2. Требования к бланкам документов.

Бланк документа – это набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Правильно оформленный бланк позволяет получить полную и оперативную информацию об адресанте, его правовой основе, функциях и месте в системе органов власти и управления. Бланк придаёт информации официальный характер, упрощает исполнение и дальнейшее использование документа. Применение бланков обязательно при направлении документа в сторонние организации.

Установлены два стандартных формата бланков документов: А4 (210х 297) и А5 (148х210). Допускается также использовать форму А3 (297х410) для документов, текстовая содержательная часть которых оформлена в виде таблицы (например, бухгалтерские и финансовые отчёты, планы). Допускается использование бумаги формата А6 (105х148) для оформления резолюций руководителя.

В ГОСТ Р 6.30-2003 указывается, что каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля: левое не менее 20 мм, правое – не менее 10 мм, верхнее – не менее 20 мм, нижнее – не менее 20 мм.

Бланки могут выполняться средствами полиграфии или на персональном компьютере. Бланки документов с воспроизведением Государственного герба РФ и субъектов РФ являются полиграфической продукцией строгой отчётности и должны выполняться исключительно типографским способом. Не допускается использование ксерокопий таких бланков при создании документов.

Бланки организаций подлежат строгому учёту, особенно бланки с воспроизведением Государственного герба РФ и субъектов РФ.

Для организации, е структурных подразделений, должностного лица установлены следующие виды бланков документов:

-общий бланк(для изготовления любого вида документа, кроме письма);

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа (кроме письма).

Бланки структурного подразделения и должностного лица создаются в тех случаях, когда его руководитель или конкретное должностное лицо имеют право подписи. На персональном бланке в подписи должность не указывается.

Каждый бланк имеет строго определённый перечень реквизитов и схеиу их расположения на бланке. Расположение реквизитов бланка может быть угловым и продольным. Расположение реквизитов бланка выбирает организация из соображений удобства. Угловое расположение реквизитов бланков удобно для писем. Бланки с продольным расположением реквизитов применяются в случаях, когда наименование организации содержит большое число печатных знаков или реквизиты бланка даются на двух языках.

Каждая организация в обязательном порядке должна иметь общий бланк для изготовления любого вида документа и отдельный бланк для писем. Оформление организационно-распорядительных документов на бланке для писем не допускается и считается нарушением ГОСТа.

Реквизиты для общего бланка:

- Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской

Федерации;

-эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

- код организации по ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и

организаций);

-наименование организации;

- место составления или издания документа.

Кроме этих реквизитов в виде уголков или других обозначений наносятся ограничительные отметки для расположения реквизитов:

- код организации по ОКУД

- дата документа;

- регистрационный номер документа;

- заголовок к тексту;

- отметка о контроле;

Бланки конкретных видов документов целесообразно применять при издании в организации большого числа документов данных видов (справок, протоколов, приказов0. При их разработке общий бланк типографским способом дополняетс наименованием соответствующего вида документа («РАСПОРЯЖЕНИЕ», «ПРИКАЗ» и т.п.).

Бланк письма может включать следующие реквизиты:

- Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской

Федерации;

-эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

- код организации по ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и

организаций);

- код формы документа по ОКУД;

- наименование организации;

- ОГРН;

- ИНН/КПП;

- справочные данные об организации.

Кроме этих реквизитов, в бланке письма могут быть даны ограничительные отметки для следующих реквизитов:

- дата документа

- регистрационный номер документа;

- ссылка на регистрационный номер и дату документа;

- адресат;

- заголовок к тексту;

- отметка о контроле.

В деловой практике всё чаще используются бланки руководителей предприятий, организаций, ведомств – должностные бланки. На таком бланке вместо наименования организации указывается должность, например: «Генеральный директор ЗАО «РЕАЛ».

Бланк структурного подразделения может быть использован, если организация имеет представительства, филиалы, крупные структурные подразделения. На таком бланке после наименования организации указывается наименование структурного подразделения.

Образцы оформления бланков.

Бланк для писем с угловым расположением реквизитов

РОСАРХИВ Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт Документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Профсоюзная ул., д.82, Москва, 117393 Тел/факс (495)718-78-74 E-mail: mail@vniidad/ru http:/www/vniidad/ru ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795 ИНН/КПП 770833140/771001001 ____________№___________ На №________________от ___________________

Бланк для писем с продольным расположением реквизитов

РОСАРХИВ Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт Документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Профсоюзная ул., д.82, Москва, 117393 Тел/факс (495)718-78-74 E-mail: mail@vniidad/ru http:/www/vniidad/ru ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795, ИНН/КПП 770833140/771001001 ____________№___________ На №________________от ___________________

Образец общего бланка с продольным расположением реквизитов:

РОСАРХИВ Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) ___________________________ № _________________________ Москва

Образец бланка конкретного вида документа:

РОСАРХИВ Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) П Р И К А З ___________________________ № _________________________ Москва

Образец продольного бланка должностного лица

РОСАРХИВ Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Заместитель директора Профсоюзная ул., д.82, Москва, 117393 Тел/факс (495)718-78-74 E-mail: mail@vniidad/ru http:/www/vniidad/ru ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795, ИНН/КПП 770833140/771001001 ____________№___________ На №________________от ___________________