Предисловие

Система управления базами данных Access (СУБД Access) входит в стандартный набор прикладных программ пакета Microcoft Office, который − так сложилось исторически − используется практически в каждой организации нашей страны. Поэтому, естественно, его изучают и в школе, и в вузе.

Как показан трехгодичный опыт обучения в Компьютерной школе Фонда новых технологий в образовании "Байтик", учащиеся на первых порах с большим трудом осваивают эту систему. Преподавателями этой школы был подготовлен пропедевтический курс освоения Access, который положен в основу данного практикума. Курс состоит из ряда практических работ, после старательного выполнения которых "серьезная" литература, описывающая этот продукт, становится более понятной для начинающего пользователя.

Большинство учебников и учебных пособий по СУБД Access носят описательный характер. Данная книга отличается от всех остальных тем, что она предназначена для использования, как преподавателем, так и учащимися, в том числе при их совместной работе. Преподавателю она поможет при планировании и проведении аудиторных занятий по темам. Каждая работа практикума рассчитана на выполнение в течение 60 минут с ориентацией на учащегося средних способностей и навыков общения с компьютером. Если уроки не сдвоенные, то тема, начатая на одном уроке, может быть продолжена на другом.

Кроме того, практикум − удобное пособие для внеаудиторной работы студентов.

Изучение СУБД Access следует начинать после овладения главными принципами работы с системой Windows (окна, меню, переключатели и т.д.) и освоения других программ пакета Microcoft Office (Word, Excel), что позволяет уделить основное внимание главным особенностям изучаемой программы.

Практические работы, представленные в книге, учащиеся могут выполнять самостоятельно, сидя за компьютером, но под руководством преподавателя, который объясняет сложные моменты, возникающие в том случае, если учащийся не очень внимательно прочитал задание и не выполнил какую то его часть.

Каждая работа практикума включает в себя несколько заданий, которые помогают постепенно освоить основные возможности СУБД Access. Выполнение задания описывается шаг за шагом, пункт за пунктом. Эти пункты обозначаются значком ●. Между ними вкрапляются замечания и напоминания, которые объясняют и уточняют выполнение заданий.

Изучение СУБД Access, по нашему мнению, должно проходить в два этапа. На первом этапе полезно дать учащемуся пройти путь создания и использования учебной базы данных, подробно описывая каждый шаг. На втором этапе учащийся способен построить базу данных, предложенную учителем. С учетом этой методики данное пособие разбито на две части.

Первая часть включает восемь пошагово описанных практических работ, предназначенных для обучения созданию и использованию базы данных. Под созданием базы данных понимается: 1) теоретическое продумывание, проектирование структуры будущих таблиц и их взаимных связей в базе данных; 2) создание структуры этих таблиц в компьютере; 3) установление связей таблиц базы данных в компьютере; 4) заполнение таблиц реальными данными (возможно, с использованием форм). Использование базы данных означает создание для практических целей запросов и отчетов.

Первые три работы этой части посвящены разным способам создания и заполнения таблиц базы данных.

В работе 1 описывается, как изготовить простейшую базу данных, состоящую из одной таблицы. Выполняя задания этой работы, учащийся познакомится с главными понятиями базы данных, режимами работы с таблицами, освоит основные приемы построения, заполнения и редактирования таблиц, сортировки значений таблицы, поиска записей по образцу, распечатки на принтере информации из таблиц. Кроме того, он научится сохранять и загружать базу данных.

В работе 2 предлагается более сложный вариант: создать базу данных из двух связанных таблиц. Здесь учащийся должен освоить приемы удаления таблиц, создания таблиц в режиме таблицы, создания ключевых полей и связанных таблиц, создания простых форм для ввода данных в таблицу, сможет закрепить навыки по заполнению и редактированию таблиц базы данных.

В работе 3 представлен вариант создания трехтабличной базы данных со связанными таблицами. Выполнив эту работу, учащийся освоит приемы создания таблиц базы данных с помощью мастера таблиц, научится использовать фильтр в таблице, закрепит навыки по добавлению и удалению записей, заполнению и редактированию таблиц базы данных.

Работа 4 показывает принципы организации работ с формами. В ней предлагается открыть учебную базу данных, созданную на прошлом занятии, разработать простую форму разными способами: с помощью кнопки Новый объект, с помощью Мастера форм, с помощью автоформ, в режиме конструктора, а также создать кнопочную форму «Заставка», используемую в дальнейшем в качестве меню работы с базой данных.

В работах 5 и 6 рассматриваются варианты применения запросов. В работе 5 предлагается открыть готовую учебную базу данных, создать запросы на выборку в режиме конструктора, изготовить запросы с применением логических операций в условии отбора, научиться использовать Построитель выражений для организации запроса, а также построить вычисляемые поля. Технология применения готовой базы данных, описанная в работе 6, помогает учащимся закрепить навыки по созданию таблиц, научиться создавать запросы на обновление, добавление, удаление, на создание таблицы, перекрестные запросы.

Работы 7 и 8 посвящены отчетам. В них предлагается открыть готовую учебную базу данных, создать различные автоотчеты, внести изменения в готовые отчеты, создать отчет с помощью Конструктора. Далее учащиеся должны в готовой базе данных составить отчет по группам данных в режиме конструктора, ввести нумерацию в области данных отчета, подсчитать количество записей в отчете, создать отчет с помощью Мастера отчетов, создать почтовые наклейки, используя данные базы.

Вторая часть практикума объединяет работы, предназначенные для организации самостоятельной работы учащихся. В каждой работе предложена идея создания базы данных и приведены этапы ее создания. Для преподавателя описан ход выполнения задания учащимися (предполагается, что учащиеся не смотрят это описание). Таких работ пять. Любую из них можно использовать для организации проверки усвоения материала.

В работе 9 предлагается спроектировать и создать базу данных, состоящую из трех связанных таблиц Фонотека, в работе 10 − из трех связанных таблиц Видеотека, в работе 11 − из четырех связанных таблиц Лесничество, в работе 12 − из пяти связанных таблиц Библиотека. Работа 13 описывает проведение интегрированных уроков «География − информатика» на примере создания и применения тематической базы данных.

Рассматриваемые в данном пособии практические работы предназначены для Access 2000, но их можно использовать и для других версий Access.

СУБД Access − система сложная и многозначная. Одинаковый результат может быть достигнут различными путями. При начальном освоении материала бессмысленно показывать все возможные варианты поведения в сложившейся ситуации, но если учащийся поймет принципы и идеи, заложенные автором в практикуме, то со временем подойдет к серьезному уровню владения и понимания СУБД Access.

ПЕРВАЯ ЧАСТЬ

Обучающие работы по созданию и ведению баз данных