10.8. Хранение документов в электронной форме
Хранение документов в компьютере осуществляется в виде файлов, представляющих собой запись документа на жестком диске. Каждый файл имеет свое имя. Принцип упорядочения хранения файлов на компьютере во многом напоминает обычное делопроизводство. Как бумажные документы раскладываются в дела, так и файлы раскладываются по папкам. Каждая папка может иметь вложенные в нее папки, которые в свою очередь тоже могут иметь свои вложенные папки. Таким образом, образуется многоуровневая иерархическая структура папок, если документов много. При условии небольшого количества документов достаточно одной папки. Наиболее простым решением, не требующим специального программного обеспечения, является создание системы папок (каталогов), которая основывается на номенклатуре дел организаций. Основу классификации составляет номинальный признак.
Название папки должно начинаться с вида документа (акты, протоколы, докладные записки и т.п.). Затем следуют сведения об авторстве, вопросе, корреспонденте, периоде, за который группируются документы (файлы), и т.п.
Сроки хранения документов не зависят от формы их существования — бумажной или электронной, — а связаны с ценностью содержащейся в них информации и определяются, как уже говорилось с помощью специальных справочников — перечней доку-ментов (типовых или ведомственных) с указанием сроков хранения.
Особенность электронного хранения — направление документов в электронный архив сразу по завершении работы с ними в делопроизводстве. Это позволяет обеспечить сохранность документов, их централизованное хранение, быстрый поиск и распределенный доступ к документам как с помощью локальной сети, так и с использованием удаленного доступа (по телефону и через Интернет). Кроме того, организации, полностью перешедшие на безбумажный документооборот, экономят значительные площади, занимаемые ранее архивохранилищами. Однако все преимущества электронного хранения документов будут иметь место только при условии обеспечения надежности хранения документов в электронной форме.
5. Хранение документов в электронной форме
Хранение документов в компьютере осуществляется в виде файлов, представляющих собой запись документа на жёстком диске. Каждый файл меет своё имя. Принцип упорядочения хранения файлов во многом напоминает обычное делопроизводство. Файлы также раскладываются в папки, каждая папка может иметь вложенные в неё папки, которые в свою очередь тоже могут иметь свои вложенные папки. Так образуется многоуровневая иерархическая система папок, если документов много. При условии небольшого количества документов достаточно одной папки. Наиболее простым решение, не требующим специального программного обеспечения, является создание системы папок (каталогов), которая основывается на номенклатуре организации. Основу классификации составляет номинальный признак.
Название папки должно начинаться с вида документа (акт, решение). Затем следуют сведения об авторстве, вопросе, корреспонденте, периоде, за который группируются документы (файлы), и т.п.
Сроки хранения документов не завися от их формы, а связаны с ценностью, содержащейся в них информации и определяются с помощью специальных справочников – перечней документов с указанием сроков хранения.
Особенности электронного хранения – направление документов в электронный архив сразу по завершении работы с ними в делопроизводстве. Это позволяет обеспечить сохранность документов, их централизованное хранение, быстрый поиск и распределённый доступ к документации ак с помощью локальной сети, так и с использованием удалённого доступа (по телефону или Интернет). Кроме тог, организации, полностью перешедшие на безбумажный документооборот, экономят значительные площади, занимаемые ранее архивохранилищами. Однако все преимущества электронного хранения документов будут иметь место только при условии обеспечения надёжности хранения документов в электронной форме.
6. КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ
1. Основные понятия информационных технологий и их развитие
2. Автоматизированные рабочие места
3. Электронные офисные системы
4. Автоматизированная процедура работы с документами
5. Хранение документов в электронной форме