III вопросы и задания контрольной работы

3.1 Перечень теоретических вопросов.

1. Тайм-менеджмент как система.

2. Проактивный и реактивный подходы к жизни.

3. Ценности как основа целеполагания.

4. Цели и ключевые области жизни.

5. Подходы к определению целей.

6. Life management и жизненные цели.

7. SMART-цели и надцели.

8. Время как невосполнимый ресурс.

9. Поглотители времени. Способы минимизации неэффективных расходов времени.

10. Хронометраж как система учета и контроля расходов времени: определение, суть задачи.

11. Анализ личной эффективности. Классификация расходов времени.

12. Типичные затруднения ведения хронометража и способы их преодоления.

13. Планирование: определение, понятия, задачи.

14. Контекстное планирование.

15. Долгосрочное планирование.

16. Планирование дня.

17. Метод структурированного внимания и горизонты планирования.

18. Система планирования на основе метода структурированного внимания.

19. Суть обзора задач в тайм-менеджменте. Основные понятия и определения.

20. Инструменты создания обзора задач в тайм-менеджменте.

21. Контрольные списки задач в тайм-менеджменте.

22. Двухмерные граф и контроля в тайм-менеджменте.

23. Майнд-менеджмент.

24. Определение и суть расстановки приоритетов в тайм-менеджменте.

25. Основные способы и методы расстановки приоритетов в тайм-менеджменте.

26. Определение приоритетности долгосрочных целей.

27. Определение приоритетности текущих задач.

28. Закон Парето. Использование принципа 80/20 при организации планирования личного времени.

29. Избавление от навязанной срочности и важности. Стратегии отказа.

30. АВС-хронометраж. Приоритизация задач на этапе учета расходов времени.

31. Грамотное распределение рабочей нагрузки как основа успеха и эффективной работы.

32. Работоспособность человека и биоритмы. Влияние суточных ритмов на распределение рабочей нагрузки.

33. Правила организации эффективного отдыха.

34. Эффективный сон.

35. Как настроить себя на решение задач: методы и способы самонастройки.

36. Творческая лень.

37. Самомотивация как эффективное решение больших трудоемких задач.

38. Решение мелких неприятных задач.

39. Необходимость корпоративного внедрения тайм-менеджмента.

40. Предпосылки и определение корпоративного тайм-менеджмента.

41. Тайм-менеджмент в программе корпоративного университета.

42. Корпоративные ТМ-стандарты.

43. Направления дальнейших исследований

44. Гибкое и жесткое планирование в MS Outlook.

45. Расстановка приоритетов в MS Outlook.

46. Настройка пользовательского представления. Правила автоформатирования в MS Outlook.

47. Удобная группировка задач в MS Outlook.

48. Планирование по методу «День — Неделя» в MS Outlook.

49. Обзор сроков исполнения задач в MS Outlook.

50. Контроль за назначенными задачами в MS Outlook.

51. Корпоративный тайм-менеджмент в MS Outlook.

3.2 Перечень задач.

52. Задача

Ознакомьтесь с конкретной ситуацией, описанной в статье Андрея Томилина «О пользе безумной мечты». Обсудите ее, а студенческой группе. Каково ваше отношение к такому подходу к определению жизненных целей? С чем вы согласны, а с чем не согласны в статье? Что, на ваш взгляд, полезно было бы перенять у ее автора? Каковы ваши выводы из этого материала?

Большинство людей не имеют долгосрочных и определенных жизненных целей

Наблюдая за собой и окружающими, я заметил одну интересную вещь.

На самом деле людей, которые точно знают, чего они хотят добиться в своей жизни, очень немного. Себя я тоже не отношу к их числу.

Еще я заметил, что тех, у кого нет твердой уверенности в своих жизнен­ных целях, сама эта неуверенность очень беспокоит. Постоянно где-то в глу­бине сидит такой противный червячок, который грызет тебя и заставляет думать: «Тем ли делом я сейчас занимаюсь? Я ведь не уверен в том, что дол­жен делать именно это».

