2 Анализ современых логистических систем в управлении запасами компании

2.1 Анализ систем управления запасами в современных условиях

В настоящее время в России наблюдается рост интереса к логистическим информационным системам (ЛИС) в целом, и, в частности, к логистическим компьютерным системам управления запасами (ЛКС УЗ). Это связано с рядом различных научных и практических причин. В советское время условия административной экономики позволяли осуществлять плановую организацию кругооборота средств и целенаправленно формировать такие пропорции между отдельными стадиями экономического кругооборота, которые в целом приближались к требуемым. Переход от централизованного управления экономикой к рыночным условиям хозяйствования разрушил государственную систему управления предприятиями и один из ее элементов: систему управления запасами, основу которого составляло нормирование запасов [3]. 

Известно, что в структуре имущества предприятий оптовой торговли запасы товаров на складах занимают значительный удельный вес. Таким предприятиям необходимо точно знать сколько и каких запасов товаров требуется для обеспечения непрерывности и точности в снабжении клиентов. Накопление запасов сверх необходимого уровня приводит к омертвлению вложенного в них капитала, уменьшению прибыли и снижению рентабельности предприятия. Вследствие роста запасов происходит замедление оборачиваемости средств, что, в свою очередь, приводит к дефициту свободных денежных средств, вызывая неплатежи по обязательствам предприятия.

Отсутствие запасов необходимых материальных ресурсов также отрицательно влияет на его финансовое положение. Поэтому определение оптимального уровня и поддержание на этом уровне запасов имеет большое значение для повышения отдачи с каждого рубля вложенных средств.  В данный момент времени в российской экономике, в частности в сфере оптовой торговли, происходит процесс насыщения рынка товарами и услугами. При расширении ассортимента и повышении качества товаров происходит усиление конкуренции, и если раньше потребители выбирали поставщиков в основном исходя из предлагаемых цен, то теперь кроме низких цен требуется еще и высокое качество товара, и своевременность его поставки. Многие компании пытаются оптимизировать свои бизнес-процессы для стабилизации падающей рентабельности. В связи с этим увеличивается интерес к ЛКС УЗ для предприятий оптовой торговли [8]. 

Рассмотрим особенности систем управления запасами на предприятиях оптовой торговли. Главный механизм системы управления запасами, который необходимо внедрить в работу всех ее элементов, состоит в реализации принципа обратной связи. 

Система будет управляема если после воздействия на нее можно определить новое состояние системы, оценить его, и с учетом полученных новых данных осуществить корректирующее воздействие. 

Несмотря на всю очевидность этого классического требования к управляемой системе, системы управления запасами на большинстве предприятий оптовой торговли не обладают этим свойством. Решив проблему складского учета и разрабатывая управляющие воздействия, менеджер верхнего звена не получает правильного представления о том состоянии, в котором находится система. Вместе с тем он может получать от системы складского учета такое обилие информации, которое не позволяет ему принимать именно управляющие воздействия. Менеджер получает только информацию о текущем состоянии запаса. Но для того чтобы принять управляющее решение, направленное на удержание динамически изменяющегося состояния системы управления запасами, необходимо иметь ее обобщенные характеристики, отражающие динамику системы и реакцию на ранее принятые, пусть даже ошибочные, управляющие воздействия.  Рассмотрим архитектуру системы управления запасами на предприятии оптовой торговли [9].

На первом уровне системы размещаются модули компьютерной программы складского учета и баз данных, в которых накапливаются сведения о движении товаров и работе с покупателями при осуществлении отгрузки товаров. Здесь же выделяются знания персонала и правила работы с компьютерной программной средой, в том числе и с бухгалтерскими нормативными актами, которые определяют порядок действий при совершении операций прихода товара и при отгрузке товара со склада. Кроме этого, в системе первого уровня присутствуют элементы знаний персонала по выявлению закономерностей спроса на товар, определению товарных остатков. Вся эта информация необходима для того, чтобы система управления запасами в целом могла функционировать, т. е. хранить и отгружать товар.  Второй уровень системы управления запасами на предприятии оптовой торговли состоит из различных моделей управления запасами. Модель описания запасов и управления запасами может быть реализована по-разному. В простейшем случае, когда все на себя принимает человек, второй уровень состоит из практических рекомендаций, которым необходимо следовать при закупках того или иного товара.

