Тема № 5: Организация документооборота в местной администрации и осуществление приема граждан

По итогам изучения нормативного материала и рекомендованной специальной литературы по данной теме студент должен

знать:

- особенности правового регулирования и организации документооборота в местной администрации;

- правовое регулирование порядка личного приема граждан главой местной администрации и руководителями её структурных подразделений;

- правовые и организационные основы порядка рассмотрения письменных обращений граждан в исполнительно-распорядительные органы местного самоуправления;

- комплекс законов и муниципально-правовых актов, регулирующих порядок организации документооборота в системе органов местного самоуправления;

- современные способы обеспечения доступа к информации о деятельности местной администрации;

уметь:

- самостоятельно работать с законами и муниципально-правовыми актами, регулирующими организацию документооборота в системе органов местного самоуправления;

- правильно толковать нормы, регулирующие муниципально-правовые отношения, связанные с организацией документооборота;

владеть:

- специальной терминологией, связанной с организацией документооборота в местной администрации и иных органах местного самоуправления;

- навыками разработки проектов официальных документов муниципально-правового характера в сфере организации документооборота.

План семинарского занятия

1. Организация документооборота в местной администрации.

2. Контроль и проверка исполнения распорядительных документов.

3. Работа местной администрации с гражданами.

4. Обеспечение доступа к информации о деятельности местной администрации.

Задания и задачи

1. Продолжите утверждение: Правила организации работы с документами в местной администрации определяются, главным образом, … .

2. Каким образом в администрации городского округа город Воронеж осуществляется правовое регулирование правил документооборота?

3. Решите тестовые задания:

1) Электронные документы, сформированные в системе электронного документооборота и оформленные в соответствии с требованиями законодательства (за исключением проектов постановлений, распоряжений администрации и решений Воронежской городской Думы), являются:

а) второстепенными по отношению к аналогичным документам на бумажном носителе;

б) имеют более важное значение отношению к аналогичным документам на бумажном носителе;

в) являются равнозначными аналогичным документам на бумажном носителе;

г) не влекут для данного документа никаких правовых последствий.

2) В соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в администрации городского округа город Воронеж, утвержденной Постановлением администрации от 26 марта 2014 г. № 210, визы согласования проектов правовых актов оформляются на:

а) титульной стороне последнего листа проекта в нижней его части;

б) титульной стороне первого листа проекта в верхней его части;

в) оборотной стороне последнего листа проекта в нижней его части;

г) титульной стороне последнего листа проекта в любой его части.

3) Служебные письма в администрации городского округа город Воронеж готовятся:

а) как ответы на запросы федеральных и региональных органов исполнительной власти, органов местного самоуправления, организаций, учреждений, физических лиц и ответы о выполнении поручений губернатора Воронежской области, Правительства Воронежской области;

б) как сопроводительные письма к направляемым документам;

в) как инициативные письма;

г) все ответы верны.

4) Служебные документы администрации городского округа город Воронеж, направляемые в адрес федеральных органов власти, подписываются:

а) только главой городского округа;

б) главой городского округа, первыми заместителями главы администрации и заместителями главы администрации;

в) только первыми заместителями главы администрации;

г) могут подписываться как главой городского округа и первыми заместителями главы администрации, так и руководители структурных подразделений администрации в зависимости от степени важности и тематики служебных документов.

5) Головным исполнителем поручения, содержащегося в служебном документе, является:

а) структурное подразделение администрации городского округа город Воронеж, указанное в поручении первым и руководитель этого структурного подразделения организует работу и несет ответственность за его исполнение;

б) любое указанное в служебном документе структурное подразделение администрации и его руководитель несет персональную ответственность за его исполнение;

в) структурное подразделение администрации городского округа город Воронеж, указанное в поручении последним и его руководитель организует работу и несет ответственность за исполнение данного поручения;

г) только лично глава городского округа город Воронеж.

6) Основным принципом регистрации документов в местной администрации является:

а) принцип гласности;

б) принцип однократности;

в) принцип законности;

г) принцип подлинности документов.