Итак, по моим наблюдениям, людей, которые не имеют долгосрочных и определенных жизненных целей, — большинство. Подозреваю даже, что подавляющее большинство.

Далее. Многих людей такое состояние отсутствия целей сильно вол­нует. Я бы даже сказал, парализует активность, лишает мотивации и вкуса к жизни. И в самом деле: если я не знаю, куда иду, то идти я буду очень медленно, неуверенной походкой и в подавленном настроении. Кроме того, никто и ничто в жизни не будет мне помогать. По этому поводу какой-то умный китаец сказал: «Для корабля, который не знает, куда плы­вет, ни один ветер не будет попутным».

«Бесцельный» период жизни — серьезная проблема для человека. Справиться с ней помогает «безумная» мечта

Итак, человеку, который не имеет долгосрочной цели, и все время безус­пешно пытается се отыскать, не позавидуешь. Отсутствие смысла собствен­ной деятельности — малоприятная вещь. Как скоро эта цель будет най­дена — неизвестно. Такой «бесцельный» период жизни превращается для человека в серьезную проблему и источник сильного стресса. Что самое неприятное — неизвестно, сколько этот период продлится.

Я предлагаю в подобной ситуации «не ждать милостей от природы», не дожидаться, когда же придет эта настоящая, своя собственная, долго­срочная и достойная цель.

Нужно придумать какую-нибудь безумную, нелогичную, лишен­ную видимой пользы мечту-идею. Она должна быть такой, чтобы можно было осуществить ее за год, не больше. Например, прыгнуть с парашю­том, посмотреть на случку голубых китов у берегов Новой Зеландии и т. п. Эта цель-мечта-идея должна, кроме того, иметь безумный характер.

Я бы назвал такую цель «протестной»: все кругом хотят купить квартиру, построить дом, заработать побольше денег, а мне просто стало скучно, мне все равно, что вы об этом думаете, и я хочу не позднее чем через три месяца плюнуть с Эйфелевой башни.

Кое-что из собственного опыта Я не стал бы об этом писать и советовать, не будь у меня собственного опыта. В заключение кратко его опишу. Итак. У меня в 2000 г. был сложный период в жизни. Отсутствие долго­срочных целей усугублялось отсутствием работы и подруги. И как-то раз в одной из книг мне попалась мысль о безумной идее, которую надо найти, поставить срок осуществления и претворить в жизнь, несмотря ни на что. Я подумал: в этом что-то есть. Потом подумал, а что бы это мог­ла быть за мечта? Стал придумывать. И придумал, что хорошо было бы съездить на мотоцикле из Санкт-Петербурга 8 Берлин и обратно. Поста­вил срок — в конце июня я должен быть в Берлине. Дело было в конце февраля. Прошу учесть, что в конце февраля у меня не было ни мото­цикла, ни работы, ни денег. К тому же в водительских правах не было категории «А» для вождения мотоциклов. На все про все у меня было четыре месяца. Первым делом я купил карту Европы и флажками от­метил маршрут путешествия. Флажки соединил красной ниткой. Карту с флажками повесил на стену. Потом написал план действий. Поделился своей мечтой с друзьями. Реакция была в основном такой: тебе что. де­лать нечего? На мотоцикле замучаешься. Ты что. на автобусе не можешь съездить? И т.п. Но каждый разумный довод о том, почему моя мечта плохая, меня только раззадоривал. Вдруг я заметил, что жизнь начала мне помогать. Когда я ходил на со­беседования, я видел в работе не источник средств к существованию, а возможность осуществить мечту. Зарплата, которую я просил, тоже складывалась, главным образом, из стоимости мотоцикла, бензина, визы в Германию и т.п. Работа очень быстро нашлась. Причем в хоро­шей компании. Видимо, работу я получил из-за блеска в глазах. Правда, на втором месяце испытательного срока пришлось пойти на довольно жесткий разговор о значительном повышении зарплаты. Дело в том, что я немного ошибся в расчетах, и денег на достижение цели к намечен­ному сроку стало не хватать. Просьбу удовлетворили. Короче говоря, поехать мне удалось только в конце сентября. Незабы­ваемые ощущения. Пересек Белоруссию и Польшу. Назад приехал в ок­тябре, тоже на мотоцикле. Было уже довольно прохладно и дожди. Итак, спрашиваю себя, какую пользу я получил, причем, только благо­даря той самой безумной мечте? В сухом остатке — приятные воспоминания, есть чем похвастаться, новые знакомые, резко возросшее само­уважение и высокая зарплата. Да и еще по пути в Берлин сделал предложение своей будущей жене, которая тогда жила в Минске, а сейчас со мной в Петербурге. А. Томилин. “О пользе безумной мечты”

