Unidad 1.

Correspondencia comercial Observaciones generales.

La correspondencia comercial es un medio de comunicación muy importante sobre todo en el mundo de negocios. Una carta comercial mal escrita puede costar caro a un socio o a un cliente potencial.

En los escritos hay que proceder siguiendo unas líneas, que ayuden a interpretar las ideas expuestas: conocer detalladamente el tema de que se trata en una carta, seleccionar los datos esenciales y relevantes e interpretarlo correctamente; explicar las razones que tengan un mayor peso de persuación; establecer interpretaciones que puedan ser contratadas por medio de la experiencia personal, los criterios o argumentos de autoridad, las citas y las verdades evidentes; presentar las ideas siguiendo un esquema lógico y gradual; evitar las contradicciones y los argumentos inadecuados e injustificados; emplear un lenguaje claro, preciso, persuasivo y cortés.

Es evidente que la principal diferencia entre una carta privada y comercial estribará en la forma y el lenguaje. Sin embargo, la formalidad y la menor espontaneidad de la denominada correspondencia comercial no autoriza a caer en falta de elegancia o en la rusticidad. Dado que el primer objetivo de todos los escritos comerciales consiste en comunicar algo, la claridad es exigencia básica para este tipo de correspondencia. La claridad presupone que una carta debe estar redactada de tal manera que sólo se pueda interpretar en un sentido su contenido. No es deseable emplear gran cantidad de tecnicismos innecesarios, excesivas abreviaturas, siglas y palabras rebuscadas. Hay que tener en cuenta que a la vista del destinatario será prioritaria una buena presentación.

Cuando se trata de la elegancia del estilo, no se hace referencia a unos valores estilísticos literarios. En el caso de la correspondencia comercial se habla de lo siguiente: el vocabulario debe ser sin términos ambiguos o equívocos, con un campo de significación precisa y contener una serie de fórmulas consideradas fijas en la redacción de las cartas comerciales utilizándolas de un modo adecuado.

La precisión significa que en cada carta comercial hay que emplear frases cortas y sencillas, pero con sentido completo, abordando el asunto de que se trata en el escrito de una manera directa, evitar los rodeos y las repeticiones.

Existen reglas bastante rigorosas con respecto a la forma, léxico usado, sintaxis y el contenido de los escritos comerciales. Estas reglas, a pesar de la democratización de la forma de la correspondencia comercial, siguen manteniéndose bastante. Sobre todo esto se refiere a la correspondencia que tiene lugar en las etapas iniciales de las relaciones comerciales.

Hablando del estilo de una carta comercial española es necesario indicar los momentos siguientes: primero, es característica la falta de palabras y expreciones coloquiales; segundo, para el estilo epistolar en la esfera del comercio es muy propio el así llamado “formalismo” que se revela en el uso de las fórmulas del tratamiento cortés ‘usted/ustedes’. Cuando la carta va dirigida a personas con las que existen lazos comunes, confianza o cierta amistad, en español se emplean los tratamientos ‘tú/vosotros’.

Para la carta comercial española son caractéristicos tales fenómenos como, por ejemplo, el uso de verbos y de adjetivos en primera persona del plural en vez del singular (lo que subraya la responsabilidad solidaria): ‘en nuestro poder están los géneros …’, ‘tenemos un placer comunicarles’, ‘nuevemente les ‘notificamos’, etc.; el uso frecuente del Modo Subjuntivo, por ejemplo: ‘les rogamos sepan disculparnos las molestias causadas’, ‘les agradecemos enormemente que nos envíen’, ‘les ruego me remitan’, ‘les agradecería me comunicaran’, etc.

Cada carta comercial debe corresponder a una forma preestablecida. De tal modo, como ya hemos señalado, para llevar a buen término los negocios, su lenguaje debe ser breve, claro, con un correcto estilo comercial y también sin rebusamientos literarios. El documento debe ser persuasivo, bien redactado y contener propuestas e instrucciones concretas y substanciales.

También es muy importante, cualquiera que sea la situación, evitar los reproches, expresiones negativas, exageraciones, así mismo no es apropiado usar el Modo Imperativo. Los escritos comerciales deben tener un tono cordial y cortés. Las ideas principales de la carta hay que expresarlas usando un lenguaje positivo, utilizando las palabras de fácil comprensión, prefiriendo la voz activa, evitando el uso del lenguaje arcaico y las palabras de significado poco conocido.