3. Організація документування операцій із зобов’язаннями.

На першому етапі, окрім оцінки, проводиться організація документування операцій із зобов’язаннями, яка вимагає упорядкування первинних документів. Серед них: кредитні та господарські договори; виписки банку, товарні документи (накладні, рахунки-фактури, рахунки, акти прийнятих робіт, податкові накладні, товарно-транспортні накладні), векселі, облігації, довідки бухгалтерії, прибуткові та видаткові касові ордери, платіжні вимоги-доручення тощо. На цьому етапі у бухгалтерії піддаються перевірці бухгалтерські первинні документи за різними ознаками, основні з яких: формальна перевірка, перевірка за сутністю господарських операцій та їх законністю, арифметична та зустрічна.

Рис 6.1.Блок-схема організації обліку зобов’язань

На другому етапі облікового процесу - етапі поточного обліку - відбувається бухгалтерська обробка первинних документів та їх реєстрація у відповідних облікових регістрах (в залежності від вибраної підприємством форми обліку) - журналах, відомостях, книгах, машинних документах.

Аналітичний облік ведеться у спеціальних журналах та відомостях на підставі первинних документів за аналітичними рахунками (кожного кредитора), за отриманими видами позик та за позикодавцями. В завдання бухгалтерії входить слідкування за дотриманням строків платежу по кожному виду зобов’язань. Організація синтетичного обліку передбачає записи у облікові регістри (журнали та відомості), де проводиться узагальнення усієї інформації, що пов’язана із зобов’язаннями.

На третьому етапі облікового процесу - етапі підсумкового обліку - інформація із журналів та відомостей потрапляє у Головну книгу, де вона узагальнюється на синтетичних рахунках. На цьому етапі між даними синтетичного (журнали і Головна книга) та аналітичного обліку (відомості та картки за кожним окремим рахунком, оборотні відомості до них) проводиться взаємна перевірка, після якої можна складати бухгалтерський баланс і звітність. Підставою для складання балаyсу є Головна книга та за необхідності оборотна відомість за синтетичними рахунками.

Всі ці процеси повинні бути організовані у відповідній послідовності, оскільки кожний із них є попередником наступного. Якщо у облікову систему не надійдуть первинні документи, якими оформляють виникнення та погашення зобов’язань (кредиторської заборгованості), то не може бути і наступного етапу поточного обліку, оскільки в ньому не буде інформації, яку треба рознести за бухгалтерськими рахунками та узагальнити.

4. Організація синтетичного і аналітичного обліку зобов’язань.

Важливим моментом у організації обліку зобов’язань є розробка переліку облікових номенклатур, які відображаються у спеціальній таблиці. Скористаємося цією таблицею та познайомимося з обліковоми номенклатурами з первинного обліку позиченого капіталу (зобов’язань), що зображено у табл. 6.1.

Таблиця 6.1.

Перелік облікових номенклатур з первинного обліку позиченого капіталу (зобов’язань)

№ п/ п	Дані для обліку	Використання облікових даних	У вираженні		В яких носіях інформація з’являється вперше	Примітки
			кіль­кісному	якіс­ному
1	Одержання коштів
2	Одержано в банку коротко­строковий кредит	Облік коротко-строкових зобов’язань
3	Строк
4	Сума
5	% ставка
6	Термін
	і т.д.

Номенклатури слід пов’язувати з даними для управління конкретним підприємством. Ті первинні документи, про які йшлося вище, є однією із складових облікових номенклатур первинного обліку. Вони називаються носіями облікових номенклатур. Більшість носіїв облікових номенклатур визначається централізовано. Якщо у централізованому порядку такі носії не створені, їх розробляють і включають у альбоми форм первинних документів. Оскільки нашим завданням не є визначення облікових номенклатур, то ми звернемо увагу лише на інші складові організації поточного обліку зобов’язань.

Однією із таких складових, а також важливою умовою постановки чіткої організації обліку з кредиторами, є своєчасність розрахунків з ними. Для цього у бухгалтерії повинні бути складені відповідні графіки-календарі. Згідно із запропонованими, можна розробити й інші форми, приклади яких наведено у таблицях 6.2 і 6.3. Розробка та дотримання таких графіків сприятиме запобіганню порушень, пов’язаних з недотриманням строків або несплатою певного виду платежів.

Таблиця 6.2.