколько большой должна быть организация?

• Какие внутренние возможности должна иметь и развивать компания как основу своего долгосрочного успеха?

• Каким образом увязать её ресурсы в организационную структуру?

Большинство решений этих вопросы лежат в сфере действия операционной стратегии компании. Операционная стратегия – это общий профиль решений, которые формируют долгосрочные возможности любого типа операций посредством согласования потребностей рынка с операционными ресурсами. Операционная стратегия не может реализовываться изолированно, она должна быть связана с потребителями (по вертикали) и с другими структурными элементами организации (по горизонтали). Операционная стратегия является составляющей частью общего процесса планирования, что обеспечивает соответствие операционных задач – задачам более широкой организационной структуры [5].

Планирование продаж и операций – процесс разработки тактических планов, обеспечивающий менеджменту способность стратегически направлять свои бизнесы для достижения конкурентных преимуществ на постоянной основе путем интеграции клиент-ориентированных маркетинговых планов для новых и существующих продуктов с управлением цепью поставок. Процесс собирает воедино все планы для бизнеса (продаж, маркетинга, развития, производства, источников поставок, финансовый) в один интегрированный комплекс планов. Он (процесс) выполняется как минимум раз в месяц и рассматривается менеджментом на агрегированном (по товарным группам) уровне. Процесс должен согласовать все планы по поставке, спросу и планы по новой продукции и на подробном, и на агрегированном уровне и увязать это с бизнес-планом. Это – четкая формулировка планов компании в кратко- и среднесрочном периоде, охватывающее горизонт, достаточный для планирования ресурсов и поддержки ежегодного процесса бизнес-планирования. Исполняемый должным образом, процесс планирования продаж и операций связывает стратегические планы бизнеса с их исполнением и рассматривает показатели деятельности для постоянного усовершенствования [2].

Политика управления запасами представляет собой часть общей политики управления ресурсами предприятия, заключающейся в оптимизации общего размера и структуры запасов товарно-материальных ценностей, минимизации затрат по их обслуживанию и обеспечении эффективного контроля за их движением. Одной из основных задач политики управления товарно-материальными запасами является разработка такого механизма, с помощью которого можно достичь оптимальных капиталовложений в товарно-материальные ценности. Успешное управление запасами минимизирует их объемы, помогает снизить расходы и повысить доход. Политика управления запасами – выражение целей и подходов компании к управлению компании на стратегическом уровне и должна опираться на стратегию компании в целом. Политика управления запасами может включать в себя описание системы распределения товаров и типов взаимоотношения с партнерами. В компании политика управления запасами фиксируется документом, состоящим из двух разделов: цели, выраженные в цифрах и методов достижения данных целей.

Основная задача управления запасами это – инвестировать средства в запасы таким образом, чтобы достичь стратегических целей бизнеса. Следовательно, система управления товарными запасами организации должна нам дать ответы на вопросы: что закупать, сколько закупать, что и сколько хранить? Важными критериями оценки эффективности являются коэффициент оборачиваемости и уровень обслуживания [11].

Уровень обслуживания (обычно выраженный в процентах) – измерить степени своевременного удовлетворения спроса из запасов для удовлетворения запрошенных клиентом дат поставки и объемов поставки. Это показатель доступности запаса в момент, когда он необходим для покупателя.

Коэффициент оборачиваемости – это показатель того, насколько эффективно используются вложенные в товарные запасы денежные средства.