Обчислення підсумкових значень
Обчислення підсумкових значень для записів форми виконується за допомогою вбудованих статистичних функцій, що записуються як вирази в елементах управління, що обчислюються. Наприклад, можна створити елемент управління для підсумовування по полю КІЛЬКІСТЬ: = Sum ([КІЛЬКІСТЬ])
Елемент управління, що обчислюється, створюваний для розрахунку підсумкового значення, потрібно розміщати в області примітки форми.
У статистичній функції не можна використовувати імена інших елементів управління, що обчислюються. При необхідності варто повторити вираз в елементі управління.
Створення полів зі списком
При введенні ідентифікаційних даних через форму в Access існує можливість одержати довідкову інформацію з раніше завантажених таблиць, що дозволяє вибрати вже наявні значення в базі і тим самим підвищити вірогідність інформації, що вводиться. Відображення даних з довідкових таблиць при введенні ідентифікатора свідчить про наявність у базі даних головних записів для підлеглого запису, що завантажується, що необхідно для успішного завершення введення при встановленому параметрі цілісності в схемі даних.
Поле зі списком поєднує поле форми, у яке потрібно ввести дані, і список. Список містить записи зі зв'язаної головної таблиці. У списку можна вибрати з відповідного поля потрібне значення і ввести його в поле форми.
Створення поля зі списком може бути виконане за допомогою майстра чи без нього.
Технологія створення форм на прикладі бази даних "Навчальний процес"
1. Для створення форми Склад викладачів:
відкрийте вкладку Формы у вікні бази даних;
клацніть по кнопці Создать;
у вікні, що з'явилося, виберіть (підведіть курсор миші і клацніть лівою кнопкою) пункт Мастер форм;
клацніть по значку списку в нижній частині вікна;
виберіть зі списку, що з'явився, таблицю Викладачі;
клацніть по кнопці ОК;
у вікні, що з'явилося, виберіть поля, що будуть присутні у формі. У даному прикладі бути присутнім будуть усі поля, тому клацніть по кнопці
;клацніть по кнопці Далее;
у вікні, що з'явилося, вже обране вид Форма в один столбец, тому клацніть по кнопці Далее;
у вікні, що з'явилося, виберіть стиль оформлення. Для цього клацніть по словам, що означають стилі, або переміщайте виділення стрілками нагору чи вниз на клавіатурі. Після вибору стилю клацніть по кнопці Далее;
у вікні, що з'явилося, задайте ім'я форми, набравши на клавіатурі параметр Склад викладачів. Інші параметри у вікні залишіть без змін;
клацніть по кнопці Готово. Перед вами відкриється форма в один стовпець. Стовпець ліворуч - це назви полів, стовпець праворуч - дані першого запису (у нижній частині вікна в рядку параметра Запис стоїть цифра "1"). Для переміщення по записах треба клацнути по кнопці
(убік записів з великими номерами) чи
(убік записів з меншими номерами).
Змініть назву поля "Дисципліна" на "Дисципліна, що викладається". Для цього:
перейдіть у режим конструктора, виконавши команду Вид, Конструктор;
клацніть правою кнопкою миші в поле "Дисципліна" (на назві поля - воно ліворуч, а рядок праворуч з ім'ям Дисципліна - це осередок для даних, властивості яких ми не будемо змінювати). У меню виберіть пункт Свойства. На екрані відкриється вікно властивостей для назви поля "Дисципліна";
клацніть по рядку з ім'ям Підпис, тобто там, де знаходиться слово Дисципліна;
зітріть слово "Дисципліна" і введіть "Дисципліна, що викладається";
для перегляду результату перейдіть у режим форми, виконавши команду Вид, Режим формы;
остаточно відредагуйте форму в режимі конструктора: збільште довжину тих полів, де текст цілком не вміщується, і зменшіть занадто великі.
Для перегляду створеної форми:
виконайте команду Файл→Предварительный просмотр. Ви побачите форму як би на листі папера;
закрийте вікно перегляду.
2. Аналогічним образом створіть форми для таблиць Студенти, Оцінки і Дисципліни.
