5. Требования к качеству управленческого документа.

Качество документа – это совокупность его существенных свойств, которые обеспечивают максимально эффективное использование документа в сфере его применения. Для выполнения документом своих функций он должен соответствовать определённым требованиям к информации, которую он содержит, правилам её фиксации и возможности её идентификации, а также к носителю информации – при использовании и хранении документа.

Какие это требования?

Управленческая информация должна быть:

- ценной, то есть соответствовать своему целевому назначению. Ценность информации определяют по тому воздействию, которое она оказывает на результат управления. Это зависит от качества информации и от способности или готовности потребителя информации правильно ею воспользоваться;

- достоверной, то есть отражать фактическое состояние дел и давать

непредвзятую, бесстрастную оценку событий;

- достаточной, то есть содержать все сведения, необходимое для принятия

обоснованного решения. Но она не должна включать избыточные

сведения, так как это мешает отличить существенное от несущественно,

временное от постоянного, закономерное от случайного. Количество

необходимой информации зависит и от её доступности, и от затрат на её

сбор и обработку. Может случиться так, что затраты на сбор информации

превысят выгоду от её использования - и в этом случае она потеряет свою

ценность и значимость, то есть станет ненужной. Большое значение в

рамках требования достаточности имеет и периодичность передачи

информации. Чтобы не отвлекать и не перегружать сотрудников,

необходимо, чтобы информация подавалась в строго выдержанные

интервалы, в течение которых она будет полностью отработана;

- своевременной(актуальной), так как запоздалая информация бесполезна и

по своей информативной ценности , и по затраченным на её получение

ресурсам;

- официальной по своему характеру. Участники делового общения это

юридические или юридические и физические лица, отношения между

которыми регламентируются правовыми нормами. Информационные

потоки между ними нося «запрограммированный» характер., отвечающий

потребностям организации и соответствующий её месту в системе органов

управления или организаций;

- адресной. Управленческий документ почти всегда «узко направлен», имеет

точный адрес (организация, физическое лицо, должностное лицо, работник);

- повторяющейся. Это свойство деловой информации определяется

периодическим чередованием однотипных управленческих действий и

ситуаций;

- тематически ограниченной. Тематика и круг решаемых предприятием

вопросов ограничены спецификой его работы;

- официально-деловой по стилю;

(Тематическая ограниченность и повторяемость деловой информации позволяет классифицировать и унифицировать деловую документацию, регламентировать правила её создания. Соблюдение этих норм даёт возможность подтвердить подлинность документа и придаёт ему необходимый правовой статус.)

В целом управленческий документ (как зафиксированная информация) тоже должен удовлетворять определённые требования:

- надёжности, то есть в течение необходимого времени вплоть до полного морального его износа документ должен быть способен в полном объёме и безотказно выполнять свои функции;

- технологичности, то есть технологии его подготовки, передачи и хранения должны соответствовать современным требованиям;

- экономичности, то есть при его создании и хранении должны быть рационально использованы материальные и трудовые ресурсы предприятия;

- эстетичности, то есть информационной выразительности, рациональности формы, целостности композиции, стилевому единству документа;

- аутентичности, то есть в отношении документа может быть доказано, что он является именно тем, чем претендует быть, он создан или послан лицом, действительно его создавшим ли отправившим, и именно в то время, которое обозначено;

- достоверности, то есть содержанию документа можно доверять как полному и точному отражению действий или фактов, о которых он сообщает, и на который можно положиться при последующем выполнении операций или ведении деятельности.

- пригодности к использованию, то есть существовала возможность найти, извлечь, представить, интерпретировать документ;

- целостности, что определяется полнотой и неизменностью документа, причём для обеспечения целостности необходима защита документа от несанкционированного доступа.