ЛЕКЦИЯ 14-15.

КОМПЬЮТЕРНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

(на два лекционных занятия)

ПЛАН:

1. Основные понятия информационных технологий и их развитие

2. Автоматизированные рабочие места

3. Электронные офисные системы

4. Автоматизированная процедура работы с документами

5. Хранение документов в электронной форме

6. Контрольные вопросы

1. Основные понятия информационных технологий и их развитие

Технология – это система взаимосвязанных способов обработки материалов и приёмов изготовления продукции в производственном процессе.

Управленческая деятельность в любой организации также основана на переработке информации и производстве новой информации, что позволяет говорить о наличии технологии преобразования исходных данных в результатную информацию, то есть информационная технология – это система методов и способов

- сбора информации,

- передачи информации,

- накопления информации,

- обработки информации,

- хранения информации,

- представления информации,

- использования информации на основе применения технических средств. Данные системы методов и способов являются собственно технологиями, реализующими конкретные информационные процессы.

Управленческая деятельность основана на реализации практически всех перечисленных видов информационных технологий в соответствии с последовательностью и содержанием отдельных этапов процесса принятия решений. Современные информационные технологии обеспечения управленческой деятельности основаны на комплексном использовании различных видов информационных процессов на базе единого технического комплекса. В его основе – средства компьютерной техники. Следовательно современные информационные технологии – это компьютерные информационные технологии.

До второй половины Х1Х века основу информационных технологий составляли бумага, перо, чернильница и бухгалтерская, статистическая, учётная книга. Коммуникация осуществлялась путем движения бумажных документов. Продуктивность информационной обработки была низкой, всё делалось вручную: изготовление документов, заполнение учётных и расчётных книг, копирование документов. Но уже появлялись специальные технологии оформления документов, комплектование их документные комплексы, создаётся почва для начала формирования офисных учётно-справочных массивов.

Ручную информационную технологию в конце Х1Х века заменила механизированная. Пишущая машинка, телеграф, телефон ускорили процесс обработки и тиражирования информации, и , как следствие – продуктивность работы.

Внедрение электрической технологии (электрические пишущие машинки со сменным шрифтом, небольшой оперативной памятью, копировальные машины, магнитофоны и диктофоны) значительно улучшили учрежденческую деятельность за счёт повышения качества, количества и скорости обработки информации. Некоторые учреждения работают на электрической технологии и сегодня.

С появлением ПК, стремительным наращиванием их быстродействия, объёмов памяти, программного обеспечения происходит принципиальная модернизация идеи автоматизации управления. Но именно сегодня становится очевидным, что современная вычислительная машина в обозримом будущем не сможет заменить человека. В настоящее время речь идёт о структурной человекомашинной единице управления которая оптимизируется в процессе работы: возможности компьютеров расширяются за счёт автоматизации управленческих задач.

В составе комплекса технических средств обеспечения информационных технологий выделяют средства компьютерной техники и средства организационной техники. Современные офисные средства компьютерной техники могут быть разделены на персональные компьютеры и корпоративные компьютеры. ПК- система, которая способствует направлению всех ресурсов на обеспечение деятельности одного рабочего места управленческого работника. КК – это многопользовательские вычислительные системы с центральным блоком с большой вычислительной мощностью и значительными информационными ресурсами К этому блоку присоединяются большое число рабочих мест с минимальной оснащённостью: видеотерминал, клавиатура, «мышь», устройство печати.

Сегодня достаточно широко используются в управленческой деятельности ПК. Но уже и преобладает тенденция объединения разных вычислительных систем в вычислительные сети различного масштаба для интеграции информационно-вычислительных ресурсов для оптимизации решения управленческих задач. Для этого к центральному блоку присоединяются ПК.

Компьютерные технологии изменили не только формы и местоположение информации, но и её содержание.

Выделяются две стратегии разработки реализации современных информационных технологий в управленческой деятельности.

Первая стратегия – приспособление информационной технологии к существующей организационной системе, то есть модернизация уже сложившихся методов работы: рационализируются рабочие места, перераспределяются функции между работниками, сливаются функции сбора и обработки информации с функцией принятия решений – информационный поток. Вопросам коммуникации отводится второстепенная роль.

Вторая стратегия – такая модернизация, которая предполагает, что информационная технология должна дать наибольший эффект: максимальное развитие коммуникаций, разработка новых организационных взаимосвязей, введение новых рабочих мест, ликвидация старых должностей, разработки нового нормативно-методического обеспечения, сплошное переобучение сотрудников по новым технологиям. За счёт этого возрастает продуктивность организационной структуры.

Таким образом, первая стратегия опирается на существующую структуру учреждения, вторая – на будущую. Для обеих стратегий принципиально меняется подход к использованию информационной техники: она становится основой типового оснащения рабочего места в офисе.

Для новой информационной технологии характерны:

- работа в режиме манипулирования данными;

- сквозная информационная поддержка на всех этапах прохождения информации на основе интегрированного банка данных: унифицированная форма представления, хранения, поиска, восстановления и защиты данных;

- безбумажный процесс обработки документа;

- интерактивный режим решения задачи с широкими возможностями дл пользователя;

- возможность адаптивной перестройки форм и способов представления информации в процессе решения задачи.

При том за счёт универсальности используемых технических и программных средств обеспечивается не только технологическая и методическая интеграция, но и организационная интеграция информационных систем и процессов в виде широкой сети автоматизированных рабочих мест (АРМ).