4. Проанализируйте положения Постановления администрации городского округа город Воронеж от 9 сентября 2015 года № 703 «О Регламенте администрации городского округа город Воронеж» и аналогичные постановления местных администраций других городских округов в части правового регулирования организации электронного документооборота в местной администрации. Изучите актуальные механизмы организации электронного документооборота в органах местного самоуправления, используя следующую научно-практическую литературу:

- Кабашов, С.Ю. Организация общего и специального делопроизводства в органах местного самоуправления: Учебное пособие / С.Ю. Кабашов. - М.: НИЦ Инфра-М, 2013. - 421 с. (http://znanium.com/bookread2.php?book=545242);

- Калинина, А., Шевандрин, А. Формирование элементов электронного правительства в органах местного самоуправления муниципальных образований. // Власть. 2012. № 12. С. 17-21.

- Шамарова, Г.М. Информационные технологии в муниципальном управлении: проблемы и перспективы развития // Практика муниципального управления. 2013. №12. С. 68-75.

Используя полученные в процессе работы с данным материалом знания, подготовьте сообщение (продолжительностью не более 7 минут) и компактную компьютерную презентацию на тему: «Система электронного документооборота в местной администрации: теория, практика, перспективы». В заключительной части выступления обоснуйте личную точку зрения по данной проблематике.

5. В управу Советского района городского округа город N-ск обратилась пенсионерка, проживающая на ул. Ленина, М.С. Иванова с просьбой о принятии мер реагирования и осуществлении уборки наледи и снега, а также восстановлении уличного освещения по ул. Ленина. Какие меры, и в какие сроки должна принять управа района? Ответ обоснуйте, используя ссылки на нормы действующего законодательства.

6. Администрацией города N-ска было издано распоряжение от 18.03.2016 № 117 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству  администрации города N-ска». Утвержденная Инструкция подразумевает, что результаты рассмотрения устных и письменных обращений граждан могут быть двух видов: обещающие и разъясняющие. Обещающие результаты предполагают, решение поставленных вопросов в течение определенного времени и не снимаются с контроля работников администрации вплоть до принятия исчерпывающих мер по существу вопроса. Разъясняющие результаты предполагают лишь консультационные разъяснения работниками администрации существа запроса, а также прав и обязанностей заявителя, без осуществления каких-либо иных действий.

Однако, после проведения плановой прокурорской проверки, прокурором города N-ска был принесен протест на распоряжение администрации города, утвердившее инструкцию по делопроизводству в такой редакции, в связи с несоответствием отдельных положений этого документа требованиям действующего законодательства. Оцените действия прокурора с юридической точки зрения. Свой ответ аргументируйте ссылками на законодательство и муниципальные правовые акты.

7. Глава администрации одного из городских поселений N-ской области издал распоряжение о приостановлении на территории муниципального образования продажи алкогольной продукции во время празднования Дня города. Законно ли данное распоряжение главы администрации городского поселения?

8. Администрация городского округа город N-ск активно взаимодействует с населением в сфере благоустройства муниципального образования. Такое взаимодействие происходит посредством личных встреч, теле- и радиовыступлений работников администрации в прямом эфире, проведения публичных слушаний, работы с электронными общественными приемными на едином официальном сайте органов местного самоуправления. Жители, используя эти ресурсы, могут выразить свое мнение по тому или иному общественно значимому вопросу, оставить пожелание, благодарность, жалобу, описать проблему, которая нуждается в экстренных мерах реагирования со стороны местной власти. Дайте юридическую оценку этой ситуации и выразите свою точку зрения по поводу мер, предпринятых администрацией городского округа город N-ск для взаимодействия с населением муниципалитета.

9. Губернатор N-ской области разослал во все муниципалитеты региона официальные письма, в которых обязал глав муниципальных образований издать специальные распоряжения, которыми официально утвердить ко всем соискателям муниципальной службы и иной работы в органах местного самоуправления (в т.ч. и технической) требование о предоставлении справки о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования. Без предоставления данного документа соискатель муниципальной службы и иной работы в органах местного самоуправления не должен быть зачислен даже в кадровый резерв. Дайте юридическую оценку ситуации, свой ответ обоснуйте ссылками на действующее законодательство.

10. Кейс. Обсуждение ситуации происходит в формате активной дискуссии студентов с участием преподавателя. Ознакомьтесь с реальной практической ситуацией и оцените практику применения комплексных социологических исследований.

