Загальні засади організації документообігу
Кожна здійснена на підприємстві господарська операція повинна відображатися у бухгалтерському обліку. У зв’язку з тим, що документи оформляються різними працівниками, які несуть відповідальність за здійснення господарських операцій (не завжди бухгалтери), на підприємстві необхідно чітко розмежувати відповідальність за оформлення і передачу первинних документів до місць їх обробки та зберігання, налагодити найбільш зручний порядок створення документів, реєстрації їх показників у бухгалтерському обліку, руху в межах підприємства та зберігання.
Роль головного бухгалтера як організатора бухгалтерського обліку та контролю на підприємстві проявляється у створенні раціонального документообороту.
Документооборот – це сукупність робіт зі створення, перевірки, обробки та зберігання документації від моменту її складання до передачі в архів.
Організація документообороту є складовою організації бухгалтерського обліку, яка забезпечує:
впорядкування руху первинних документів;
оптимальну кількість підрозділів і виконавців, через які повинен пройти кожен первинний документ;
визначення максимального терміну перебування документу в кожному підрозділі (в окремого виконавця);
стабільність роботи бухгалтерської служби та підвищення продуктивності праці облікових працівників;
чіткість руху та оперативність обробки документів та інформації, що формується на їх підставі.
Раціонально організований документооборот повинен забезпечити мінімальний розрив у часі між здійсненням господарської операції та отриманням звітної інформації для прийняття управлінських рішень.
Об’єктами організації документообороту є первинні документи, облікові регістри, звітність, а також порядок їх складання, руху та обов’язки відповідальних осіб на кожному з етапів документообороту.
Етапи організації документообороту на підприємстві наведено на рис. 3.
Рис. 3. Процес організації документообороту підприємства
Перші два етапи є підготовчими у процесі розробки документообороту. Вони необхідні для визначення точок дотику – співпраці різних відділів підприємства у створенні єдиного масиву інформаційних даних, а також встановлення ролі бухгалтерської служби в цьому процесі.
Найбільш важливим для процесу організації документообороту є третій етап, який передбачає врегулювання відповідними організаційно-розпорядчими документами сукупності робіт зі створення, перевірки, обробки та зберігання документації. Деякі з цих документів можуть оформлюватися в якості додатків до Положення про облікову політику.
Важливо, щоб до процесу організації документообороту залучалися працівники усіх підрозділів підприємства, адже необхідно врахувати особливості виробництва та специфіку діяльності окремих структурних підрозділів і підприємства в цілому.
Графік документообігу.
Для упорядкування руху та забезпечення своєчасного відображення показників первинних документів у бухгалтерському обліку, відповідно до законодавства, керівником підприємства має затверджуватися графік документообороту.
Графік документообороту – це затверджений порядок обробки інформаційних даних, зазначених у первинних документах.
Даний документ повинен регламентувати:
строки складання, надання та обробки первинних документів;
перелік документів;
терміни їх просування та обробки;
посадових осіб, відповідальних за складання документів;
порядок передачі документів для обробки;
строки надходження документів до бухгалтерської служби від працівників інших підрозділів підприємства.
Єдиної схеми організації документообороту для всіх суб’єктів господарювання не існує. Кожне підприємство змушене розробляти її самостійно, тому розробка графіка документообороту потребує знання особливостей діяльності підприємства. Графік повинен враховувати організаційну структуру підприємства, вид діяльності, чисельність облікових працівників, систему внутрішньогосподарського контролю.
Графік має бути інструктивним документом щодо поведінки працівників з документами підприємства. На маршрут і терміни руху документів суттєвий вплив здійснюють комп’ютеризація ведення бухгалтерського обліку та дисципліна праці.
Відповідальність за складання графіку документообороту покладена на головного бухгалтера, після чого цей документ затверджується керівником у вигляді додатку до Положення про облікову політику. Графік є обов’язковим для виконання не лише обліковими, а й іншими працівниками, робота яких пов’язана з первинними документами.
Досвід практика
Для складання графіку документообороту доцільно створювати спеціальні комісії з представників структурних підрозділів підприємства, які знайомі не лише з бухгалтерським обліком, а й з плануванням, технологією виробництва, управлінням підприємством.
Графік документообороту оформляється у вигляді схеми або переліку робіт зі створення, перевірки та обробки документів, які виконуються кожним підрозділом підприємства, а також усіма виконавцями із зазначенням їх взаємозв’язку та термінів виконання робіт.
Графік документообороту, оформлений у вигляді схеми, називається оперограмою.
Працівники структурних підрозділів підприємства (начальники цехів, табельники, майстри, працівники планово-фінансового відділів, відділу кадрів, постачання, комірники, підзвітні особи, облікові працівники та ін.) повинні складати та передавати первинні документи відповідно до ділянок їх роботи згідно з графіком документообороту. Для цього кожному виконавцю має надаватися витяг з графіка. У ньому необхідно надати перелік документів, найменування підрозділів, до яких мають бути передані відповідні документи та строки їх подання.
Графіки виправдовують своє призначення лише за умови їх неухильного виконання. Порушення графіку документообороту на будь-якому з етапів руху документів призводить до зниження якості бухгалтерської інформації, послаблення контролю за виконанням документів.
Тому особливо важливим для дотримання графіку документобороту є здійснення контролю. Контроль за дотриманням виконавцями графіка документообороту на підприємстві здійснюється головним бухгалтером або уповноваженою ним особою. Результати проведеного контролю необхідно враховувати при підведенні підсумків оцінки роботи структурних підрозділів та окремих працівників підприємства.
Вимоги головного бухгалтера щодо порядку подання до бухгалтерської служби необхідних документів є обов’язковими для працівників всіх підрозділів підприємства.