1 Теоретические основы системы управления запасами компании

1.1 Сущность процесса управления запасами в логистике

Экономический успех торговой организации в значительной степени зависит от того насколько рациональны размеры запасов, которые накапливаются на том или ином этапе движения товара в пределах границ логистической системы торговой организации.

Связанные с товаром затраты и риски торговой организации начинаются от момента закупок и далее имеют место в процессах транспортировки, хранения и складской подработки и завершаются после продажи и отпуска товара покупателю. Необходимым условием эффективности управления материальным потоком, пронизывающим разные звенья, является выделение единой функции управления данным объектом. Для того чтобы эффективно управлять запасами, необходимо выделить соответствующий процесс и определить его владельца [1].

Целью процесса управления запасами в торговой организации является обеспечение бесперебойности продажи товара в нужном покупателю количестве и в установленные сроки при минимальных расходах на содержание запасов.

Система управления процессом работает следующим образом:

Руководство торговой организации проводит анализ внешней среды и состояние организации, разрабатывает стратегические цели управления запасами и формирует стратегию их достижения.

Затем руководство определяет целевые значения показателей, которым должен удовлетворять процесс. Информация по целевым показателям доводится до нижестоящих руководителей и владельца процесса.

Владелец процесса осуществляет детальное планирование своей деятельности, детализируя показатели. По ходу реализации процесса владелец процесса получает оперативную информацию и проводит её анализ. В случае возникновения отклонений, владелец процесса разрабатывает соответствующие оперативные управленческие решения. Если решение по управлению процессом владельцем не может быть принято (превышает полномочия), то оперативная информация об отклонении предоставляется руководителю верхнего уровня [9].

С установленной периодичностью владелец процесса выполняет статистический анализ процесса и разрабатывает мероприятия по его улучшению, а также готовит отчетные документы по выполнению процесса, прикладывает к ним протоколы анализа отклонений от нормального хода процесса и передает комплект этих документов вышестоящему руководителю.

Субъект управления

Аналогично по другим основным процессам компании

Определение целей, формирование стратегии, анализ процесса управления запасами

Владельцы процессов

Детальное планирование деятельности по управлению запасами. Разработка регламентов управления запасами. Оперативное управление запасами, а также ряд других функций

Ресурсы и регламенты управления запасами

Показатели процесса управления запасами

Объект управления

Процесс закупок

Процесс хранения

Процесс сбыта

Рисунок 1 – Процесс управления закупками

Владелец процесса отвечает за выполнение и результат всего процесса в целом, несет ответственность за реализацию данного процесса сотрудниками различных функциональных подразделений. Основной проблемой является устранение возможных конфликтов между владельцем процесса и начальниками функциональных подразделений.

Ситуация: Отдел снабжения радеет за повышение уровня запасов (завозить и заказывать более крупными партиями), что приведет к снижению затрат на транспорт, нагрузки на работников службы снабжения, редкому возникновению страховой ситуации [3].

Отдел сбыта тоже радеет за повышения уровня запасов

Финансовый отдел - за снижения уровня запасов. В итоге конфликтная ситуация. Владельцем процесса управления запасами не должен быть никто из участников этого конфликта. Роль рефери между функциональными подразделениями должен взять на себя менеджер по логистике.

Стандартизация процесса управления запасами. Процесс управления запасами можно разделить на 2 группы: процесс планирования и процесс оперативного управления, связанный с обработкой материального потока

Процесс планирования декомпозируется на: предварительные процедуры, планирование продаж, планирование товародвижения. Рассмотрим пример стандартизации процесса управления запасами.

Прогнозирование и планирование продаж осуществляется по укрупненным товарным группам, далее с помощью специальных коэффициентов устанавливаются планы продаж по отдельным позициям ассортимента [4].

Основой выработки решений по управлению запасами является прогнозирование продаж и последующее планирование расхода продукта, которое выполняется как по отдельным ключевым позициям ассортимента, так и в разрезе укрупненных товарных групп. Состав ключевых позиций и укрупненных товарных групп утверждается руководством организаций до начала планирования. Состав групп может корректироваться – включение новинок и удаление неликвидов, а также, если меняется роль товарной позиции в результате торговой деятельности. Для составления и обновления перечня товарных групп и ассортиментных позиций, в разрезе которых осуществляется прогнозирование, должна быть прописана пошаговая процедура, в основе которой лежит АВС-анализ. Также должна быть стандартизована процедура идентификации неликвидов (позиции с низкой оборачиваемостью, небольшой долей в доходе предприятия, редко встречаемые в заказах покупателей). Получая статус неликвидов, позиции уцениваются или списываются [6].

