6. Требования к тексту управленческого документа.

Из всех реквизитов наиболее значим функционально и с управленческой точки зрения реквизит 20 – «Текст документа». У различных управленческих документов есть определённые особенности оформления текста. Но существуют и так называемые общие требования к оформлению и составлению текста организационно-распорядительных документов.

Технические: тексты документов могут оформляться в виде связанного текста, таблицы, анкеты или виде соединения этих структур. Рекомендуется использовать шрифт Times New Roman Cyr размером 12 (для оформления табличных материалов) и 13,14 (для связанного текста).

Текст всех видов документов УСОРД выражает содержание управленческого действия, грамматически и логически согласованную информацию о нём.

Текст большинства ОРД состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа. Во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказ – это распорядительная часть без констатирующей; письма, заявления – просьба без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании других документов, указывают реквизиты последних: наименование документа, наименование организации – автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту, например, постановление Правительства РФ от 19.01.2005 № 30 «О типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти».

Для облегчения восприятия текст делят на абзацы, включающие несколько предложений, посвящённых одной мысли (аргументу), и являющиеся простейшим компонентом текста. Каждый абзац отделяют в документе абзацным отступом.

Текст управленческого документа фиксирует управленческую информацию, которая должна быть достоверной, достаточной, своевременной, последовательно изложенной, непротиворечивой, убедительной, то есть аргументированной и логичной. Для создания текстов управленческих документов используют предназначенную для общения в сфере управления функциональную разновидность языка – официально-деловой стиль.

Одно из основных требований к тексту документа – это безупречная грамотность. К сожалению, в последнее время понизился как общий уровень грамотности населения, так и общественный уровень нетерпимости к проявлению неграмотности. Тем не менее, самое главное украшение документа – правильный, выразительный русский язык.

Такие свойства управленческой информации, как её повторяемость и тематическая ограниченность, позволяют для значительной части управленческих документов предприятия унифицировать не только состав реквизитов, но и структуру текста документа. Это позволяет сократить время создания документов, текст которых будет понят однозначно и прочтён легко, и избежать ошибок, которые могут быть сделаны не очень грамотными сотрудниками.

Существует методология изучения текстов, называемая контент-анализом, который разделяют на анализ семантический, лингвистический и документалистический.

Семантический контент-анализ изучает смысл текста, лингвистический – грамматические особенности текста (длина абзацев и фраз, грамматическая характеристика предложений, порядок слов в предложении и т.д.) На основании этих анализов делается вывод о том, кто написал данный текст, к какому жанру он относится, насколько логичен.

Документалистический контент-анализ использует информационные параметры языка и документа, как-то:

- физический объём (габариты), измеряемый числом печатных листов (1 печатный лист равен 16 машинописным листам), а в случае аудио-, видео, кинозаписи – временем демонстрации ( 1 единица – 10 минут);

- информационный объём(длина записи), измеряемый длиной или площадью непрерывного текста, исключая необязательные пробелы , поля, паузы (ожжет выражаться в учётно-издательских листах, в стандартных страницах и знаках);

- информационная ёмкость- количество переданной информации;

- информативность – количество полученной информации.

При изучении информативной ёмкости языков проводили статистическую обработку большого количества текстов, а также сопоставление длин переводов одного и того же текста на разные языки. Выяснилось, что при равномерной нагрузке речевых единиц информацией тексты могли бы укоротиться в 4-5 раз. Так был установлен факт избыточности естественных языков, что ещё раз показывает, что краткость управленческого документа может быть достигнута в результате работы над его текстом