53. Задача

«Круг влияния».

Выполните следующие действия:

1. Возьмите лист бумаги и запишите на нем те области жизни, состоя­ние которых нас интересует или даже заботит. Это может быть все что угодно: от состояния здоровья вашей собаки до освоения космоса. Отметьте красным маркером те элементы списка, которые вам почти полностью подвластны, например отношения с приятелем или ваша соб­ственная успеваемость.

Отметьте зеленым маркером те элементы списка, на которые вы влия­ете в той или иной степени, в зависимости от конкретных обстоятельств, например настроение родителей или наши спортивные достижения.

Отметьте желтым маркером те элементы списка, которые не под­даются вашему влиянию, но на которые вы хотели бы влиять, например отношение к вам любимого человека или ситуация в институте.

Отметьте синим маркером те элементы списка, на которые вы, на ваш взгляд, категорически не можете влиять.

2. Возьмите другой лист бумаги. Ответьте на вопрос «Ч то я могу сде­лать для того, чтобы “желтая область" хотя бы частично подпала под мое влияние?». Запишите все ответы, какими бы абсурдными они вам ни показались.

3. Возьмите третий лист бумаги. Ответьте на вопросы:

• Действительно ли меня волнуют вопросы из «синей области»?

• Если да, то, какие именно и насколько?

• Могу ли я теоретически хоть как-то на них повлиять?

• Если да, то как?

• Если нет, то кто может?

• Как я могу приобрести те качества и характеристики, которыми об­ладает тот, кто способен влиять на перечень чрезвычайно важных для меня вопросов?

• Считаю ли я. что все люди наделены практически равными ресурсами для достижения своих целей?

• Если нет, то, каким образом это возможно компенсировать?

• Сознаю ли я. что могу сам выбирать те области жизни, на которые бу­ду оказывать влияние, идет ли речь о здоровье моей собаки или освое­нии космоса?

54. Задача

Сядьте и положите перед собой лист бумаги и ручку. Увас есть ровно две минуты. Запишите все, чего вы хотели бы добиться в жизни. Посмотрите на получившийся список. Запишите рядом с каждой целью, чем это важно и ценно для вас. Определите ваши ключевые области и оформите их в таблицу аналогично таблице 1.2. Заполните ее таким образом, что бы в ней присутствовали и SMART-цели, и «надцели».

Пример (таб. 1.2.):

Годы	2005	2006	2007	2008	2009	2010	2011	2012	2013	2014	2015	2016	2017	2018	2019	2020	2021	…	2022
Возраст		30					35					40					45
Карьера	Начальник отдела							Вице- президент
Професси-ональное развитие				Получить степень МВА
Личное развитие											Написать книгу (нужно понять, о чем и зачем)
Семья	Сын					Построить дом						Дать образование сыну

55. Задача

«Ролевые функции».

Как можно точнее составьте перечень своих ролевых функций. Запишите их на листе бумаги. Проранжируйте элементы списка по сте­пени их важности. Дайте количественную оценку каждой роли по комплексному показателю.

Например:

Формально уделяемое время ± Уделяемое внимание = Фактически уделяемое время.

Фонд активного времени в сутках = 24 ч. — 8 ч. = 16 ч.

Время в институте = 6 ч.

Время на работу = 5 ч.

Время на спорт = 2 ч.

Время, уделяемое родителям. = 0.5 ч.

Время, уделяемое любимой девушке. = 2.5 ч. (это формальный средненедельный суточный показатель).

При этом характерны такие особенности вашего поведения: во время пребывания в институте вы два часа активно общаетесь с друзьями, обсуждая последний футбольный матч, а в течение следующего часа обсуждаете с вашей девушкой планы на вечер и решаете пойти в кино.

На работе вы шлете SMS-сообщения вашей любимой девушке. С тренировки вы отпросились на час раньше, чтобы купить билеты на новый фильм.

В результате вы выполняли в течение дня следующие роли: Студента = 6 ч. - 2 ч. - 1 ч. = 3 ч.

Менеджера = 5ч.-2ч. = 3ч.

Друга = 2 ч.

Бойфренда = 2.5 ч. + 2 ч. + 1 ч. + 1 ч. = 6,5 ч.

Спортсмена = 2 ч. - 1 ч. = 1 ч.

Сына = 0.5 ч.

56. Задача

«Список достижений»

Вспомните и запишите дела из своего прошлого, которыми вы горди­тесь, которые принесли вам много радости и которые заряжают вас энер­гией даже сейчас, когда вы вспоминаете о них. Можете включать любые, даже самые ранние воспоминания из детства. Единственный критерий выбора — степень вашей внутренней гордости: «Я — тот человек, кото­рый сделал ЭТО!» Важно, чтобы в список могли попасть дела, относящи­еся к вашим различным жизненным ролям (родитель, студент, друг и т.п.) Выберите из вашего списка достижений только семь самых-самых — тех, которыми вы особенно гордитесь.

Письменно опишите каждое из этих семи дел. Отбросьте лишнюю скромность и запишите очень точно, что вы тогда сделали, чего добились и, что доставило вам такую радость. Опишите также, что вы чувствуете сейчас, когда вспоминаете это.

Проанализируйте, о чем вам говорят эти истории. Вспоминая их, осознайте, что на самом деле для вас важно и что приносит вам ощущение счастья.

57. Задача

Прочитайте внимательно список основных поглотителей вре­мени, приведенный ниже. Выпишите в таблицу свои основные поглотители.

Поглотители времени:

1. Нечеткая постановка цели;

2. Отсутствие приоритетов в делах;

3. Попытки слишком много сделать за один раз;

4. Отсутствие представления о предстоящих задачах;

5. Плохое планирование дня;

6. Заваленный письменный стол;

7. Интернет, компьютерные игры, чаты, форумы;

8. Дорога;

9. Недостаток мотивации;

10. Телефонные звонки, отрывающие от дела;

11. Поиски записей, адресов, телефонов;

12. Недостаток кооперации;

13. Незапланированные посетители;

14. Неспособность сказать «нет»;

15. Неполная или запоздалая информация;

16. Отсутствие сомодисциплины (частые перекуры, перерывы на кофе);

17. Неумение довести дело до конца;

18. Отвлечение на внешние факторы;

19. Затяжные совещания, собрания;

20. Недостаточная подготовка к беседам, переговорам, встречам;

21. Телевизор, просмотор видео- и DVD-фильмов;

22. Болтовня на частные темы;

23. Излишняя коммуникабельность;

24. Черезмерное количество деловых записей;

25. Синдром откладывания;

26. Желание знать все факты;

27. Длительное ожидание (очереди);

28. Спешка, нетерпение;

29. Слишком редкое делегирование (решаю сам дела, которые могут сделать другие);

30. Недостаточный контроль за делегированием;

31. Нечеткая обратная связь или ее отсутствие.

Поглотитель времени	Возможные причины потерь времени	Меры по их устранению

Выполните задание.

Запишите во вторую колонку причины, которые влияют на потерю времени.

Продумайте шаги по рационализации своих расходов времени: что реально можете сделать в каждом конкретном случае?

Запишите все шаги в третью колонку.

Проанализируйте полученные данные по всем поглотителям: есть ли общее, что их объединяет? Есть ли одинаковые способы и меры устранения лишних затрат времени?

58. Задача

Прочитайте приведенные ниже данные полного хрономе­тража времени студента.