56. Описать информационное обеспечение коммерческой деятельности торгового предприятия

Информация в условиях рынка является одним из важнейших элементов управления коммерческой деятельностью торгового предприятия. На сегодняшнем этапе экономического развития информация имеет самый высокий приоритет ценности. В последние годы она превратилась в мощный стратегический ресурс.

Информационное обеспечение - это комплекс мер по поиску, получению, обработке, накоплению, использовании и передаче информации для принятия управленческого решения. Вся эта цепочка связана с многоступенчатым продвижением, анализом и систематизацией информации. При информационном обеспечении устанавливаются состав и структура необходимой информации. Выделяются два вида исходной информации:

-информация, характеризующая все стороны деятельности торгового предприятия;

-информация о состоянии рынка и внешней среды, а также распорядительная, исполнительная, нормативная информация, классификаторы.

Вся необходимая информация объединяется в единую информационную базу, или в информационную систему. Различают вертикальную и горизонтальную интеграции: вертикальная направлена на вертикальные информационные потоки; горизонтальная - на горизонтальные. Преимущество интегральной информации заключается в следующем:

-разрозненные информационные потоки и блоки объединяются в единый информационный массив;

-уменьшается вероятность допускаемых ошибок в обрабатываемой информации;

-возрастает скорость обработки и обмена информацией;

-повышается эффективность использования результирующей информации. К информации предъявляются следующие требования:

-достоверность — должна быть аргументированной и полной при ее получении и выдаче;

-надежность - должна постоянно накапливаться в достаточном объеме и обновляться;

-оперативность - должна быть конкретной и качественной, чтобы обеспечивать своевременное принятие коммерческих решений;

-систематичность — ее сбор должен проводиться непрерывно и системно;

-комплексность — должна отражать в комплексе деятельность торгового предприятия, а также данные о рынке и внешней среде.

Высокий динамизм развивающегося потребительского рынка требует применения современных технических средств, создания и функционирования информационной системы. В настоящее время широко используются персональные компьютеры на торговых предприятиях, в том числе и в коммерческой службе, поэтому одной из задач проектирования информационного обеспечения является создание автоматизированной технологии получения и обработки информации, которая обладает следующими достоинствами:

-унификация технических средств и программного обеспечения, предусматривающая решение коммерческих задач различного уровня исходя из логики процедур;

- адаптированность и поэтапное расширение возможностей используемых технических средств;

-обеспечение централизованного накопления, обработки и выдачи многофункциональной информации в режиме реально установленного времени;

- высокая эффективность применения технологии: «человек - машина».

Образованная на должном уровне информационная система позволяет решать коммерческие вопросы на всем пути движения товаров из сферы производства в сферу конечного потребления. При этом осуществляется как поэтапное, так и сквозное управление коммерческими процессами торгового предприятия, отвечающее требованиям товарного рынка.

Для автоматизированного сбора исходной информации, се обработки и выдачи результатов применяется комплекс технических средств, которые должны обладать информационной, программной и технической совместимостью, а также быть адаптированы к условиям функционирования.

В технологический процесс информационного обеспечения входят последовательно

задействованные стадии с использованием следующих технических средств:

-средства сбора информации (регистраторы исходных данных, устройства сбора и преобразования информации в форму, удобную для дистанционной передачи и дальнейшей обработки);

-средства передачи информации во времени и пространстве (передача осуществляется посредством телефонной, телетайпной и факсимильной связи);

-средства накопления и обработки информации (микроЭВМ или компьютеры, выдающие информацию с различной степенью детализации и в нужном виде для анализа и последующей реализации);

-средства выдачи информации (печатающие устройства, дисплеи, видеотерминалы, предоставляющие выходную результирующую информацию, по которой принимаются соответствующие управленческие решения).

Основными техническими средствами человеко-машинной системы являются компьютеры. Современные компьютеры обладают многофункциональностью, значительным объемом памяти и быстрым действием при запрограммированной обработке данных. Они становятся

неотъемлемым рабочим элементом коммерческих работников. Программное и микропроцессорное обеспечение компьютера позволяет оперировать и управлять коммерческими процессами на разных уровнях, осуществлять обмен информацией с участниками торгово-хозяйственных связей.

Применение экономико-математических методов и современных технических средств позволяет автоматизировать процесс информационного обеспечения и на этой основе управлять коммерческой деятельностью.

В настоящее время для информационного обеспечения коммерческой деятельности в торговле наиболее приемлемы компьютеризированные информационные системы внутренней отчетности, которые отражают основные показатели финансового и экономического анализа, а также бухгалтерского учета. Для их создания необходимы следующие данные:

1) Товарооборот предприятия и его подразделений (секций, филиалов); товарооборот по товарным группам и подгруппам в натуральных и стоимостных показателях; динамика товарооборота за различные периоды; товарооборот на 1 м² торговой площади и одного ра­ботника;

2)Выручка от реализации товаров в каждом подразделении и ее удельный вес в общем объеме денежной выручки предприятия;

3)Покупки - количество чеков и покупок по подразделениям, средняя цена покупки, зависимость изменения количества и цены покупок от динамики розничных цен;

4)Цены — динамика розничных и оптовых цен по товарным группам; информация о надбавках и скидках;

5)Финансовые показатели (данные балансовой отчетности), прибыль, издержки обращения;

6)Товарные ресурсы по товарным группам, подразделениям, источникам поступления; учет расхода, прихода и остатков по товарным группам; расчет товарооборачиваемости по товарной номенклатуре и складам;

7)Поставщики — их юридические адреса, банковские реквизиты, условия договоров;

8)Контракты — исполнение контрактов по отечественным и импортным товарам, платежи по контрактам;

9)Трудовые ресурсы — численность работников торгового зала, аппарата управления в целом на предприятии и в подразделениях; товарооборот на одного работника торгового зала и одного работника торгового предприятия;

10)Реклама - виды рекламы, расходы на рекламу и ее эффективность.

Материалы внутренней отчетности создаются и аккумулируются в функциональных подразделениях (отделах) и в банке данных информационной системы. Они находятся в распоряжении как руководства, так и торгового персонала с учетом различных возможностей доступа для принятия конкретных решений. Сведения информационной системы используются работниками коммерческой службы при анализе, планировании закупок и продаж товаров, для ведения переговоров с партнерами, заключения договоров, оформления заказов, организации продвижения товара до конечного потребителя и решения других коммерческих задач.

Базовыми показателями для функционирования информационной системы являются: товарные запасы (на складах и в секциях) на начало и конец периода; поступление товаров на склады и в секции от поставщиков и в секции со складов; реализация товаров со складов и в секциях торгового зала. Данные по складам и секциям обрабатываются в вычислительном центре торгового предприятия и заносятся в банк данных.

В банке данных функционируют программы, распределяющие и комбинирующие показатели отчетности в зависимости от потребностей подразделений торгового предприятия.

Построение информационной системы в автоматизированном режиме сопряжено со значительными инвестиционными расходами. Это вызвано тем, что на крупных предприятиях торговли наряду с системой внутренней отчетности создаются системы сбора и анализа маркетинговой информации, маркетинговых исследований, балансовая платежная информационная технология и др. Информационная система используется для стратегического и оперативного планирования, учета и контроля за выполнением плана, обнаружения слабых мест в организации коммерческой деятельности, принятия эффективных решений в текущей работе. На среднем предприятии использование информационной системы часто ограничено только планированием и контролем за оперативной коммерческой работой.