Практически модель управления «хранится» в голове руководителя. Его опыт и указания определяют то, что надо знать о запасах и как их следует пополнять. Персонал работает с поставщиками и осуществляет техническую поддержку при заключении договоров с поставщиками. Однако сами рекомендации и правила выработки управляющих решений есть результат конкретных исследований, проводимых с использованием математических моделей. Эти результаты оцениваются с помощью специальных компьютерных программ и представляются руководителю в качестве рекомендаций для выработки эффективных решений.  Возможен и альтернативный вариант реализации системы второго уровня. Здесь основу составляют правила и знания персонала, необходимые для анализа состояния товарных запасов и выработки правил принятия решений по формированию запасов [15].

Значительную помощь в обработке и наглядном представлении разноплановой информации о состоянии запасов может оказать специализированное компьютерное программное обеспечение, в котором воплощены разнообразные модели управления. Именно специализированное программное обеспечение позволяет быстро подготовить для персонала необходимые сведения, без анализа которых невозможно принять обоснованное решение. Не следует путать это программное обеспечение с компьютерными складскими программами. Например, хорошо известно, что многие складские программы используют такое понятие в описании товара, как минимальный остаток или страховой  запас [7].

Эта величина помогает определить момент когда следует закупать товар. Но как определить значение страхового запаса? Для этого необходимо построить прогноз спроса. А для построения прогноза спроса необходимо иметь предшествующую статистику продаж, и даже на основе математически вычисленного прогноза спроса на товар нельзя сказать каково должно быть значение страхового запаса. Необходимо оценить страховой запас с учетом эффективного вложения денег в запасы по широкому ассортименту. А это уже задача, для решения которой используются специальные компьютерные программы. 

На втором уровне системы присутствуют навыки и приемы работы с указанным компьютерным программным обеспечением для принятия решений и анализа состояния запасов. Взаимодействие между двумя уровнями системы также поддерживается коммуникационными правилами, в соответствии с которыми обеспечивается передача информации от одного уровня к другому. Практически это отражается в инструкциях для персонала, который должен взаимодействовать друг с другом. Информация между сотрудниками, имеющими отношение к товарным запасам, должна быть достоверна, проходить в полном объеме и в установленный срок [18]. 

На третьем уровне находятся модель управления финансами и правила, которые позволяют контролировать финансовое состояние запасов, а также оценивается экономическая эффективность принимаемых правил по формированию запасов, определяются финансовые источники для их приобретения и общая финансовая стратегия управления запасами. Здесь принимаются стратегические решения по формированию запасов. Третий уровень системы основан также на знаниях персонала и специализированных методах оценки состояния запасов и показателей деятельности всего предприятия. Реализация методов экономического анализа предполагает использование специализированного компьютерного программного обеспечения [10]. 

Итак, основу системы управления запасами на предприятии оптовой торговли составляют технологии анализа состояния запасов и внешней среды, а также правила принятия решений по формированию запасов. Сами правила могут быть реализованы в виде специализированных компьютерных программных модулей и инструкций для персонала. При этом основным элементом системы управления запасами является специалист, обладающий достаточным уровнем знаний для того чтобы принимать «интеллектуальные» решения, которые подкреплены серьезным анализом текущего состояния запасов и внешней среды [6]. 

Таким образом, при создании системы управления запасами необходимо в той или иной степени построить каждый из структурных элементов этой системы. Очевидно, что в каждом отдельном случае должны быть созданы свои собственные элементы, учитывающие специфику деятельности фирмы и приемы маркетинговой работы. Несмотря на индивидуальность каждой реализации, общие принципы для большинства систем управления запасами на предприятиях оптовой торговли одинаковы и хорошо поддаются описанию и изучению.