Estructura de la carta comercial
Generalmente las cartas están formadas por partes casi fijas: lugar y fecha, encabezamiento, expresión de saludo al destinatario, introducción, desarrollo de las ideas, despedida y firma. Al final puede añadirse la posdata. De tal modo, toda carta comercial debe tener las partes siguientes:
El membrete suele ir impreso en la parte superior del papel. Puede contener el nombre de la empresa y a veces alguna indicación sobre la ocupación de ésta, marca comercial, domicillo, dirección jurídica de la empresa, (si una impresa tiene sucursales, agencias, etc. sus domicilios como regla, se indican también), números de teléfonos, faxes, etc. A veces se indican los números de las cuentas corrientes bancarias y el número de identificación fiscal.
Por ejemplo:
C/Aragón,
21 Alexanderplatz, 2
Apartado 123 Tel.: 210 92 11 Tel.: 326 81 45 Fax: 210 93 21
Fax: 326 81 47 Berlin 1020
08 228 Barcelona
RORTRANS TIR, S.L.
TRANSPORTES INTERNACIONALES
Lugar y fecha: en cada carta comercial se indica el nombre del lugar, es decir el nombre de la población y, a veces, también el país de donde se envía la carta y la fecha de su envío que se escriben debajo del membrete y generalmente a su derecha. En español se escribe primero el lugar, después el
día, a continuación la preposición de seguida del nombre del mes, de nuevo la preposición de y por último el año.
Por ejemplo: Valencia, 25 de mayo de 2003.
3. La dirección interior o destinatario, que generalmente se pone en el margen izquierdo de la carta debajo de la fecha. En la primera línea se indica el nombre de la empresa; en el caso de que la carta vaya dirigida a una persona individual, el tratamiento se escribe en abreviatura y a continuación su nombre. En la línea siguiente se pone el nombre de la calle y el número del local. A continuación debajo se escribe el código postal y el nombre de la ciudad (si no es capital de provincia, es necesario colocar el nombre de ésta entre paréntesis).
Por ejemplo:
Sr. José Sanz Ferrando
Colón, 72
46004 - Valencia
Carpema, S. A.
Carretera Alicante, km. 221
Apartado 102
46700 - Gandía (Valencia)
4. Las referencias. En la mayoría de las cartas de las empresas se escriben las referencias y señales junto al margen izquierdo del escrito con las abreviaturas siguientes: s/ref., s/escrito. (su carta) o n/ref., n/escrito (nuestra carta). Normalmente, junto a esas indicaciones, se escriben las iniciales del nombre y apellidos de la persona que haya dictado la carta (como regla general, con letras mayúsculas), separadas con una barra de las iniciales de quien mecanografió el texto del escrito (con letras minúsculas), separadas por una barra de unas cifras o letras que corresponden a un código de archivos.
Por ejemplo:
s/ref. CG/mb/25A
n/ref. LNH/bt/47
En el primer caso se alude a una carta dictada por CG y mecanografiada por mb, 25A es el número del archivo. Estos datos permiten organizar el trabajo de una empresa y saber quiénes son las personas que llevan cada asunto. Esta línea no es obligatoria y puede faltar en las cartas.
El asunto u objeto sirve para anunciar al destinario el tema o asunto de la carta y para facilitar la clasificación y el archivo de la correspondencia comercial recibida. En esta línea se cita el asunto que motiva la carta, resumido en una o dos palabras. En los casos en que los asuntos sean varios, lo mejor es buscar un hecho común y apelar a un concepto general.
Por ejemplo: