25. Основные преимущества проектного управления и его выгоды

Преимущества системы:

• Возможность организации эффективной системы многоуровневого планирования, оптимизации и контроля выполнения проектных работ.

• Современные методы мониторинга состояния проектов и работ на основе анализа контрольных точек.

• Управление неограниченным количеством проектов любой сложности, с неограниченным количеством работ и ресурсов.

• Одновременное планирование нескольких проектов с учетом их приоритетов и ограничений на ресурсы.

• Согласование планов подразделений и результатов сверху-вниз и снизу-вверх. Можно проанализировать как изменения нижестоящих планов повлияли на вышестоящие и принять или отклонить эти изменения.

• Подбор сотрудников нужной квалификации или роли, гибкое перераспределение нагрузки на специалистов.

• Поиск и назначение необходимого вида оборудования с учетом реальной загрузки.

• Планирование проектов как «вперед», определяя возможные сроки окончания работ, так и «назад», отталкиваясь от временных ограничений.

• Связанное планирование непроизводственных работ и производства.

• База знаний по проектам и возможность создания проектов на основе типовых фрагментов проектов и проектов-прототипов.

• Возможность получения руководством предприятий визуальной информации о ходе проектов на всех этапах работ с помощью диаграмм Ганта, метода drill-down и метода контрольных точек.

• Взаимодействие участников проекта на основе регламентного  документооборота, обмена сообщениями, системы управления бизнес процессами.

• Возможность интеграции с другими информационными системами.

Выгода организованного управления проектами определяется примерно следующим образом. Для упреждающего управления проектами требуются время и трудозатраты. Их стоимость многократно компенсируется в ходе выполнения проектов за счет:

• Более быстрого и экономного выполнения проектов. Одним из наибольших преимуществ использования общей методологии является возможность повторного использования. Единожды разработанные процессы, процедуры и шаблоны могут быть использованы (возможно с небольшими модификациями) во всех будущих проектах. Это приводит к сокращению времени на запуск проектов, к ускорению "врастания" участников команд проектов, а также к существенной экономии времени за счет отсутствия необходимости заново, "с нуля" разрабатывать процессы и шаблоны документов в каждом проекте.

• Большей предсказуемости. Одним из первоочередных преимуществ, появляющихся одновременно с эффективными процессами управления проектами, является предсказуемость их результатов. Вы обнаружите, что потратив время на лучшее планирование проекта, Вы будете лучше представлять сущность и содержание предстоящей работы и сможете более точно оценить ее стоимость и продолжительность. Затем, по мере выполнения проекта Вы сможете более эффективно направлять и координировать работу таким образом, чтобы она соответствовала первоначальным оценкам, а также максимально рано выявлять тенденцию ее отклонения от этих оценок. Такая предсказуемость особенно ценна, если Вашей компании требуется планировать и распределять ресурсы для выполнения наиболее приоритетных проектов. Вы вполне можете рассчитывать достигнуть уровня предсказуемости 80%. Иными словами, 80% проектов компании могут выполняться в пределах утвержденных сроков и бюджетов (естественно, учитывая их корректуры, обусловленные утвержденными изменениями объема проекта).

• Экономии трудозатрат и денег при активном управлении объемом проекта. Многие проекты имеют "расползающийся", с трудом поддающийся контролю объем, что приводит к дополнительным трудозатратам и увеличению расходов, а зачастую и к краху проекта. Использование эффективных процессов управления проектами приводит к достаточно надежному управлению объемом, чтобы обеспечить защиту интересов основных участников проекта.

• Лучших результатов, "устраивающих" клиента с первого раза, благодаря качественному планированию. Многие проекты испытывают проблемы из-за расхождения между тем, чего ожидает клиент, и тем, что ему поставляет команда проекта. Использование эффективной методологии управления проектом приводит к лучшему определению и планированию целей, результатов и работ, что дает команде и спонсору проекта возможность находиться в согласии относительно основных результатов, поставляемых проектом.

• Более оперативного разрешения проблем. Некоторые команды проекта тратят слишком много времени и энергии, борясь с проблемами, так как не знают, куда обращаться и с чего начинать их решение. Использование процесса упреждающего управления неотложными вопросами помогает обеспечить решение проблем настолько быстро, насколько это вообще возможно.

• Снижения будущих рисков до того, как возникнут реальные проблемы. Методология TenStep включает процессы выявления и управления рисками. Качественные процессы управления рисками приводят к тому, что большинство будущих проблем идентифицируются и устраняются еще до того, как они действительно станут проблемами.

• Более эффективных коммуникаций и управления ожиданиями клиента, команды проекта и других заинтересованных сторон. Многие проблемы проекта могут быть предупреждены при наличии активных многосторонних коммуникаций. Кроме того, многие конфликты, возникающие в проекте, порождаются вовсе не наличием конкретной проблемы, а непониманием и неожиданностью. Методология TenStep фокусируется на упреждающих формальных и неформальных коммуникациях, которые приводят к снижению числа таких неожиданностей и последующих конфликтов.

• Создания качественного продукта с первого раза. Методология TenStep содержит процессы управления качеством и помогает команде понять потребности заказчика в терминах качества. Однажды определив эти потребности, команда может применять приемы контроля качества и обеспечения качества, чтобы удовлетворить ожидания заказчика с первого раза, без рекламаций и переделок.

• Улучшенного управления финансами. Такая способность является следствием лучшего определения проекта, лучшего оценивания, более качественного бюджетирования и лучшего отслеживания фактических затрат относительно утвержденного бюджета. Все это неизбежно приводит к лучшей финансовой предсказуемости и управляемости.

• Более ранней остановки "плохих" проектов. "Плохие" проекты - это такие, которые по показателю рентабельности более не имеют смысла. Проект может стартовать с хорошим прогнозом отношения стоимость/результат. Тем не менее, если проект неверно оценен, запаздывает или превышает бюджет, он может достигнуть порога, за которым его бизнес-обоснование уже не будет верным. Эффективное управление проектом позволяет Вам увидеть подобную ситуацию заранее, так что у Вас будет возможность принять наилучшее решение по перепланированию или по прекращению такого проекта.

• Большей опоры на метрики и принятия решений на основе фактических данных. Одним из наиболее изощренных аспектов процесса TenStep является то, что он включает руководство по сбору метрик (по измерениям) проекта. Метрики предоставляют объективную информацию, которая помогает Вам достоверно определить, насколько эффективно и результативно Ваша команда работает, а также оценить уровень качества поставляемых результатов. Кроме того, метрики предоставляют Вам информацию, необходимую для принятия обоснованного заключения: успешны Ваши управленческие действия или не совсем.

• Улучшенной рабочей атмосферы. Если Ваш проект более успешен, Вы получаете дополнительные нематериальные преимущества, связанные с Вашей командой. Ваши клиенты будут больше вовлечены в проект, а команда проекта будет проявлять больше заинтересованности в результате. Моральный дух будет выше, и команда проекта будет проникнута чувством профессионализма и самоуважения. Это должно иметь смысл. Люди, работающие в проблемных проектах, склонны быть несчастными и меньше отдавать свои силы работе, тогда как люди в успешных проектах, напротив, чувствуют себя прекрасно и делают работу еще лучше.