Вікно запиту

Для створення запиту треба у вікні База данных перейти на вкладку Запросы і натиснути кнопку Создать. У вікні, що відкрилося, Новый запрос вибрати Конструктор.

У Access 2000 можна відразу перейти до створення нового запиту в режимі конструктора, вибравши на вкладці Запросы команду Создание запроса в режиме конструктора.

Далі у вікні, що відкрилося, Добавление таблицы потрібно вибрати використовувані в запиті таблиці і натиснути кнопку Добавить. Для виходу з вікна варто натиснути кнопку Закрыть.

У результаті з'явиться вікно конструктора запитів Запрос <номер>: запрос на выборку (рис. 5.3).

Вікно конструктора запитів розділено на дві панелі. Верхня панель містить схему даних запиту, що включає обрані для даного запиту таблиці. Таблиці представлені списками полів. Нижня панель є бланком запиту QBE, який потрібно заповнити.

У вікні конструктора запиту відображаються обрані таблиці зі списком полів і одно-багатозначні зв'язки між ними, що є в схемі даних бази. Перший рядок у списку полів, відзначений зірочкою *, позначає всю безліч полів таблиці. Крім того, Access автоматично встановлює зв'язки для об'єднання таблиць, якщо таблиці мають поля з однаковими іменами і типами даних, навіть якщо зв'язки не були встановлені в схемі даних. Зв'язки-об'єднання, що не були встановлені Access автоматично, може установити користувач, перетягнувши задіяні в зв'язку поля з одного списку полів в іншій.

При використанні в запиті інших запитів чи таблиць, не представлених у схемі даних бази, з ними також можуть бути встановлені зв'язки об'єднання.

Рис. 5.3. Вікно конструктора запитів

Бланк запиту

Бланк запиту представлений у вигляді таблиці в нижній панелі вікна запиту. Така таблиця призначена для конструювання структури таблиці результату запиту й умов вибірки даних з вихідних таблиць. Спочатку ця таблиця порожня.

Кожен стовпець бланка відноситься до одного поля, з яким потрібно працювати в запиті. Поля можуть використовуватися для включення їх у таблицю, що є результатом виконання запиту, для завдання сортування по них, а також для завдання умов добору записів.

При заповненні бланка запиту:

У рядок Поле включаються імена полів, що використовуються у запиті

У рядку Сортировка вибирається порядок сортування записів результату

У рядку Вывод на экран відзначаються поля, що повинні бути включені у результуючу таблицю

У рядку Условие отбора задаються умови добору записів. У рядку ИЛИ задаються альтернативні умови добору записів

У ряді випадків у бланку запиту поряд з ім'ям поля потрібно відображати ім'я відповідної таблиці, наприклад, якщо поля мають однакові імена в різних таблицях. Для відображення імен таблиць у рядку бланка повинна бути виконана команда Вид→Имена таблиц чи натиснута відповідна кнопка панелі конструктора запитів. У результаті виконання команди в бланку з'явиться рядок Имя таблицы.

Поля бланка запиту

Кожен стовпець бланка запиту відповідає одному з полів таблиць, на яких будується запит. Крім того, тут може розміщатися поле, що обчислюється, значення якого обчислюється на основі значень інших полів запису результату, чи підсумкове поле для груп записів, що використовує одну з убудованих групових функцій Access.

Для включення потрібних полів з таблиць у відповідні стовпці запиту можна скористатися наступними прийомами:

У першому рядку бланка запиту Поле щигликом миші викликати появу кнопки списку і вибрати зі списку потрібне поле. Список містить усі поля таблиць, представлених у бланку запиту

Перетягнути потрібне поле зі списку полів таблиці в схемі даних запиту в перший рядок бланка запиту

Двічі клацнути на імені поля таблиці в схемі даних запиту

Для включення всіх полів таблиці можна перетягнути чи двічі клацнути на символі "*" у списку полів таблиці в схемі даних запиту