Організація електронного документообороту
Процеси глобалізації, якими охоплено всі сфери життя суспільства, призвели до зростання обсягів інформації, необхідної для ефективного управління. Її отримання і використання, в свою чергу, зумовило збільшення кількості документів.
Традиційні методи роботи з документами в таких умовах стають малоефективними: архіви з паперовими документами займають корисну площу приміщень і характеризуються низьким рівнем ефективності та оперативності пошуку необхідної інформації. Набагато зручніше користуватися електронною базою даних, яка дозволяє здійснювати швидкий пошук необхідних інформаційних даних.
У процесі оформлення господарських операцій електронними документами, необхідно дотримуватися норм багатьох законодавчих актів. Основним з них є Закон України “Про електронні документи та електронний документооборот”, який регулює використання електронних документів. Норми даного закону поширюються на відносини, які виникають у процесі створення, передачі (або одержання), обробки, використання, зберігання та знищення електронних документів.
Електронний документ – це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, які передбачають обов’язкові реквізити документів, у тому числі, електронний цифровий підпис. Такий документ може бути сформований, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму або на папері. До електронних документів висуваються ті ж вимоги щодо порядку оформлення, як і до паперових.
Первинні документи можуть складатися або в бухгалтерській службі або у підрозділах підприємства за допомогою комп’ютерів, підключених до локальної комп’ютерної мережі. Електронний документ реєструється в комп’ютерному журналі реєстрації первинних документів. Документи, які зберігаються на електронних носіях інформації, можуть не мати паперових аналогів.
Автоматична реєстрація інформаційних даних може відбуватися з використанням технологічних датчиків, сканерів штрихових кодів, касових апаратів, смарт-карток, електронних зважувальних приборів, годинників, лічильників, вимірювальної тари тощо.
Юридична чинність електронного документа законодавством прирівнюється до чинності паперового документа, тому заперечувати юридичну силу електронного документа, виходячи з його форми, неможливо, за умови, що документ складено з дотриманням усіх вимог.
Оригіналом електронного документу є його електронний примірник з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронними цифровими підписами осіб, які брали участь у його створенні. За умови використання електронного документу різними користувачами або його зберігання на декількох електронних носіях інформації, кожен з електронних примірників вважається оригіналом електронного документа. Після перетворення його у паперову форму в декількох примірниках, кожен з документів є оригіналом і має однакову юридичну силу.
Законодавством встановлено ряд обмежень щодо застосування електронного документу як оригіналу. Зокрема, в електронній формі не може бути створено оригінал свідоцтва про право на спадщину, інший документ, який, згідно із законодавством, створюється лише в одному примірнику.
Порядок застосування електронного цифрового підпису регулюється Законом України “Про електронний цифровий підпис”.
Електронний цифровий підпис – вид електронного підпису, отриманого за результатом криптографічного (закритого) перетворення набору електронних даних, який додається до цього набору і (або) логічно з ним поєднується і дає змогу підтвердити його цілісність та ідентифікувати підписувача.
Електронний цифровий підпис виконує дві функції:
підтверджує, що документ підписаний зазначеною в ньому особою;
гарантує, що з моменту підписання документ залишився незмінним.
Використання електронного цифрового підпису ґрунтується на тому, що в кожного користувача є два ключі: секретний (закритий) і відкритий. За допомогою закритого ключа можна підписувати документ, а за допомогою відкритого – перевіряти справжність цього підпису.
Секретний (закритий) ключ – це параметр криптографічного алгоритму формування електронного цифрового підпису, доступний тільки особі, що підписує документ.
Відкритий ключ – це параметр криптографічного алгоритму перевірки електронного цифрового підпису, доступний суб’єктам відносин у сфері використання електронного цифрового підпису.
Проставлення підпису є завершальним етапом створення електронного документа, який набуває юридичної сили. Надалі документ може зберігатися, копіюватися або надсилатися одержувачу, який може переконатися в дійсності даного документа.
Електронний документооборот – це сукупність процесів зі створення, обробки, відправлення, передачі, одержання, зберігання, використання і знищення електронних документів із застосуванням перевірки їх цілісності та за наявності потреби з підтвердженням факту одержання таких документів.
Відправлення і передача електронних документів здійснюються їх автором або посередником в електронній формі за допомогою засобів інформаційних або телекомунікаційних систем або шляхом відправлення носіїв, на яких записано цей документ.
На відміну від паперових документів, факт одержання електронних документів підтверджується інакше. На них не поширюються вимоги щодо надсилання рекомендованим листом або передачі під розписку, навіть якщо таку вимогу для паперових документів встановлено законодавством. Підтвердження факту одержання електронних документів відбувається відповідно до законодавства та призначення документів, тобто електронний документ вважається одержаним адресатом з моменту надходження автору повідомлення в електронній формі від адресата про його одержання (якщо інше не передбачено попередньою домовленістю між суб’єктами електронного документообороту). Підтвердження про одержання електронного документу повинно містити дані про час одержання та про відправника цього підтвердження. Спосіб передачі електронного документу обирається суб’єктами електронного документообороту та може здійснюватися шляхом передачі диску із записаними на ньому електронними документами. Можна скористатися також послугою електронної пошти.
Рис. 8.4. Етапи електронного документообороту
* Реквізит – обов’язковий інформаційний елемент оформлення документів, який має змістовне навантаження.
1