После того как план продаж по укрупненным группам товаров составлен, переходят к плану продаж по отдельным позициям. Для этого рассчитывают коэффициент вхождения данной позиции в группу на основе статистических данных за закрытые 12 месяцев. Рассчитывают по следующей формуле:

, (1)

– коэффициент вхождения i-той позиции ассортимента в j-тую укрупненную товарную группу;

- среднемесячная реализация по i-той позиции ассортимента, относящейся к j-й укрупненной товарной группе, за закрытый период, скорректированная с учетом индекса сезонности;

- среднемесячная реализация по j-й укрупненной товарной группе за закрытый период.

Прогнозирование и планирование продаж

Основные работы субпроцесса:

1. Разработка математического прогноза продаж по каждой по каждой укрупненной товарной группе

2. Корректировка математического прогноза продаж по укрупненной товарной группе с учетом маркетинговой стратегии компании.

3. Определение прогнозов продаж по отдельным позициям ассортиментапутем деления полученного прогноза по укрупненным группам на части пропорционально коэффициентам вхождения отдельных позиций.

4. Экспертная корректировка математического прогноза продаж по отдельным товарным позициям с учетом внешних факторов.

5. Утверждение сводного прогноза продаж, превращение прогноза продаж в план продаж.

Процедуры планирование товародвижения

Состоит из следующих основных работ:

1. Определение нормы текущего запаса.

2. Определение нормы страхового запаса.

3. Выбор системы контроля состояния запасов и размещение заказа.

4. Расчет размера заказа.

Оперативное управление запасами - этот субпроцесс целиком связан с процессами закупок, складирования и продаж. На основании информации об уровне запаса на складе и дополнительной информации о плане расхода товаров формируется заказ поставщику на пополнение запаса. Также выделяются средства для обеспечения процесса закупки [14].

Для обеспечения данного взаимодействия должны быть решены следующие задачи:

• налажена система информационного мониторинга за состоянием запасов;

• уточнены объемные, пространственные и временные параметры запасов;

• налажен управленческий учет параметров выполнения заказов и контроль над ходом их прохождения;

• в систему мотивации менеджеров фирмы введены составляющие, коррелированные с показателями эффективности управления запасами.

Управление запасами предусматривает организацию контроля их фактического состояния.

Необходимость контроля состояния запасов обусловлена повышением издержек в случае выхода фактического размера запаса за рамки, предусмотренные нормами запаса. Контроль состояния запаса проводится на основе данных учета запасов и может осуществляться непрерывно, либо через определенные периоды.

На практике применяются различные методы контроля, которые можно классифицировать по следующим признакам:

- порядок проверки: периодическая или непрерывная;

- пороговый уровень запаса: наличие или отсутствие;

- величина заказываемой партии: одинаковая или разная.

Контроль состояния запасов и формирование заказа поставщику может осуществляться по одной из представленных ниже систем.

Система оперативного управления. Через определенные промежутки времени принимается оперативное решение: заказывать или не заказывать, если заказывать, то какое количество единиц товара.

Система равномерной поставки. Через равные промежутки времени заказывается постоянное количество единиц товара.

Система пополнения запаса до максимального уровня. При этом через равные промежутки времени заказывается партия, объем которой, т.е. число единиц товара, равен разности установленного максимального уровня запасов и фактического уровня запасов на момент проверки. Размер заказа увеличивается на величину запаса, который будет реализован за период выполнения заказа.

Система с фиксированным размером заказа при периодической проверке фактического уровня запаса (с пороговым уровнем запаса). Фактический уровень запасов проверяется через равные промежутки времени. Решение о заказе постоянного объема товара принимается при условии, что товарный запас в момент проверки оказывается меньше или равен установленному пороговому уровню товарных запасов. В противном случае принимается решение не заказывать.

Система с фиксированным размером заказа при непрерывной проверке фактического уровня запаса (с пороговым уровнем запаса) [13].

Система с двумя уровнями при периодической проверке фактического уровня запаса (с пороговым уровнем запаса). Фактический уровень товарных запасов проверяется через равные промежутки времени. Если он оказывается меньше минимального или равен ему, то принимается решение заказывать партию, равную разности максимального товарного запаса и фактического запаса на момент проверки с увеличением на ожидаемую реализацию за время выполнения заказа. Если фактический товарный запас больше минимального, то принимается решение не заказывать.

Система с двумя уровнями при непрерывной проверке фактического уровня запаса (с пороговым уровнем запаса). Решение заказать партию принимается при достижении порогового запаса. Размер заказываемой партии принимается равным разности максимального товарного запаса и порогового уровня, с увеличением на ожидаемую реализацию за время выполнения заказа.