Критерії класифікації документів.

Документ-зафіксована на матеріальному носієві інформація з реквізитами,які дозволяють її ідентифікувати.

Вирізняють такі види документів:

1)за найменуванням:

-заява,лист,довідка,інструкція,телеграма,протокол

2)за походженням:

-службові

-особисті

3)за ступенем гласності документи бувають:

-загальні

-для службового користування

-таємні

4)за місцем складання:

-внутрішні,які мають чинність лише в межах підприємства

-зовнішні,тобто вхідна та вихідна документація,яка забезпечує спілкування установи з іншими установами

5)за технікою вдтворення:

-рукописні

0відтворені механічним чи електронним способом

6)за напрямом:

-вхідні

-вихідні

7)за призначенням:

-кадрово-контрактні

-розпорядчі

-довідково-інформаційні

-організаційні

-обліково-фінансові

-особисті офіційні документи

-господарсько-договірні

8)за формою:

-трафарентні

-індивідуальні

9)за складністю:

-прості

-складні

10)за терміном зберігання:

-тимчасового(до 10 років)

-тривалого(понад 10 років)

-постійного зберігання

11)за терміном виконання:

-звичайні безстрокові

-термінові

-дуже термінові

12)за стадіями створення:

-оригінал

-копія(відпуск,витяг,дублікат)

13)за юридичною силою:

-справжні(чинні,нечинні)

-фальшиві

14)за носієм інформації

-оформлені на папері

-оформлені на диску

-оформлені на фотоплівці

Національний стандарт України.Склад реквізитів документів

Націона́льні станда́рти — державні стандарти України, прийняті центральним органом виконавчої влади з питань стандартизації та доступні для широкого кола користувачів. Важливе завдання нинішнього етапу - спрощення роботи з документами, прискорення їх складання та оформлення. Цій меті служили затверджені стандарти системи організаційно-розподільчої документації: ГОСТ 6.38-72 (Основні положення) та ГОСТ 6.39-72 (Формуляр-зразок). Постановою Держкомітету стандартів СРСР від 27.03.90 № 622 замість цих ГОСТів введено в дію з 01.01.91 ГОСТ 6.38-90*. Він являє собою єдині, науково обгрунтовані правила підготовки та оформлення документів. Введення таких правил створює необхідні передумови для більш детальної уніфікації документів, що у свою чергу буде сприяти використанню їх в автоматизованих системах управління. Стандарти встановлюють найбільш загальні правила складання документів, а також регламентують машинописне оформлення їх окремих реквізитів. Організаційно-розпорядча документація розвивалася півстоліття стихійно, що потягло за собою виникнення безлічі видів і різновидів документів, використання різних варіантів оформлення окремих реквізитів. Тому вона особливо потребувала стандартизації. Реквізитами називають елементи, з яких складаються документи. Сукупність реквізитів і становить формуляр документів. Він залежить від його призначення, конкретного змісту. До елементів документів належать дата, підпис, адреса, заголовок та ін., а також текст. Реквізити - це сукупність обов'язкових даних у документі, без яких він не може бути підставою для обліку й не має юридичної сили.

Кожний документ складається з окремих елементів, які називаються реквізитами.

Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на бланку, називається формуляром.

Формуляр-зразок - це модель побудови формуляра службового документа, що встановлює сферу його застосування, формат, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та реквізити.

Державний стандарт України визначає такий склад реквізитів документів:

• 01 - зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим.(посередині бланка або у кутку над серединою рядка з назвою організації)

• 02 - зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування).(поряд з назвою організації)

• 03 - зображення нагород.(у верхньому лівому кутку або посередині документа)

• 04 - код підприємства(у верхньому правому кутку)

• 05 - код форми документа.(у верхньому правому кутку під кодом підприємства)

• 06-назва міністерства, якому підпорядковується установа

• 07-повна назва установи,організації або підприємства-автора документа(у верхньому лівому кутку)

• 08-назва структурного підрозділу(у верхньому лівому кутку)

• 09-індекс підприємства зв*язку,поштова й телеграфна адреса,номер телефону,факсу(у верхньому лівому кутку)

• 10 - назва виду документа.(зліва або посередині сторінки)

• 11 - дата документа.(під текстом зліва)

• 12 - реєстраційний індекс документа.(у верхній частині сторінки зліва)

• 13 - посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь.(у верхній частині зліва)

• 14 - місце складення або видання документа.(у верхній частині сторінки зліва)

• 15 - гриф обмеження доступу до документа. (з правого боку під кодом форми)

• 16-адресат.(з правого боку у верхній частині сторінки)

• 17 - гриф затвердження документа.(у верхній частині документа)

• 18 - резолюція.( у правому верхньому кутку)

• 19 - заголовок до тексту документа.(друкується малими літерами,розміщується під назвою виду документа)

• 20 - відмітка про контроль.(з лівого боку у верхній частині поля першої сторінки документа)

• 21 - текст документа.(розташовується на всю ширину сторінки:від поля до поля)

• 22 - відмітка про наявність додатка.(ліворуч у верхній половині сторінки)

• 23 - підпис.(підписи кількох службових осіб на документах розташовуються один під одним у послідовності,що відповідає посаді.Якщо документ підписують кілька осіб,що обіймають однакову посаду,то їхні підписи розташовуються на одному рівні)

• 24 - гриф погодження документа.(розташовують нижче від реквізиту)

• 25 - візи документа.(сталяться на першому примірнику документа)

• 26 - відбиток печатки.(є гербові та прості.прості-круглі,квадратні,трикутні;)

• 27 - відмітка про засвідчення копії.(у правому верхньому кутку)

• 28 - прізвище виконавця і номер його телефону.(у нижньому лівому кутку)

• 29 - відмітка про виконання документа і направлення його до справи.в лівій або центральній частині нижнього поля першої сторінки документа)

• 30 – відмітка про перенесення відомостей на машинний носій(розм.. після тексту в нижній частині документа)

• 31-відмітка про надходження(праворуч на нижньому полі лівої сторінки документа)