Вимоги до змісту та розташування реквізитів.Вимоги до бланків документа

• 01 - зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим.(посередині бланка або у кутку над серединою рядка з назвою організації)

• 02 - зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування).(поряд з назвою організації)

• 03 - зображення нагород.(у верхньому лівому кутку або посередині документа)

• 04 - код підприємства(у верхньому правому кутку)

• 05 - код форми документа.(у верхньому правому кутку під кодом підприємства)

• 06-назва міністерства, якому підпорядковується установа

• 07-повна назва установи,організації або підприємства-автора документа(у верхньому лівому кутку)

• 08-назва структурного підрозділу(у верхньому лівому кутку)

• 09-індекс підприємства зв*язку,поштова й телеграфна адреса,номер телефону,факсу(у верхньому лівому кутку)

• 10 - назва виду документа.(зліва або посередині сторінки)

• 11 - дата документа.(під текстом зліва)

• 12 - реєстраційний індекс документа.(у верхній частині сторінки зліва)

• 13 - посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь.(у верхній частині зліва)

• 14 - місце складення або видання документа.(у верхній частині сторінки зліва)

• 15 - гриф обмеження доступу до документа. (з правого боку під кодом форми)

• 16-адресат.(з правого боку у верхній частині сторінки)

• 17 - гриф затвердження документа.(у верхній частині документа)

• 18 - резолюція.( у правому верхньому кутку)

• 19 - заголовок до тексту документа.(друкується малими літерами,розміщується під назвою виду документа)

• 20 - відмітка про контроль.(з лівого боку у верхній частині поля першої сторінки документа)

• 21 - текст документа.(розташовується на всю ширину сторінки:від поля до поля)

• 22 - відмітка про наявність додатка.(ліворуч у верхній половині сторінки)

• 23 - підпис.(підписи кількох службових осіб на документах розташовуються один під одним у послідовності,що відповідає посаді.Якщо документ підписують кілька осіб,що обіймають однакову посаду,то їхні підписи розташовуються на одному рівні)

• 24 - гриф погодження документа.(розташовують нижче від реквізиту)

• 25 - візи документа.(сталяться на першому примірнику документа)

• 26 - відбиток печатки.(є гербові та прості.прості-круглі,квадратні,трикутні;)

• 27 - відмітка про засвідчення копії.(у правому верхньому кутку)

• 28 - прізвище виконавця і номер його телефону.(у нижньому лівому кутку)

• 29 - відмітка про виконання документа і направлення його до справи.в лівій або центральній частині нижнього поля першої сторінки документа)

• 30 – відмітка про перенесення відомостей на машинний носій(розм.. після тексту в нижній частині документа)

• 31-відмітка про надходження(праворуч на нижньому полі лівої сторінки документа)

Оформлювання сторінки.Вимоги до тексту документа.

Організаційно-розпорядчі документи оформлюють на папері А4 та А5. Можна використовувати папір формату А3 – для оформлювання документів у вигляді таблиць та А6 – для резолюцій. Документи повинні мати такі поля:

30 мм ліве;

10 мм праве;

20 мм верхнє та нижнє.

При цьому міжрядковий інтервал – 1,5 см.

Складові частини реквізитів «Адресат», «Гриф затвердження», «Гриф погодження» відокремлюють – міжрядковими інтервалами. Назву документа друкують великими літерами. На бланку друкується лише перша частина документа. Всі інші – на чистих аркушах паперу. Нумерація сторінок у документах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, починається з другої сторінки. Рубрикація тексту – поділ тексту на складові частини, графічне відокремлення однієї від іншої. Найпростіша рубрикація – поділ на абзаци.

Основою службового документа є текст.

Текст документа повинен бути чітким,коротким і не допускати різних тлумачень.Текст поділяється на взаємозумовлені логічні елементи:вступ,основна частина,закінчення.

У вступі зазначається причина написання документа;в основній частині подають суть питання,наводять докази,пояснення,міркування;у закінченні,залежно від виду документа,подають підсумкову інформацію,рекомендації,рішення,пропозиції,прохання.

Текст,що містить словесну чи цифрову характеристику одного об*єкта за низкою ознак,оформляють у вигляді анкети,яка має постійну та змінну інформацію.

Текст,який становить зразок,що його надто часто наслідують,оформляють у вигляді трафарету.