ЛЕКЦИЯ 4,5,6,7 СТАНДАРТИЗАЦИЯ ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

(на 4 лекционных занятия)

ПЛАН:

1. Общие положения, понятие и состав реквизитов.

2. Требования к бланкам документов.

3. Оформление реквизитов документов.

4. Составление и оформление организационно-распорядительных документов; деловая переписка

   1. Организационные документы.

   2. Распорядительные документы.

   3. Информационно-справочные документы.

5. Требования к тексту управленческого документа.

6. Требования к качеству управленческого документа.

7. Табель унифицированных форм и альбом форм документов предприятия.

8. Контрольные вопросы

1. Общие положения, понятие и состав реквизитов.

Каждый документ состоит из отдельных элементов, таких как: автор документа, текст, номер и дата, адресат, подпись, печать и других. Они получили название реквизитов от лат. requisitum – требуемое, необходимое). Реквизит – обязательный элемент оформления официального документа.

С позиций семиотики (от греч. semeon – знак, semeiotike – учение о знаках) – науки, изучающей свойства различных знаковых систем, документ – это знаковая система. Как знаковая система документ своей структурной составляющей (оформлением, составом и расположением реквизитов) должен соответствовать принципам синтакционности ( от греч.syntaxis – составление,порядок, построение ). Что входит в это понятие?

- целесообразность: документ должен быть структурирован таким образом, чтобы выбор каждого элемента структуры (гарнитура, кегль, ширина полей, цветовое разнообразие и насыщенность формат листа, месторасположение реквизитов) соответствовали цели создания документа;

- рационалистичность: в документе максимально наглядное структурное воплощение замысла должно достигаться минимальными композиционными и выразительными средствами. Желательно унифицированными применительно ко всем документам данного вида. Один из методов достижения этого – разделение поля документа на участки, придавая каждому собственное значение(так оформляются реквизиты).

- аттрактивность: структура документа, его знаковое воплощение должны подчиняться правилам гармонии и художественной образности, а он обладать притягательной силой и доставлять эстетическое удовольствие.

Итак, синтакционная составляющая в деловом документе проявляется в унификации наименования и расположения реквизитов.

Документ – это сложная информационная совокупность, характеризующаяся множеством параметров: составом реквизитов, их содержанием, форматом, типом носителя, правилами расположения информации на рабочем поле документа и т.п. Разнотипные документы с множеством параметров характеризуются формой и содержанием. При осуществлении процесса унификации документа предполагается унификация и его формы, и его содержания.

Унификация формы проводится с учётом его последующей обработки техническими средствами на основе построения формуляра-образца. Этот метод предусматривает разработку единого формуляра с фиксированным расположением реквизитов для всей совокупности документов.

В соответствии с решаемыми в сфере управления задачами спциалисты по ДОУ установили совокупность реквизитов, расположенных в определённой последовательности, и зафиксировали местоположение каждого элемента информации в организационно-распорядительном документе. Это и позволило разработать формуляры документов: определить модель построения документа, установить основной набор реквизитов официального письменного документа, размеры полей, требования к формату документа.

Унификация структуры текста устанавливает единую композицию, типовой набор частей документа, создание «языковых блоков» для типовых ситуаций.

Процесс унификации организационно-распорядительных документов отражён в ГОСТе Р 6.30-2003Унифицированные систем документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов . Этот ГОСТ – ступень к переходу на электронные технологии и электронный документооборот, так как в системе электронного документооборота продолжает действовать правило, по которому электронные документы при распечатке их на бумаге должны соответствовать требованиям действующего стандарта.

ГОСТ Р 6.30-2003 установил 30 реквизитов документа. Это максимальный набор реквизитов, которые могут использоваться при составлении и оформлении организационно-распорядительных документов (в конкретном документе реквизитов будет меньше)

Т а б л и ц а 1. - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4

углового бланка

01 02 03		16 19
08 09 10 04 05 06 07		15 17
11 12 13 14
18
20
21 22 25
23 24 26 27
28 30 29

Т а б л и ц а 2. - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4

продольного бланка

01 02 03 16 19
08 09 10 04 05 06 07
11 12 15
13 14
18 17
20
21 22 25
23 24 26 27
28 30 29

Формуляр-образец документа содержит следующие реквизиты:

1. Государственный герб Российской Федерации;

2. герб субъекта Российской Федерации;

3. эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

4. код организации;

5. основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица:

6. идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП):

7. код формы документа;

8. наименование организации;

9. справочные данные об организации;

10. наименование вида документа;

11. дата документа;

12. регистрационный номер документа;

13. ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14. место составления или издания документа;

15. адресат;

16. гриф утверждения документа;

17. резолюция;

18. заголовок к тексту;

19. отметка о контроле;

20. текст документа;

21. отметка о наличии приложения;

22. подпись;

23. гриф согласования документа;

24. визы согласования документа;

25. оттиск печати;

26. отметка о заверении копии;

27. отметка об исполнителе;

28. отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29. отметка о поступлении документа в организацию;

30. идентификатор электронной копии документа.