7. Табель унифицированных форм и альбом форм

ДОКУМЕНТОВ ПРЕДПРИЯТИЯ.

Любое предприятие решает задачи двух типов – оригинальные(неповторяющиеся) и типовые(повторяющиеся). Для типовых задач могут быть унифицированы как технология их решения, так и формы составления при этом документов. Унификация документов предприятия выполняется в процессе унификации состава документов и унификации форм документов.

Унификация состава документов осуществляется путём составления Табеля унифицированных форм документов предприятия.

Табель унифицированных форм предприятия – это перечень разрешённых в нём к применению унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с характеристикой их юридического статуса, этапов подготовки и прохождения.

В целях отбора документных форм для включения их в табель изучают:

- управленческие функции и задачи, решаемые предприятием и его структурными подразделениями

- локальные правовые акты, определяющие деятельность предприятия и его структурных подразделений(устав, положения и т.д.);

- нормативно-методические документы предприятия в области ДОУ(инструкция по делопроизводству, номенклатура дел, регламенты работы с разными видами документной информации);

- документация предприятия как минимум за три последние года.

В табель включают документы, характеризующиеся периодичностью их создания и постоянством формы; не включаются документы, создание которых не вызвано потребностями управления данным предприятием.

Табель форм документов составляют в табличной форме, он содержит графы, в которые вносят различные сведения о форме документа.

Примерный Табель форм документов предприятия

Форма документа	Код формы	Кем и когда утверждена форма	Периодичность составления	Составитель документа
1	2	3	4	5

Внутренне согласование	Внешнее согласование	Попись	Утверждение	Печать	Куда представляется	Примечание
6	7	8	9	10	11	12

Для унификации этапов обработки документов в табель могут включаться сведения о регистрации и контроле документов, месте хранения подлинника и копий, о тираже документов.

Внутренняя структура Табеля может быть построена по структурному признаку (разделы – документы отдельных структурных подразделений) или по функциональному признаку (разделы – документы, создающиеся при выполнении определённых функций). Последний способ более удобен, так как структурные подразделения предприятия изменяются чаще, чем направления его деятельности.

Унифицированные формы объединяются в Альбом форм документов предприятия. Это сборник эталонных унифицированных форм документов, применяемых для документирования деятельности предприятия. Альбом разрабатывается одновременно с Табелем и как приложение к нему. Цель разработки Альбома:

- определение информации, необходимой и достаточной для решения конкретной управленческой задачи;

- установление оптимального набора реквизитов и показателей для каждой формы документа путём исключения дублирующих и неиспользуемых показателей;

-унификация текста документа.

В соответствии с международным стандартом ИСО 15489 управление документами должно включать:

- определение того, какие документы должны создаваться при выполнении каждого бизнес-процесса, и какая информация должна быть включена в эти документы;

- принятие решения о форме и структуре этих документов и о том, какие будут при этом использованы технологии.

Состав и последовательность размещения реквизитов в документах УСОРД должна соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003.

Унификация текста проводится путём выделения в каждой форме документов постоянной информации (общей для документов данной формы) и переменной информации (индивидуальной для каждого документа). В унифицированной форме документа фиксируют постоянную информацию и устанавливают границы для внесения переменной информации при составлении документа.

Формой представления унифицированного текста могут быть трафарет, таблица, анкета. В тексте допускается сочетание различных форм представления, например, текст в форме трафарета и таблицы.

Альбом форм документов предприятия должен быть представлен в двух вариантах: на бумажном носителе и в электронном виде. Подлинник на бумажном носителе в качестве эталонного образца хранят в службе ДОУ предприятия. Альбом форм в электронном виде передают во все структурные подразделения, создающие документы, или же размещают на корпоративном сайте предприятия.

Составляет табель и альбом, вносит в них изменения и контролирует их применение служба ДОУ предприятия, которая несёт ответственность за поддержание табеля и альбома в актуальном состоянии.

Таким образом, табель унифицированных форм и альбом форм документов предприятия регламентируют и нормативно закрепляют оптимальный состав документов, унифицированную процедуру их подготовки и унифицированные формы документов. Это улучшает качество документов, снижает расход времени (затраты) на изготовление документов и повышает общую культуру управления.