Понятие «неопубликованный документ»

По степени предоставленности сведений документы делятся на опубликованные и неопубликованные. Понятие «неопубликованный документ» выступает как противоположное понятию «опубликованный документ», «публикация», «издание».

Появившись в 1960-х гг., термины «опубликованный», а затем «неопубликованный документ» не получили однозначного определения. Наиболее приемлемым представляется то, согласно которому опубликованный – это документ, предназначенный для широкого и многократного использования, как правило, прошедший редакционно-издательскую обработку, имеющий тираж и выходные данные.

Неопубликованный документ не рассчитан на широкое распространение, создан в ходе работы учреждений, предприятий, отдельных лиц, отражает результат их деятельности. Неопубликованные документы остаются в рукописном виде либо тиражируются в небольшом количестве экземпляров. К ним относятся отчеты о НИР и ОКР, диссертации (за исключением изданных в виде научного доклада), описания алгоритмов и программ, проекты и сметы, рационализаторские предложения, неопубликованные заявки на изобретения, депонированные рукописи, рукописи переводов.

В пределах неопубликованных выделяется непубликуемые документы, которые предназначены для однократного использования, необходимы для принятия или исполнения непосредственных управленческих решений, содержат первоначальные исходные фактические сведения, показатели, параметры и т. д. Сюда относят административнохозяйственную, организационно-распорядительную, бухгалтерскую, технологическую, снабженческую и подобную документацию. Непубликуемые документы служат основой для составления новых обобщающих документов.

Неопубликованные документы оформляются, как правило, средствами машинописи или печатаются принтером ЭВМ, регистрируются в органах информации и библиотеках для отражения в информационных изданиях или базах данных этих органов.

Виды неопубликованных документов

1. Отчет о научно-исследовательской работе

Отчет о НИР – документ, содержащий систематизированные сведения о научно-исследовательской работе, описывающий процесс и/или результат исследования. Структурно отчет о НИР состоит из четырех частей: вступительная, основная, приложения и материал в конце отчета. Отчетные документы имеют титульный лист, реферат, вступление, описание сути опыта и выводы. Отчеты о НИР и ОКР отличает оригинальность, оперативность, достоверность, наличие полных и новых сведений о результатах работы.

2. Депонированная рукопись

Депонированная рукопись – вид неопубликованного документа, законченная научная работа, представляющая интерес для узкого круга специалистов, публикация которой в традиционных изданиях, рассчитанных на широкое распространение, по той или иной причине не целесообразна. Будучи выпущенной в ограниченном количестве экземпляров, по своему юридическому статусу депонированная рукопись приравнивается к публикации.

В качестве депонированной рукописи могут выступать статьи, тезисы научных докладов, сборники статей и монографии (не превышающие 200 страниц).

Система депонирования (лат. depo – кладу) возникла в результате постоянного увеличения диспропорции между ростом потока рукописей научных статей и монографий и возможностями издательств публиковать многие из них. Значительная часть таких рукописей имеет узкотематический характер, ориентирована на минимальное число специалистов, поэтому их публикация не целесообразна. Однако это не снижает информационную ценность данных работ, и система депонирования обеспечивает возможность ознакомления с их содержанием. Депонирование – способ ускорения доведения информации до потребителя. Депонированная рукопись становится достоянием ученых на год раньше, чем публикация.