2.3 Организация проверки делопроизводства бухгалтерии

Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 г. № 4 утверждена «Инструкции по делопроизводству в государственных органах и иных организациях». Положения настоящей Инструкции распространяются на организационно-распорядительную документацию независимо от вида носителя и устанавливают правила подготовки, оформления, учета, тиражирования, контроля исполнения, оперативного хранения, использования и подготовки к передаче в архив, осуществляемые с помощью ручных, механизированных и автоматизированных (компьютерных) технологий [24].

Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в организации, их сохранность возлагаются на руководителя организации. При смене руководителя организации составляется акт приема-передачи документов и дел.

Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях организации, их сохранность возлагаются на руководителей этих подразделений. Приказом руководителя организации назначается работник, ответственный за ведение делопроизводства, который осуществляет в структурном подразделении учет и контроль прохождения документов в установленные сроки, информирует руководителя структурного подразделения о состоянии их исполнения и др.

Работники организации должны быть ознакомлены с установленным порядком работы с документами в организации.

Работники организации несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов. Об утрате документов немедленно сообщается руководителю подразделения.

Пунктом 213 Инструкции установлено, что с момента заведения и до передачи в архив организации или уничтожения после истечения сроков временного хранения дела хранятся в структурных подразделениях (у должностных лиц) по месту формирования (оперативное хранение документов).

Дела хранятся в рабочих комнатах и (или) специально отведенных для этой цели помещениях в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

При этом необходимо соблюдать нормы п.204 названной Инструкции, а именно: дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат передаче в архив организации (архивное хранение).

Дела должны быть переданы в архив организации и включены в сводную опись дел (годовой раздел сводной описи дел) по истечении года, но не позднее 2 лет после их завершения делопроизводством.

Пунктом 205 Инструкции установлено, что дела временного (до 10 лет) хранения (а именно к этой группе документов относится большинство бухгалтерских документов) в архив организации не передаются и по истечении сроков временного хранения подлежат уничтожению. Передача дел временного (до 10 лет) хранения в архив организации допускается в исключительных случаях по решению руководителя организации. Передача таких дел в архив может осуществляться по согласованию с архивом организации по номенклатуре дел.

Таким образом, если бухгалтерские документы относятся к документам временного (до 10 лет) хранения, то их можно не передавать в архив организации, а в течение сроков, установленных Перечнем, хранить в оперативном архиве.

Если бухгалтерские документы относятся к документам постоянного срока хранения, временного (свыше 10 лет) и по личному составу, то они могут храниться в оперативном архиве в течение 1 года после завершения их делопроизводством, т.е. в течение этого периода может проводиться подготовка документов для сдачи в архив.