1.3. Структура системи управління проектами Що таке Система управління проектами?

Система в загальному – це щось ціле, що складається із частин. В іншому значенні – це порядок, визначений правильним розташуванням частин і їх взаємозв'язків.

Без системного підходу сьогодні не обходиться жоден вид професійної діяльності. Призначення системного підходу в управлінні проектами полягає в тому, що він направляє менеджера на системне бачення діяльності, пов'язаної з розвитком компанії. Системний підхід покликаний розглядати бізнес із системних позицій, з позицій його системного устрою.

Системний підхід в управлінні проектами припускає застосування системних методів, які являють собою ряд простих технік і прийомів для поліпшення бізнесу.

Система управління проектами має такі властивості, як:  структурність, взаємозалежність із середовищем, ієрархічність.

Систему управління проектами також можна розглядати, як засіб розв’язання проблем бізнесу.

Система управління проектами (СУП) – організаційно-технологічний комплекс методичних, технічних, програмних, інформаційних засобів, спрямований на підтримку та підвищення ефективності процесів планування та управління проектами, в основі якого лежить програмне забезпечення календарного планування.

Цілі системи управління проектами:

– ефективне управління ресурсами в умовах обмежень;

– забезпечення потоку успішно завершених проектів;

– розробка, застосування та підтримка в актуальному стані формалізованих методів управління портфелями, програмами, проектами.

В якості методологічної основи для визначення та розробки задач, необхідних при управлінні проектами, використовуються основи системної методологічної моделі управління проектами:

– суб’єкти управління;

– команда управління проектом;

– види або категорії об’єктів управління (проектно-орієнтованої діяльності та/або проектів);

– об’єкти  управління – проекти, програми, портфелі проектів та програм, проектно-оріиєентована діятльність в організації або множині організацій.

– фази життєвого циклу об’єктів управління;

– рівні управління;

– функциональні області управління;

• стадії процеса управління.

Рисунок 1.1. Функції та процеси проектного менеджменту

Функції та процеси проектного менеджменту.

Процеси управління проектами.

Управління Проектами – інтегрований процес. Дії (чи їхня відсутність) в одному напрямку звичайно впливають і на інші напрямки. Такий взаємозв'язок змушує балансувати між задачами проекту – часто покращання в одній області може бути досягнуто лише за рахунок погіршення в іншій. Для кращого розуміння інтегрованої природи Управління Проектами опишемо його через процеси, з яких воно складається і їхнього взаємозв'язку. 

Термін процес не застосовується в Україні в тім контексті, у якому він далі використовується. Тут і далі під процесами розуміються дії і процедури, зв'язані з реалізацією функцій управління. Таке розуміння процесів прийняте в міжнародному співтоваристві. Оскільки метою даної роботи є такий виклад основ управління проектами, що враховує українські особливості і при цьому відповідає прийнятим у світі стандартам, ми по можливості зберігаємо загальноприйняту у світі термінологію. 

Процеси проекту. 

Проект складається з процесів. Процес – це сукупність дій, що приносить результат. Процеси проекту звичайно виконуються людьми і розпадаються на дві основні групи: 

1. Процеси Управління Проектами – що стосуються організації і описи робіт проекту (які будуть докладно описані далі); 

2. Процеси, орієнтовані на продукт – що стосуються специфікацій і виробництва продукту. Ці процеси обумовлюються життєвим циклом проекту і залежать від галузі застосування. У проектах процеси управління проектами і процеси, орієнтовані на продукт, накладаються і взаємодіють. Наприклад, цілі проекту не можуть бути визначені при відсутності розуміння того, як створити продукт. 

Групи процесів.

Процеси управління проектами можуть бути поділені на шість основних груп, що реалізують різні функції управління: 

1. Процеси ініціації – ухвалення рішення про початок виконання проекту; 

2. Процеси планування – визначення цілей і критеріїв успіху проекту і розробка робочих схем їхнього досягнення; 

3. Процеси виконання – координація людей і інших ресурсів для виконання плану; 

4. Процеси аналізу – визначення відповідності плану і виконання проекту поставленим цілям і критеріям успіху і прийняття рішень про необхідність застосування коригувальних дій; 

5. Процеси управління – визначення необхідних коригувальних впливів, їхнє узгодження, затвердження і застосування; 

6. Процеси завершення – формалізація виконання проекту і підведення його до упорядкованого фіналу. Крім того, процеси управління проектами зв'язані своїми результатами – результат виконання одного стає вихідною інформацією для іншого... І, нарешті, є взаємозв'язки груп процесів різних фаз проекту. Наприклад, закриття однієї фази може бути входом для ініціації наступної фази (приклад: завершення фази проектування вимагає схвалення замовником проектної документації, що необхідна для початку реалізації). У реальному проекті фази можуть не тільки передувати один одному, але і накладатися. Повторення ініціації на різних фазах проекту допомагає контролювати актуальність виконання проекту. Якщо необхідність його здійснення відпала, чергова ініціація дозволяє вчасно це установити й уникнути зайвих витрат. 

Взаємозв'язки процесів 

Усередині кожної групи процеси управління проектами зв'язані один з одним через свої входи і виходи. 

Входи – чи документи документовані показники, згідно яким процес виконується. 

Виходи – чи документи документовані показники, що є результатом процесу. 

Методи і засоби – механізми, по яких вхід перетворюється у вихід. 

Розглядає функцїі (області знань) управління проектами:

1. Управління інтеграцією проекту;

2. Управління змістом проекту;

3. Управління строками проекту;

4. Управління вартістю проекту;

5. Управління якістю проекту;

6. Управління людськими ресурсами проекту;

7. Управління комуникаціями проекту;

8. Управління ризиками проекту;

9. Управління поставками проекту;

10. Управління стейкхолдерами.