1. Проектирование структуры базы данных.

Предположим, что нам надо изготовить самый простой вариант базы данных, когда вся информация хранится в одной таблице.

2. Конструирование структуры будущих таблиц базы данных.

Таблицу будем создавать в режиме Конструктор. В ней будет 7 полей (код, фамилия, имя, отчество, год рождения, школа, класс) и 10 записей. Поле код − уникальный ключ записи (обычно используется для связи записей из разных таблиц).

3. Создание схемы базы данных.

При наличии одной таблицы схема базы данных тоже простая: состоит из одной этой таблицы, т.е. ее можно специально не делать.

4. Ввод данных в таблицы.

В данном варианте будет только одна таблица. Таблицу будем создавать в режиме Конструктор, а заполнять − в режиме таблицы, передвигаясь по ячейкам с помощью стрелок, клавиши табуляции или мышки.

Ход работы

Задание 1. Создайте новую базу данных и изготовьте структуру таблицы с информацией о студентах «Компьютерной школы».

Порядок работы:

• Вызовите программу Access. Для этого дважды щелкните по пиктограмме Microsoft Access. Перед вами откроется окно системы управления базами данных, в котором появится меню, представленное на рис. 2.

Рис. 2

• Дважды щелкните по пиктограмме Новая база данных. Появится диалоговое окно, представленное на рис. 3.

Рис. 3

• В поле Имя файла в качестве имени базы данных введите свою фамилию. Это будет название вашей личной базы данных.

Рис.4

Замечание. Можете оставить базу данных в текущей папке (на рис. 4 − это папка Мои документы), а можете сменить папку на вашу личную. В этом окне есть возможность создать новую папку с помощью кнопки − Создать папку. Введя имя новой папки и нажав кнопку ОК, вы получите новую папку. Откройте ее перед сохранением базы данных.

• Щелкните по кнопке Создать или нажмите на клавишу [Enter].

Рис. 5

• Следующие окно представлено на рис. 5. Вы создаете новую таблицу, для этого щелкните по пиктограмме Режим и выберите режим Конструктор, щелкнув по нему. В появившемся окне наберите имя таблицы Список и щелкни те по кнопке ОК (рис. 6).

Рис.6

• В верхней левой клетке будет написано Код, а тип данных Счетчик. В следующей строке введите имя поля (набирайте слово «Фамилия», а не свою фамилию) и нажмите на клавишу [Enter]. В соседней клетке появится тип данных, по умолчанию он задается Текстовый (рис. 7). Любой другой выбирается с помощью ниспадающего меню. Заполните поля в Конструкторе данными приведенными на рис. 6.

рис. 7

Напоминание. Переход от клетки к клетке осуществляется одним из способов: мышкой; нажатием на клавишу [Enter]; стрелками; клавишей [Tab].

Ключевое поле − уникальное поле записи, ставится автоматически первое поле таблицы и обозначается символом , отключение ключевого поля происходит щелчком пиктограммы .

• Сохраните таблицу, щелкнув по кнопке пиктографического меню.

Замечание. Выбор режима работы: таблица или конструктор − осуществляется кнопкой .

• Перейдите в Режим таблицы, щелкнув по кнопке . Ввод данных вы будете производить в этом режиме, заполняя клетки таблицы. Значение поля Код будет меняться автоматически. Если закончить ввод в ячейку нажатием на клавишу [Enter], то маркер перейдет в следующую ячейку.

• Заполните базу данных значениями как показано на рис. 8

Рис. 8

• Сохраните введенные данные, щелкнув по кнопке . В результате вы получили таблицу, с которой можно будет работать.

Замечание. Передвижение по таблице можно производить с помощью клавиш со стрелками на клавиатуре, клавишей табуляции, а также щелчком мыши.

Задание 2. Выполните редактирование ячеек.

Порядок работы:

• Замените фамилию Иванникова на Иванова. Для этого выделите редактируемую ячейку и наберите новую фамилию.

• Замените год рождения на 1983. Для этого следует щелкнуть мышкой по нужной ячейке, и она откроется для редактирования. Удалите цифру 4 и введите вместо нее цифру 3.

Самостоятельное задание. Внимательно просмотрите таблицу и исправьте свои ошибки.

Задание 3. Отсортируйте значения таблицы.

Порядок работы:

Замечание. Чтобы произвести сортировку значений, нужно поставить курсор в любую ячейку сортируемого столбца и щелкнуть по кнопке и выбрать меню Главная:

− если нужно отсортировать по возрастанию;

− если нужно отсортировать по убыванию.

• Отсортируйте:

1) фамилии − по алфавиту (поставьте маркер на любую фамилию в столбце с названием Фамилия и щелкните мышкой по кнопке ;

2) имя − по алфавиту (поставьте маркер на любое имя в столбце с названием Имя и щелкните мышкой по кнопке ;

3) номер школы − по убыванию (поставьте маркер на любой номер школы в столбце с названием Школа и щелкните мышкой по кнопке );

4) год рождения − по убыванию (поставьте маркер на любой год рождения в столбце с названием Год рождения и щелкните мышкой по кнопке );

5) класс − по возрастанию (поставьте маркер на любой класс в столбце с названием Класс и щелкните мышкой по кнопке ).

Задание 4. Познакомьтесь с функциями: сохранить, закрыть, открыть.

Порядок работы:

• Щелкнув по кнопке , сохраните текущую таблицу.

• Щелкнув по нижней кнопке в правом верхнем углу окна таблицы, закройте таблицу.

• Повторите аналогичную операцию для верхней кнопки , в результате чего вы закроете текущую базу данных, получив пустое окно для новой работы. В этом положении можно создать новую базу данных, а можно открыть существующую для продолжения работы.

• Откройте снова свою базу данных с помощью команд Открыть последнюю базу данных − Имя своей базы данных;

• Откройте таблицу Список.

Задание 5. Выполните поиск записей по образцу.

Порядок работы:

• Установите текстовый курсор в поле Фамилия;

• Щелкните по кнопке , которая позволяет найти запись по введенному значению. В результате появится диалоговое окно, представленное на рис. 9.

Рис. 9

• Наберите в поле Образец фамилию Баранова и щелкните по кнопке Найти далее.

Замечание. Если требуется найти следующую подобную запись, то щелкните мышкой по кнопке Найти далее. Поиск осуществляется в текущем поле, если установлен соответствующий флажок. В противном случае поиск идет по всем полям. При этом можно учитывать регистр. По окончании работы щелкните по кнопке Отмена.

Предъявите преподавателю: таблицу Список на экране и на бумаге.

Задание 7. Завершите работу с Access.

Порядок работы:

• Щелкнув по кнопке .

• Если вы производили какие-либо действия в базе данных, появится вопрос о сохранении изменений. Ответьте утвердительно на этот вопрос.

Работа 2. Создание базы данных, состоящей из двух таблиц

Цели работы:

• научиться удалять таблицы;

• научиться создавать таблицы базы данных в режиме таблицы;

• научиться создавать самостоятельно ключевое поле;

• научиться создавать формы для ввода данных;

• закрепить навыки по заполнению и редактированию таблиц базы данных.

Задания для работы:

1. Откройте учебную базу данных, изготовленную на прошлом занятии.

2. Удалите таблицу Список.

3. Создайте таблицу Группы.

4. Создайте таблицу Список.

Этапы работы