3. Для створення складної форми;
на вкладці Форми клацніть по кнопці Создать;
виберіть Мастер форм і, не вибираючи таблицючи запит, клацніть по кнопці ОК;
у таблиці Дисципліни виберіть поле "Назва дисципліни";
у таблиці Студенти виберіть поля "Код студента", "Прізвище", "Ім'я", "По батькові", "Номер групи";
у таблиці Оцінки виберіть поле "Оцінки" і клацніть по кнопці Далее;
у вікні, що з'явилося, варіант побудови форми нас задовольняє (тип «по Дисципліни»), тому клацніть по кнопці Далее;
залишіть табличний варіант підлеглої форми і клацніть по кнопці Далее;
виберіть потрібний вам стиль оформлення форми і клацніть по кнопці Далее;
введіть назву форми Дисципліни й оцінки,
клацніть по кнопці Готово і переглянете отриману форму.
4. Нас не задовольняє розташування полів на екрані. Змініть їх відповідно до рис. 4.9, залишивши місце для діаграми.
Рис. 4.9. Форма Дисципліни й оцінки
Для цього:
перейдіть у режим конструктора;
стандартними засобами Windows (технологія drag-and-drop) змінити розміри підлеглої форми так, щоб були видні всі дані. Для цього треба (як правило, багаторазово) переключатися з режиму конструктора в режим форми, дивитися на отриманий результат і, якщо він не підходить, знову коректувати в режимі конструктора. Ширину стовпців у підлеглій формі можна змінити тільки в режимі форми.
5. Для того щоб вставити у форму діаграму оцінок студентів по заданих дисциплінах, необхідно:
переключитися в режим конструктора;
виконати команду Вид, Панели инструментов, Панель элементов;
на цій панелі клацнути по кнопці Аа;
створити прямокутник для напису - заголовка діаграми. Для цього переведіть курсор у лівий верхній кут майбутнього прямокутника, натисніть ліву кнопку миші і, не відпускаючи її, доведіть до правого нижнього кута, потім відпустіть кнопку;
ввести напис Діаграма оцінок;
виконати команду Вставка, Діаграма;
на вільному місці форми розтягти прямокутник для діаграми (натисніть ліву кнопку миші в лівому верхньому куті і, не відпускаючи її, розтягніть прямокутник до правого нижнього кута, потім відпустіть кнопку);
вибрати таблицю Оцінки і клацнути по кнопці Далее;
вибрати поля "Код студента" і "Оцінки";
клацнути по кнопці Далее;
вибрати вид діаграми Гістограма (за замовчуванням він і стоїть) і клацнути по кнопці Далее;
двічі клацнути по напису Сума_оцінки, вибрати Відсутнє і клацнути по кнопці ОК;
клацнути по кнопці Далее;
знову клацнути по кнопці Далее, тому що в рядку Поля форми й у рядку Поля діаграми за замовчуванням знаходиться Код дисципліни (що нам і потрібно);
стерти назва діаграми Оцінки (тому що ми вже задали напис для діаграми) і клацнути по кнопці Готово.
6. Відредагуйте вид осей діаграми. Для цього:
двічі клацніть по діаграмі;
двічі клацніть на значеннях вертикальної осі;
виберіть вкладку Шкала;
заберіть "галочку" у напису Мінімальне значення, а в комірку праворуч від цієї назви введіть 1
заберіть "галочку" у напису Максимальне значення, а в комірку праворуч від цієї назви введіть 5
заберіть "галочку" у напису Ціна основних розподілі, а в комірку праворуч від цієї назви введіть 1 і клацніть по кнопці ОК;
розширте область діаграми, перетягнувши праву границю вікна діаграми трохи правіше (підведіть курсор до правої границі до появи подвійної стрілки і натисніть ліву кнопку миші);
закрийте вікно "Microsoft Graph", вибравши в меню Файл пункт Выход и возврат в дисциплины и оценки: форма.
перейдіть у режим форми і переглянете форму для різних дисциплін (клацаючи по кнопці переходу до наступного запису в нижній частині форми). Ви побачите зміну назв дисциплін, а також оцінок студентів по цих дисциплінах і зміну діаграм, що відображають ці оцінки;
закрийте форму.