Глава 3. Учет объекта ооо «оп «арес».

3.1 Документальное оформление фактов хозяйственной жизни.

Предметом бухгалтерского учета как теории считаются факты хозяйственной жизни, составляющие хозяйственную деятельность организации и являющиеся основным объектом бухгалтерского дела.

Факт хозяйственной жизни – сделка, событие, операция, оказывающие или способные оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств.

Документирование – это способ оформления хозяйственных операций.

При этом существует определенный порядок движения таких документов, который может быть установлен как законодательными или нормативными актами (бухгалтерским и налоговым законодательством в части сдачи бухгалтерской и налоговой отчетности, постановлениями Госкомстата РФ, Центробанка России (касательно кассовых и банковских операций, подотчетных сумм) и др.), так и внутренним распорядительным документом.

Подобного рода внутренняя организация движения документов и называется документооборотом предприятия.

Правила документооборота утверждаются в составе учетной политики организации по бухгалтерскому учету (пункт 5 ПБУ 1/98).

Каких-либо нормативных положений о порядке организации документооборота и о том, в каком виде этот порядок отражать в учетной политике, не существует. Каждое предприятие самостоятельно определяет правила своего документооборота.

Общая схема документооборота включает в себя следующие позиции:

1) первичные документы;

2) учетные регистры;

3) бухгалтерская и налоговая отчетность;

4) график документооборота;

5) хранение документов.

Первичные документы фиксируют факт совершения хозяйственной операции. Они должны содержать достоверные данные и оформляться своевременно, в момент совершения операции, или  - непосредственно после ее окончания.

Причем, такие документы принимаются к учету только в том случае, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Необходимо соблюдать требования законодательства в части принятия к учету первичных документов, которые должны иметь следующие обязательные реквизиты (пункт 2 статьи 9 Закона о бухгалтерском учете):

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц. 

Обработка документов в бухгалтерии.  Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке:

- по форме (полнота и правильность оформления документа, заполнение реквизитов);

-  арифметически (подсчет сумм);

- по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей).

После приемки и проверки информация с первичного документа переносится в учетные регистры, а на самом документе делается запись (отметка), исключающая его повторное использование (необходимо сгруппировать документы по необходимым для бухгалтерского учета однородным признакам, указать на документе корреспондирующие счета и суммы хозяйственных операций по бухгалтерскому учету).

В целях обработки можно выделить этапы:

1.     Проверка документов.

2.     Таксировка (перевод натуральных измерителей в денежные).

3.     Гашение.

4.     Группировка документов по однородным признакам.

5.     Перенос содержания документа в учетные регистры.

6.     Подшивка по группам и сдача в архив.

С целью облегчения обработки документов, применяемых в бухгалтерском учете и отличающихся между собой по форме, содержанию, способу отражения фактов хозяйственной жизни, их группируют по однородным признакам. Такая группировка называется классификацией первичных документов по однородным признакам.

Они классифицируются независимо от средств фиксации по следующим признакам:

1.     назначению;

2.     степени обобщения (порядку составления);

3.     способу охвата фактов хозяйственной жизни;

4.     месту составления;

5.     количеству учетных позиций;

6.     характеру фактов хозяйственной жизни и др.

График документооборота. Некоторые позиции, касающиеся документооборота на предприятии, отражаются в отдельных разделах учетной политики по бухгалтерскому учету или для целей налогообложения.

Под документооборотом понимается создание или получение от других предприятий, принятие к учету, обработка и передача в архив первичных документов. Движение же первичных документов в бухгалтерском (налоговом) учете регламентируется графиком документооборота, который может быть оформлен в виде схемы, таблицы или иным способом как приложение к учетной политике предприятия по бухгалтерскому учету.

Графиком устанавливается рациональный документооборот, т.е. предусматривается оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определяется минимальный срок его нахождения в подразделении. График документооборота может содержать перечень работ по созданию, проверке и обработке документов в каждом подразделении предприятия, а также конкретных исполнителей с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Для составления графика документооборота применяются различные методики. По итогам описания составляются перечни входящих и исходящих документов по каждому рабочему месту учетных работников. Затем происходит группировка документооборота по подразделениям, объединяемая затем в общую схему (график) документооборота по организации в целом.

В зависимости от целей, поставленных перед графиком документооборота, предприятия имеют право утверждать свои правила внутреннего движения первичных документов.

Пример.

 

Наименнование Док

Создание документа

Проверка документа

Обработка документа

Передача в архив

Кол-во Экз.

Ответственный За выписку

Ответтвеннй За офорл.

Ответственный за исполнен.

Срок исполн.

Ответственный

Кто пред ставляет

Порядок Представления

Срок предаствления

Кто

Срок

Кто

Срок

 Хранение документов. Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

Неиспользуемые в работе первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские (и налоговые) отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив.

Документы должны храниться в закрывающемся помещении в специально предназначенных для этого шкафах или сейфах, исключающих возможность их пропажи или порчи.

Перед передачей в архив первичные документы, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива, которая содержит:

- наименование учетного регистра, к которому относятся данные первичные документы;

- период, за который скомплектованы документы;

- перечень скомплектованных первичных документов;

- дату комплектации и передачи документов в архив;

- подпись ответственного лица.

Срок хранения первичных документов может быть указан в графике документооборота. Однако, поскольку он определен законодательно, достаточно предусмотреть в учетной политике по бухгалтерскому учету порядок сдачи документов в архив организации.

Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских (налоговых) отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия.