Організація зберігання та архівування документів
Завершальним етапом документообороту є зберігання документів. Це питання регулює Закон України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні”, яким передбачено, що відповідальність за збереження оброблених бухгалтерських документів, регістрів і звітності несе власник або керівник підприємства ст. 8, п. 3.
Оформлення і зберігання (тимчасове або постійне) первинних документів і облікових регістрів, які пройшли обробку та були підставою для складання звітності, а також самої бухгалтерської звітності забезпечує головний бухгалтер. Зокрема, він визначає порядок систематизації первинних документів.
Таким чином, є три способи зберігання первинних документів (рис. 4)
Рис. 4. Способи зберігання документів
З моменту формування і до передачі в архів підприємства справи з документами зберігаються за місцем їх формування, тому необхідно розрізняти поточний і постійний архіви первинних документів.
Поточний архів бухгалтерських документів створюється в бухгалтерській службі для зберігання документів протягом поточного року.
Поточний архів підприємства може зберігатися в папках або на стелажах, полицях, у шафах і ящиках столів у приміщенні бухгалтерської служби. Оброблені первинні документи поточного звітного періоду, які відносяться до певного облікового регістру, комплектуються в хронологічному порядку та підшиваються в папки.
Бланки суворої звітності повинні зберігатися у сейфах, металевих шафах або спеціальних приміщеннях, які забезпечують їх цілісність.
Відповідальність за зберігання документів несуть особи, уповноважені головним бухгалтером.
Постійний архів організовується в спеціально обладнаному приміщенні зі стелажами (шафами, сейфами) для розміщення на них справ з документами. Входити до архіву мають право особи з дозволу та в присутності завідувача архівом (архіваріуса). Обов’язки архіваріуса можуть покладатися на будь-кого з працівників бухгалтерської служби згідно з наказом керівника.
Якщо на підприємстві недоцільно (наприклад, через незначні обсяги діяльності) організовувати відокремлений структурний архівний підрозділ, то зазначені обов’язки можуть покладатися на відповідну посадову особу (наприклад, архіваріуса) або за суміщенням на працівника, який має відповідну кваліфікацію (наприклад, діловод, секретар-друкар тощо).
Первинні документи звітного періоду, які пройшли бухгалтерську обробку, готуючи до передачі в постійний архів, комплектують у хронологічному порядку, нумерують, переплітають і супроводжують довідкою для постійного архіву.
У довідці зазначається:
період, за який складено документи;
опис документів;
найменування облікового регістру, до якого відносяться первинні документи;
дата комплектації і передачі документів до постійного архіву;
підпис відповідальної особи.
Прийняті на зберігання справи архіваріус реєструє в архівній книзі із зазначенням на кожній папці її номеру за архівною книгою.
Архіваріус зобов’язаний щорічно відслідковувати справи, термін зберігання яких минув, робити про це відмітку в архівній книзі, стежити за збереженістю архіву. Ключі від архіву зберігаються в архіваріуса.
За необхідності справа може видаватися у тимчасове користування за розпорядженням керівника. У такому випадку заповнюється картка, в якій вказується: номер справи, дата видачі, кому та на який термін видана справа, проставляються підписи в отриманні і в прийманні (після повернення) документів. Картка розміщується на місці вилученої справи. Після повернення справи картка вилучається.
Терміни зберігання документів визначено Переліком типових документів, які створюються в результаті діяльності держкомітетів, міністерств, відомств та інших установ, організацій, підприємств із зазначенням строку зберігання.
Для більшості бухгалтерських документів законодавством передбачено термін зберігання, який становить 3 роки.
Визначені нормативним документом терміни зберігання документів є мінімальними та не можуть скорочуватися. Продовження термінів зберігання документів, передбачених законодавством, допускається, якщо ця потреба зумовлена особливостями діяльності конкретного підприємства.
Терміни зберігання документів обчислюються з 1 січня року, наступного за роком завершення їх у діловодстві. Наприклад, обчислення терміну зберігання справ, завершених у діловодстві у 2013 році, розпочинається з 1 січня 2014 року.
Для документів, яким встановлено термін зберігання 75 років – “В”, обчислювати цей термін слід з урахуванням віку людини (позначеного літерою “В”) на момент завершення справи. Тривалість зберігання справи після завершення її у діловодстві повинна дорівнювати різниці 75 років – “В”, де “В” – вік особи на момент завершення справи.
Якщо для документа встановлено позначку “Доки не мине потреба”, це означає, що даний документ має тривале практичне значення. Строк зберігання таких документів визначається підприємствами самостійно.