В городском округе Когалым Ханты-Мансийского автономного округа была проведена деловая игра под названием «Когалым-2030». Целью мероприятия стало формирование образа города Когалыма в 2030 г. глазами его жителей. В процессе обсуждения организаторы стремились выявить те проблемы на современном этапе развития города, которые наиболее остро волнуют горожан.

Первый этап «Информирование» - за 2 недели до планируемого мероприятия всем общественным организациям города были разосланы специальные приглашения, сообщение о предстоящем мероприятии, информирующее о цели, времени и месте его проведения, было опубликовано на сайте администрации и городском форуме.

Деловая игра происходила в городском музейно-выставочном комплексе. В ней приняли участие жители, представители местной администрации, общественных организаций, крупных компаний, средств массовой информации – всего 50 человек.

Второй этап – «Выявление мнений» - перед мероприятием каждый участник был зарегистрирован и получил небольшие сувениры от организаторов – блокнот, ручку, значок. На входе в зал пришедших ждала интерактивная карта, на которой участники могли отметить флажком – что им нравится (зеленый флажок) и что не нравится в городе (красный флажок). Участники встречи находили свои любимые места и отмечали те городские объекты, которые требуют преобразования. После вступительного слова участников разделили на три группы. Каждой группе предлагалось ответить на главный вопрос: «Каким будет Когалым в 2030 г.?»

Каждая группа презентовала свой результат работы:

- группа «Золотые» предложила создание равных социальных условий города и поселка, создание профилактория для пенсионеров возле лыжной базы, создание крытых парковок, цеха по переработке сельхозпродукции;

- группа «Красные» предложила строительство таунхаусов в левобережной части города, многоуровневую транспортную развязку, теплые остановки, автостоянки; создание новых детских садов, школ, библиотек, авторынка, стадиона;

- группа «Синие» выступала за строительство многоуровневой парковки, реабилитационного центра, трассы для автотранспорта, теплых гаражей, расширения доступных медицинских услуг.

После презентации результатов работы в группах, каждой группе было предложено посовещаться и выявить плюсы и минусы проекта конкурентов.

В итоге большинство участников встречи определило, что в городе Когалыме необходимо создание школы, детских садов, бани, библиотеки, реабилитационного центра, многоуровневой парковки, теплых гаражей, площадок для выгула собак, велотрека, городского архива; привлечение в здравоохранение узкоспециализированных врачей.

Третий этап – «Обсуждение» - был проведен в формате публичных слушаний по Стратегии социально-экономического развития города Когалыма до 2020 и на период до 2030 года. Кроме того, были проведены обсуждения конкретных вариантов планировочных решений.

В рамках четвертого этапа – «Принятие решений» было проведено заседание городской думы, решением которой была утверждена Стратегия социально-экономического развития городского округа города Когалыма до 2020 года и на период до 2030 года.

В рамках пятого этапа «Обратная связь» утвержденный документ был официально опубликован в средствах массовой информации и доведен до сведения жителей городского округа город Когалым¹.

Для более компетентного выполнения задания ознакомьтесь с информацией единого официального сайта органов местного самоуправления городского округа город Когалым (http://admkogalym.ru/).

Вопросы к кейсу:

1. Оцените потенциальную эффективность вышеизложенной формы диалога местной власти с жителями муниципального образования. Каковы положительные и отрицательные стороны данной формы социологических исследований?

2. Нужно ли транслировать данный опыт взаимодействия местной власти и населения в другие муниципалитеты страны? Обещает ли, на ваш взгляд, такая практика видимый эффект совершенствования муниципального управления и благоустройства территорий или это всего лишь имитация? Ответ обоснуйте.

11. Задание*: На основании просмотра новостных программ на местных телеканалах, а также обработки материалов прессы, общественно-политических, правовых Интернет-ресурсов, материалов официальных сайтов органов местного самоуправления и иных СМИ составьте информационное сообщение (выступление докладчика не более 5-7 минут) о текущей деятельности администрации городского округа город Воронеж либо администрации муниципалитета вашего проживания за время, предшествующее очередному семинарскому занятию.